Tingkatkan Efisiensi Bisnis Anda dengan Alat Business Process Management (BPM)

Manajemen proses bisnis atau yang dikenal sebagai business process management (BPM) adalah salah satu disiplin yang dapat meningkatkan efisiensi bisnis Anda. Dalam menjalankan operasi bisnis yang kompleks, Anda seringkali merasa memerlukan bantuan untuk mengatasi tugas-tugas manual, bukan? Business process management dapat menjadi jawaban yang tepat untuk mengoptimalkan alur kerja karyawan, dan menangani kendala yang mungkin muncul akibat kesalahan manusia. 

Business process management adalah suatu disiplin yang dapat membimbing perusahaan Anda melalui pendekatan sistematis untuk membangun dan meningkatkan proses bisnis. Secara esensial, business process management ini melibatkan serangkaian tahapan, yaitu desain, pemodelan, pelaksanaan, pemantauan, dan pengoptimalan, guna memastikan alur kerja yang lancar dan pertumbuhan berkelanjutan. 

Dalam artikel ini, kita akan membahas lebih lanjut mengenai business process management, termasuk fungsinya, kasus penggunaan yang signifikan, manfaat, dan potensi kelemahan.

Memahami Business Process Management

Pada dasarnya, business process management adalah suatu disiplin yang membimbing langkah-langkah untuk membangun atau meningkatkan proses bisnis. Jika perusahaan Anda mulai menerapkan kerangka kerja BPM, maka diperlukan alat yang mampu mengatasi berbagai masalah umum.

Siklus Business Process Management 

Perjalanan BPM dimulai dengan lima tahapan berurutan: desain, permodelan, pelaksanaan, pemantauan, dan pengoptimalan. Melalui navigasi efektif pada tahapan-tahapan ini, dijamin proses bisnis Anda dapat berjalan dengan baik dan efisien.

• Desain: Memahami proses bisnis melalui keterlibatan stakeholder, diskusi dengan tim operasional, peninjauan dokumentasi, dan observasi langsung.
• Permodelan: Visualisasi kondisi proses bisnis saat ini dan artikulasi keadaan yang diinginkan.
• Pelaksanaan: Implementasi proses bisnis baru.
• Pemantauan: Melacak kinerja, mengidentifikasi perbaikan, dan menangani masalah yang muncul.
• Pengoptimalan: Menggabungkan perbaikan dan menyelesaikan masalah yang teridentifikasi selama tahap pemantauan.

Alat Business Process Management 

Alat BPM memungkinkan pemetaan dan otomatisasi alur kerja yang memerlukan intervensi manusia. Selain otomatisasi, alat ini memberdayakan pengguna untuk membuat aplikasi khusus dan menyederhanakan interaksi pengguna dengan alur kerja.

Contoh Business Process Management

Fleksibilitas alat BPM tercermin dalam berbagai skenario penggunaan, seperti persetujuan cuti berbayar (PTO), manajemen insiden, dan orientasi karyawan.

Persetujuan Cuti Berbayar (PTO)

Menyederhanakan permintaan cuti melalui proses persetujuan yang lancar.

Manajemen Insiden

Mempercepat penyelesaian masalah dengan mengotomatiskan proses manajemen insiden.

Orientasi Karyawan

Meningkatkan pengalaman orientasi dengan mengotomatiskan tugas-tugas penting.

Manfaat Business Process Management

Disamping beberapa alat BPM yang bisa Anda gunakan, penerapan BPM membawa berbagai manfaat, antara lain:

Penghematan Waktu

Antarmuka pengguna tunggal mengurangi waktu navigasi pada sistem yang berbeda.

Pencegahan Kesalahan

Otomatisasi dapat meminimalkan risiko kesalahan manusia, melindungi dari akses data yang tidak sah atau kesalahan perutean.

Peningkatan Kepuasan Karyawan

Dengan menghilangkan tugas rutin dan mengotomatiskan tugas manual, karyawan Anda bisa lebih fokus pada aktivitas strategis yang dapat meningkatkan kepuasan kerja.

Peningkatan Kepuasan Pelanggan

BPM memfasilitasi otomatisasi penyelesaian masalah pelanggan, meningkatkan kepuasan pelanggan.

Tantangan Business Process Management

Meskipun begitu, alat BPM juga memiliki beberapa tantangan tersendiri, antara lain:

Diperlukan Keahlian Teknis

Pemanfaatan alat BPM sering memerlukan keahlian teknis, membatasi akses bagi sekelompok pengembang tertentu.

Fokus Interaksi Manusia

Alat BPM biasanya disesuaikan untuk alur kerja yang memerlukan persetujuan manusia, mungkin mengesampingkan skenario yang dapat sepenuhnya diotomatisasi.

Mengurangi Intervensi Manusia

Seiring perkembangan AI, proses-proses mungkin membutuhkan lebih sedikit interaksi manusia, mengurangi relevansi solusi BPM.

Meningkatkan Kemampuan Business Process Management dengan Workato

Workato menawarkan model low-code/ no-code (LCNC) untuk merancang otomatisasi proses bisnis. Dengan fitur seperti konektor siap pakai, kontrol akses berbasis peran, dan platform API, Workato dapat membantu perusahaan Anda memanfaatkan otomatisasi solusi BPM secara efisien.

BPM muncul sebagai panduan utama dalam bisnis yang dinamis, menyuguhkan kombinasi efisiensi, adaptabilitas, dan otomatisasi. Ambil peluang ini dan saksikan bagaimana proses bisnis Anda menjadi lebih lancar dan terkelola dengan baik.