สเปรดชีต เสน่ห์ ข้อบกพร่อง และเหตุใดจึงถึงเวลาที่ควรเลิกใช้แล้ว

เมื่อคิดถึงอายุที่ยืนยาวของโปรแกรม Spreadsheet แล้ว อาจจะเป็นเรื่องเหลือเชื่อเมื่อคุณคิดว่าโปรแกรมนี้มีอายุกว่า 700 ปีแล้ว ถูกต้องแล้ว หลายๆคนนั้นเข้าใจว่าโปรแกรม Spreadsheet นั้นมีความเกี่ยวข้องแค่กับซอฟต์แวร์ Excel ของ Microsoft เป็นหลัก อย่างไรก็ตาม การทำบัญชีรูปแบบแรกสำหรับธุรกิจนั้นกำลังเติบโตได้รับการออกแบบโดย Marco Datini นักธุรกิจสิ่งทอชาวอิตาลี โดยที่ Datini เริ่มทำบัญชีเหล่านี้บนแผ่นกระดาษ!

ผ่านมาได้อีกศตวรรษก่อนที่นักคณิตศาสตร์ท่านหนึ่งคือ Luca Pacioli ได้ปรับปรุงสิ่งประดิษฐ์ของ Datini และคิดค้นการป้อนข้อมูลแบบสองครั้งในปี 1494 และต้องใช้เวลาอีกกว่า 500 ปีก่อนที่ Dan Bricklin นักศึกษาจาก Harvard Business School จะต้องออกแบบ Spreadsheet อีกครั้งนึงเพื่อให้เป็นอย่างที่เรารู้จักกัน และในปี 1978 VisisCalc ของ Bricklin ถูกแทนที่ด้วย Lotus 1-2-3 และมาเป็น Microsoft Excel

เป็นเรื่องง่ายที่จะเห็นได้ถึงสาเหตุที่สิ่งประดิษฐ์ชิ้นนี้จึงแพร่หลาย โดยเฉพาะในหมู่นักบัญชี เครื่องมือนี้ถือเป็นสิ่งที่สำคัญอย่างมาก เนื่องจากช่วยให้พวกเขารวบรวมและจัดระเบียบข้อมูลได้อย่างง่ายดาย ฟังก์ชั่น คอลัมน์และแถวช่วยให้วางข้อมูลได้อย่างเป็นระเบียบ และฟังก์ชัน “จัดเรียงตาม” ช่วยให้คุณค้นหาสิ่งที่ต้องการได้อย่างง่ายดาย Spreadsheet ช่วยให้นักบัญชีและเจ้าหน้าที่การเงินของบริษัทต่างๆสามารถช่วยคำนวณโดยกำหนดให้เขียนสูตรเท่านั้น

ฟังก์ชั่นการทำงานเหล่านี้ทำให้ Spreadsheet กลายเป็นโปรแกรมหลักที่องค์กรและธุรกิจหลายๆแห่งเลือกที่จะใช้ นั่นคือการจำนวนของความสำคัญที่ธุรกิจต่างๆ วางไว้ในสเปรดชีต ซึ่งได้ผ่านการทดสอบของเวลาและการเปลี่ยนแปลงของการมาถึงของยุคดิจิทัลเพื่อรักษาตำแหน่งความสำคัญในแผนกการเงิน

อย่างไรก็ตาม เมื่อธุรกิจเริ่มเติบโตขึ้น ข้อจำกัดของ Spreadsheet ก็เริ่มมองเห็นได้ชัดยิ่งขึ้น ข้อบกพร้งของการใช้ Spreadsheet ยังถูกมองเห็นได้ชัดยิ่งขึ้นในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่มีการเปลี่ยนแปลงและแข่งขันกันมากขึ้น

เวลาที่หายไปส่วนใหญ่ของเจ้าหน้าที่การเงินนั้น มักจะหายไปกับการป้อนข้อมูลทางการเงินด้วยตนเอง โดยที่จริงแล้ว เจ้าหน้าที่การเงินนั้นควรจะใช้เวลาไปกับการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์โดยทำการอ้างอิงมาจากการนำเสนอข้อมูลที่มีความซับซ้อนมากกว่าการเสียเวลาหลายๆชั่วโมงในการป้อนตัวเลขต่างๆเข้าไปในระบบ ซึ่งเป็นกระบวนการที่มีความเสี่ยงต่อการเกิดข้อผิดพลาด นอกจากนี้แล้ว ความสามารถที่จำกัดของ Spreadsheet นั้นเป็นอีกปัจจัยสำคัญที่ทำให้ธุรกิจเติบโตช้าอีกด้วย

การศึกษาโดยนักวิทยาศาสตร์คอมพิวเตอร์ Felienne Hermans เกี่ยวกับการล่มสลายของ Enron ในปี 2001โดยอิงจากชุดอีเมลพร้อมสเปรดชีตที่แนบมาทำให้ค้นพบบางอย่างที่น่าตกใจว่า จากไฟล์ Excel กว่า 15,000 ไฟล์ที่มีข้อมูลอยู่ในไตรมาสหนึ่งที่มีข้อผิดพลาดอย่างน้อยหนึ่งข้อ เช่น ไม่มีการอ้างอิงและข้อผิดพลาดหลายๆประการเกี่ยวกับเรื่องการเงิน ด้านล่างนี้คือข้อมูลบางส่วนที่ Hermans ได้พบ:

• 24% ของสเปรดชีตของ Enron ที่มีสูตรอย่างน้อยหนึ่งสูตรมีข้อผิดพลาดของ Excel
• ฟังก์ชันที่ใช้ในสเปรดชีตมีความหลากหลายน้อย: 76% ของสเปรดชีตในคลังข้อมูลที่นำเสนอใช้เพียง 15 ฟังก์ชั่นเท่านั้น

ในเดือนตุลาคมปี 2020 ระบบติดตามผู้ผู้สัมผัสเชื้อโควิด-19 ของสหราชอาณาจักรรายงานว่ามีผู้ติดเชื้อ 16,000 รายหายไปจากฐานข้อมูล การตรวจสอบในภายหลังระบุว่านี่เป็น “ข้อผิดพลาดของ Excel” ภายหลังได้พบว่าเวอร์ชั่นของ Excel สามารถรองรับข้อมูลได้สูงสุด 65,000 แถวเท่านั้น นี้ทำให้มีผลกระทบต่อประชากรของสหราชอาณาจักรเนื่องจากมีผู้ติดเชื้อประมาณ 15,841 ที่ไม่ได้รายงานอยู่ในฐานข้อมูล ทำให้มีผู้เสียชีวิตเพิ่มขึ้นอีกประมาณ 1,500 ราย

ในยุคที่ข้อมูลนั้นมีความสำคัญอย่างมาก และสำคัญไปกว่านั้นคือประโยชน์ที่ได้รับจากข้อมูลนั้น เป็นข้อตัดสินความอยู่รอดของธุรกิจ จึงเป็นสิ่งที่จำเป็นสำหรับบริษัทที่จะเปลี่ยนจากการใช้ Spreadsheet ไปใช้เทคโนโลยีคลาวด์ที่เหมาะสมและทันสมัยมากยิ่งขึ้น ไม่เพียงแค่ให้การทำงานกลายเป็นระบบอัตโนมัติเท่นั้น ยังช่วยทำให้ข้อมูลแบบ “slice and dice” เพื่อให้เหมาะกับความต้องการของธุรกิจอีกด้วย

ด้านล่างนี้เราจะพิจารณาประโยชน์บางประการที่ระบบการจัดการกระบวนการทางธุรกิจสมัยใหม่ เช่น Cloud ERP สามารถนำมาสู่ทีมการจัดการบัญชีและการเงินของบริษัทต่างๆ

การแสดงภาพรวมธุรกิจแบบเรียลไทม์

การนำเสนอข้อมูลผ่านระบบ Spreadsheet นั้นมีข้อจำกัดในเรื่องขอบเขต แต่ในทางกลับกัน ธุรกิจในยุคดิจิทัลต้องการการแสดงผลของธุรกิจที่สอดคล้องกับการเติบโตของข้อมูล

ระบบ Cloud ERP นำเสนอการแสดงข้อมูลชุดข้อมูลที่มีความซับซ้อนให้กลายเป็นการรายงานผลแบบเรียลไทม์ ทำให้ธุรกิจสามารถตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ที่สำคัญได้ทันที นี่คือการตัดสินใจที่ช่วยให้คุณก้าวไปข้างหน้าในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่อิ่มตัวมากขึ้น

ข้อมูลที่ถูกต้องปราศจากข้อผิดพลาด

สำหรับธุรกิจที่กำลังเติบโตในสภาพแวดล้อมของยุคดิจิทัลนั้น ข้อผิดพลากเพียงเล็กน้อยที่เกิดจากการป้อนจ้อมูลด้วยตนเองอาจจะทำให้มีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น ในปี 2010 JP Morgan Chase ได้ประสบกับปัญหาขาดทุนจากการซื้อขายมูลค่ากว่า 6.5 พันล้านดอลลาร์ หลังจากที่พนักงานคัดลอกและวางข้อมูลที่ไม่ถูกต้องจาก Spreadsheet หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่งโดยไม่ได้ตั้งใจ

นี้ทำให้เห็นถึงข้อจำกันของการใช้ Spreadsheet ในธุรกิจและองค์กรสมัยใหม่ที่สามารถสร้างผลกระทบที่ร้ายแรงให้กับธุรกิจได้ ในกรณีของ Enron นี้เป็นอีกหนึ่งสาเหตุที่ทำให้ธุรกิจปิดตัวลง ข้อผิดพลาดเช่นนี้ยังหมายความว่าธุรกิจต่างๆ อาจทำผิดกฎข้อบังคับและเสียค่าปรับจำนวนมาก

การกำจัดการทำงานแบบไซโลด้วยการทำงานร่วมกันที่ดีกว่า

สำหรับบริษัทที่มีสาขาอยู่ทั่วโลก การจัดการและรวบรวมข้อมูลจากบริษัทสาขาผ่าน Spreadsheet อาจกลายเป็นปัญหาได้อย่างรวดเร็ว และบ่อยครั้งที่ Spreadsheet อนุญาตให้บุคคลหนึ่งคนเข้าถึงไฟล์ใดไฟล์หนึ่งได้ในแต่ละครั้ง

ด้วยระบบ ERP บนคลาวด์ ผู้คนจากบริษัทในเครือต่างๆ สามารถทำงานในกระบวนการ จากฐานข้อมูลเดียวกันได้แบบเรียลไทม์ สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าจะไม่มีใครทำงานโดยใช้ข้อมูลที่ล้าสมัยหรือข้อมูลที่มีข้อผิดพลาดอีกต่อไป

ทำงานได้จากทุกที่ ทุกเวลา และบนทุกอุปกรณ์

ระบบ Cloud ERP ช่วยให้ผู้ใช้เข้าถึงข้อมูลงานได้อย่างปลอดภัยจากทุกที่ ทุกเวลา และทุกอุปกรณ์ โดยใช้เพียงการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ช่วยให้สามารถอนุมัติเอกสารและมอบหมายงานได้อย่างรวดเร็ว

ความสะดวกสบายในการเข้าถึงข้อมูลนี้บนอุปกรณ์เคลื่อนที่ทำให้มั่นใจได้ว่าผู้บริหารการเงินมีข้อมูลและข้อมูลล่าสุดอยู่เพียงปลายนิ้ว ทำให้พวกเขาสามารถเร่งรัดการตัดสินใจสำหรับกระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญได้

ความสามารถในการปรับขนาด

โลกดิจิทัลนั้นต้องการให้ธุรกิจต่างๆดำเนินการไปได้อย่างคล่องตัวเพื่อตอบสนองต่อความต้องการในตลาดที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วในตลาดที่มีความผันผวนอยู่ตลอดเวลา ด้วยรูปแบบธุรกิจที่มีการเปลี่ยนแปลงตามยุคสมัย ทำให้ข้อมูลต่างๆคือหัวใจสำคัญของตลาด

ระบบ Cloud ERP ช่วยให้บริษัทที่มีสาขาอยู่ทั่วโลกปรับตัวเข้ากับการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ได้อย่างรวดเร็ว โดยนำเสนอข้อมูลรวมในแพลตฟอร์มกลางที่สมาชิกในทีมทุกคนสามารถเข้าถึงได้ง่าย