เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานผ่านเครื่องมือ การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ

ในการดำเนินการธุรกิจที่มีความซับซ้อนสูง ธุรกิจหลายแห่งอาจต้องการความช่วยเหลือในการทำงาน โดยเฉพาะกับกระบวนการทำงานที่จะต้องทำด้วยตนเอง การขจัดปัญหาเรื่องคอขวดในการทำงานของพนักงานแต่ละคน หรือการจัดการกับข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นเนื่องจากขาดการบริหารงานที่เหมาะสม สิ่งที่สำคัญที่สุดในการขจัดปัญหาเหล่านี้ขึ้นอยู่กับการนำโซลูชั่นที่เหมาะสมและมีประสิทธิภาพมาใช้ในธุรกิจ: เครื่องมือ การจัดการกับกระบวนการทางธุรกิจ หรือที่รู้จักในนามว่า BPM เพื่อจัดการกับความท้าทายเหล่านี้อย่างมรประสิทธิภาพ

BPM นั้นเป็นกระบวนการจัดระเบียบวินัยที่ช่วยแนะนำองค์กรผ่านแนวทางที่เป็นระบบ ทั้งในเรื่องการสร้างและปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ โดยที่ปัจจัยหลักของ BPM นั้นเกี่ยวจ้องกับชุดของขั้นตอนต่างๆ ได้แก่ การออกแบบระบบ การสร้างแบบจำลองการดำเนินการ การตรวจสอบกระบวนการ และเพิ่มประสิทธิภาพ ช่วยให้แน่ใจว่ากระบวนการในการทำธุรกิจต่างๆจะราบรื่นและช่วยให้กระบวนการนั้นปรับปรุงอยู่ตลอดเวลา การใช้เครื่องมือ BPM นั้นช่วยให้ทีมสามารถระบุและจัดการกับความไร้ประสิทธิภาพของระบบที่มีอยู่ และทำให้ขั้นตอนการทำงานภายในองค์กรนั้นกลายเป็นระบบอัตโนมัติ ช่วยให้กระบวนการของธุรกิจนั้นลื่นไหลมากยิ่งขึ้น ช่วยลดข้อผิดพลากที่อาจเกิดจากการกรอกข้อมูลด้วยตนเอง และทำให้กระบวนการทั้งหมดนั้นมีประสิทธิภาพในการทำงานที่ดี

ในบทความนี้ เราจะเจาะลึกถึงความซับซ้อนของระบบ BPM โดยสำรวจฟังก์ชั่นต่างๆของระบบ ทั้งในเรื่องการทำงานที่มีผลกระทบ ผลประโยชน์ที่ได้รับ และข้อเสียที่อาจเกิดขึ้น มารวมทำความเข้าใจกับเราผ่านบทความนี้และมาเปิดเผยศักยภาพในการเปลี่ยนแปลงระบบของ BPM ไปพร้อมๆกับเรา

ทำความเข้าใจกับการจัดการระบบของ BPM

โดยรวมแล้ว BPM คือระบบที่ใช้ในการจัดระเบียบของระบบการทำงานภายในองค์กรที่จะช่วยแนะนำการทำงานตลอดขั้นตอนต่างๆ เพื่อสร้างหรือปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ เนื่องจากองค์กรต่างๆ ยอมรับกรอบการทำงานของระบบ BPM ซึ่งมีความจำเป็นสำหรับเครื่องมือในการช่วยแก้ไขปัญหาทั่วไป

วงจรชีวิตของระบบ BPM

การเริ่มต้นการเดินทางของระบบ BPM นั้นมีทั้งหมด 5 ขั้นตอน ได้แก่: การออกแบบ สร้างแบบจำลอง การดำเนินการ การตรวจสอบ และปรับระบบให้เหมาะสม ทั้งหมดขั้นตอนเหล่านี้จะช่วยให้กระบวนการต่างๆมีประสิทธิภาพมากขึ้นและมีประสิทธิผลที่รับประกันว่ากระบวนการทั้งหมดจะได้รับการปรับแต่งที่เหมาะสมและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

• การออกแบบ: ทำความเข้าใจกระบวนการทางธุรกิจโดยการมีส่วนร่วมกับผู้มีส่วนร่วมในธุรกิจ พูดคุยกับทีมปฏิบัติการ ทบทวนเอกสาร และสังเกตกระบวนการ
• โมเดล: แสดงภาพสถานะปัจจุบันของกระบวนการทางธุรกิจและระบุสถานะที่ต้องการ
• ดำเนินการ: ใช้กระบวนการทางธุรกิจใหม่
• ตรวจสอบ: ติดตามประสิทธิภาพ ระบุการปรับปรุง และแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น
• เพิ่มประสิทธิภาพ: รวมการปรับปรุงและแก้ไขปัญหาที่ระบุในระหว่างขั้นตอนการตรวจสอบ

ไขปริศนาเครื่องมือการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ

ระบบเครื่องมือ BPM ช่วยให้องค์กรสามารถวางแผนและทำให้เวิร์กโฟลว์ที่ต้องอาศัยการทำงานของพนักงานให้กลายเป็นระบบอัตโนมัติ นอกเหนือจากการเปลี่ยนระบบการทำงานให้กลายเป็นระบบอัตโนมัติแล้ว ระบบเหล่านี้ยังช่วยให้องค์กรสร้างแอปพลิเคชั่นที่องค์กรสามารถกำหนดได้ด้วยตนเอง ช่วยลดความซับซ้อนในการตอบสนองกับเวิร์กโฟลว์ของผู้ใช้ปลายทาง

ตัวอย่างการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ

ความอเนกประสงค์ของเครื่องมือ BPM ส่องให้เห็นในสถานการณ์ต่างๆ:

การลางานแบบได้รับค่าจ้าง (PTO)

ปรับปรุงระบบการขอลาแบบที่ยังได้รับค่าจ้าง โดยการสร้างกระบวนการอนุมัติการลาที่ราบรื่น เพื่อให้มั่นใจว่าทุกคำขอจะได้รับการอนุมัติอย่างง่ายดายผ่านแอปพลิเคชั่น BPM ที่องค์กรสามารถปรับแต่งเองได้

การจัดการเหตุการณ์ไม่คาดฝัน

เร่งระบบการแก้ไขปัญหาโดยใช้เครื่องมือ BPM เพื่อทำให้กระบวนการจัดการเหตุการณ์ไม่คาดฝันถูกแก้ไขโดยอัตโนมัติ ตั้งแต่การส่งตั๋วของปัญหาที่เกิดขึ้นไปจนถึงการมอบหมายหน้าที่และการแก้ไขปัญหา

การเตรียมความพร้อมของพนักงาน

ปรับปรุงประสบการณ์ของการเริ่มต้นการใช้งานโดยเปลี่ยนระบบการทำงานที่สำคัญให้กลายเป็นระบบอัตโนมัติ เช่น การจัดเตรียมอุปกรณ์และการเข้าถึงแอปพลิเคชั่น ซึ่งกระตุ้นโดยการดำเนินการตามจดหมายตอบรับของผู้สมัคร

ความสำคัญของ BPM

BPM นำมาซึ่งประโยชน์มากมาย:

ประหยัดเวลา

ด้วยอินเทอร์เฟซของผู้ใช้งานที่ใช้งานได้ง่ายและสะดวกสบาย ช่วยลดเวลาที่ใช้ในการนำทางระบบต่างๆได้อย่างสะดวกสบาย

การป้องกันข้อผิดพลาด

ระบบการทำงานที่เป็นอัตโนมัติช่วยลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากการทำงานด้วยตนเอง ช่วยป้องกันปัญหาที่ต่างๆ เช่น การเข้าถึงข้อมูลที่ไม่ได้รับอนุญาตหรือข้อผิดพลาดในการกำหนดเส้นทางการทำงานต่างๆ

ปรับปรุงประสบการณ์การทำงานของพนักงาน

ด้วยการขจัดการทำงานซ้ำๆประจำวันของพนักงาน ระบบ BPM ช่วยให้พนักงานมุ่งเน้นไปการทำงานของพวกเขาไปในกิจกรรมเชิงกลยุทธ์ และเพิ่มความพึงพอใจในงานโดยรวม

เพิ่มความพึงพอใจในประสบการณ์การได้รับบริการของลูกค้า

BPM อำนวยความสะดวกให้กับระบบอัตโนมัติที่มุ่งเน้นการแก้ไขปัญหาของลูกค้าอย่างรวดเร็ว และเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า

ความท้าทายของระบบ BPM

อย่างไรก็ตาม เครื่องมือ BPM มาพร้อมกับความท้าทายในตัวเอง:

ความจำเป็นในการต้องมีความเชี่ยวชาญทางด้านเทคนิค

การใช้เครื่องมือ BPM นั้นจำเป็นจะต้องอาศัยความเชี่ยวชาญทางด้านเทคนิคสูง โดยจำกัดการเข้าถึงระบบแค่กลุ่มนักพัฒนาเท่านั้น

การโฟกัสที่การทำงานของพนักงานทุกคน

เครื่องมือการทำงานอย่าง BPM นั้นได้รับการปรับแต่งเพื่อรองรับเวิร์กไฟลว์ที่เป็นอัตโนมัติตามการอนุมัติ ซึ่งไม่รวมกับสถานการณ์ที่ไม่จำเป็นต้องใช้พนักงานในการทำงาน

การลดการแทรกแซงของมนุษย์

เมื่อ AI พัฒนาขึ้น กระบวนการต่างๆ ก็เริ่มต้องการปฏิสัมพันธ์ของมนุษย์น้อยลง ซึ่งอาจลดความเกี่ยวข้องของโซลูชั่น BPM ลงได้

ยกระดับความสามารถของระบบ BPM ด้วย Workato

Workato นั้นถูกยอมรับให้เป็นผู้นำในด้านระบบอัตโนมัติในองค์กรใหญ่ๆหลายที่ ด้วยการนำเสนอระบบแบบ Low-code / No-code (LCNC) เพื่อทำให้กระบวนการทางธุรกิจนั้นกลายเป็นระบบอัตโนมัติ ด้วยฟีเจอร์ต่างๆที่ทาง Workato มี เช่น ตัวเชื่อมต่อที่สร้างไว้ล่วงหน้า การควบคุมการเข้าถึงตามบทบาท และแพลตฟอร์ม API Workato นั้นช่วยให้องค์กรต่างๆ สามารถใช้ประโยชน์จากความสามารถอัตโนมัติของโซลูชั่น BPM ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

BPM นั้นได้กลายเป็นระบบที่สำคัญระบบนึงภายใน โดยนำเสนอการผสมผสานระหว่างประสิทธิภาพ ความสามารถในการปรับตัว และระบบอัตโนมัติ การยอมรับและการดูแลกระบวนการทางธุรกิจขององค์กรนั้นสามารถเปลี่ยนเป็นกระบวนการที่ทำงานได้อย่างราบรื่นและช่วยขับเคลื่อนความสำเร็จให้กับองค์กรได้