Business Requirement Discovery

Discovery and Planning

Business Requirement Discovery

Petualangan dimulai! Menerapkan sistem ERP baru dalam suatu organisasi adalah proses berulang yang panjang dengan fase-fase tertentu (dengan kecenderungan tumpang tindih) – bahkan melampaui “go-live”, titik di mana sistem baru tersebut aktif di tempatnya. Jika Anda masih tidak yakin apakah organisasi Anda harus berinvestasi dalam sistem ERP baru atau tidak, lihat seri sebelumnya terkait keputusan Perbaikan atau Penggantian. Tujuan akhir adalah era baru dari sistem manajemen bisnis yang terintegrasi, yang membawa serta produktivitas baru dan komunikasi yang efektif dalam suatu organisasi.

5 Langkah Untuk Kesuksesan

Membentuk Tim Proyek yang Andal

Tim proyek harus mewakili semua aspek bisnis. Harus ada seseorang dari Penjualan, Layanan Pelanggan, Pembelian, Material, Operasi, Akuntansi, dan TI. Anggota tim harus memiliki pengetahuan yang kuat tentang prosedur terkini di wilayah mereka dan menjadi pengguna sistem yang aktif dengan pengalaman langsung, mengetahui apa yang dilakukan sistem saat ini serta keterbatasannya.

Pemimpin tim haruslah seseorang yang lebih tinggi dalam rantai organisasi – memiliki pemahaman tentang bagaimana bisnis beroperasi dan ke mana arah bisnis tersebut. Seringkali sebuah proyek ERP dapat diartikan oleh orang lain hanya sebagai proyek TI, terutama jika seseorang dengan latar belakang TI adalah pemimpin tim. Hati-hati dengan ini. Ini harus dilihat sebagai proyek yang melibatkan dan memengaruhi seluruh bisnis – bukan hanya TI.

Mengadakan Meeting Perencanaan

Di sinilah anggota tim pelaksana mewawancarai anggota tim proyek untuk mendapatkan pemahaman mendalam tentang berbagai bagian bisnis pada tingkat detail. Tim ingin tahu apa yang Anda lakukan saat ini, dan apa yang ingin Anda lakukan di masa depan? Mereka akan membahas proses saat ini secara menyeluruh dan mengidentifikasi titik nyeri dengan sistem saat ini.

Proses dan Persyaratan Utama Dokumen

Secara keseluruhan, perputaran dokumentasi ini akan menjadi dasar untuk mengkonfigurasi sistem baru dan juga membantu tim implementasi dalam menyusun rencana proyek. Ini melibatkan pertemuan dengan tim implementasi dan tim proyek, serta anggota eksekutif – mencari tanda bahaya, atau kesenjangan antara kebutuhan pelanggan dan kemampuan sistem. Lubang ini dapat sangat memengaruhi persyaratan sistem baru dan semakin baik pemahamannya, semakin baik pekerjaan yang dapat dilakukan tim pelaksana untuk memandu penerapan.

Juga, ini termasuk mendiskusikan strategi yang lebih luas dengan tim eksekutif. Mungkin ada inisiatif baru yang sedang berlangsung yang dapat memengaruhi persyaratan sistem. Misalnya, jika perusahaan berencana membuka 30 toko baru di AS, kemungkinan besar ada implikasi penting tentang bagaimana sistem baru harus disiapkan.

Identifikasi Potensi Kesenjangan, Risiko, dan Solusi

Melanjutkan diskusi pada langkah sebelumnya, di sinilah tim pelaksana akan bekerja untuk mengidentifikasi semua area di mana sistem saat ini tidak memenuhi kebutuhan perusahaan. Kemudian, berdasarkan temuan tersebut, mereka akan mulai merumuskan solusi potensial berdasarkan sistem baru tersebut. Area yang membutuhkan penyelesaian di luar sistem seperti spreadsheet ekstensif adalah kandidat utama. Tim akan menggunakan informasi ini untuk merumuskan solusi yang disarankan untuk dievaluasi dan diuji oleh tim proyek.

Buat Rencana Proyek

Rencana proyek pelaksanaan akan menjadi peta jalan untuk pelaksanaannya. Tergantung pada proyeknya, ini mungkin cukup rinci atau mungkin tingkat yang lebih tinggi. Ini akan mencakup informasi dari tiga langkah terakhir dan berkembang saat Anda mengerjakan proses Desain dan Pengembangan yang akan datang. Anggap saja sebagai semacam daftar simpanan tugas yang digunakan untuk memandu tim implementasi, tim pengembangan, dan tim proyek. Ini adalah alat komunikasi untuk semua yang terlibat agar dapat melihat item dan prioritas terbuka.

Intinya untuk proses penemuan adalah bahwa tim pelaksana dan tim proyek harus memahami dan menyetujui proses bisnis dan tujuan proyek. Rencana proyek adalah tujuan akhir dari proses penemuan dan itu adalah dasar dari sisa proyek. Am. Ini adalah alat komunikasi untuk semua yang terlibat agar dapat melihat item dan prioritas terbuka.


Talk to Our Oracle NetSuite Experts