Spreadsheet, Daya Tarik serta Kekurangannya, dan Mengapa ini Saatnya untuk Beralih

Sangat menarik dan perlu diketahui bahwa Spreadsheet telah ada selama lebih dari 700 tahun. Ya, banyak dari kita mengaitkan spreadsheet terutama dengan software Microsoft Excel. Namun, pembukuan pertama untuk bisnis yang sedang berkembang didesain oleh pengusaha tekstil dari Italia bernama Marco Datini. Datini melakukannya di atas kertas.

Satu abad kemudian, seorang ahli matematika bernama Luca Pacioli menyempurnakan penemuan Datini dan memperkenalkan metode entri ganda pada tahun 1494. Perlu 500 tahun lagi sebelum Dan Bricklin, seorang mahasiswa dari Harvard Business School, merancang iterasi pertama spreadsheet seperti yang kita ketahui hari ini di tahun 1978. VisiCalc Bricklin kemudian dikalahkan oleh Lotus 1-2-3 dan kemudian Microsoft Excel.

Sangat mudah untuk melihat mengapa penemuan ini ada di mana-mana. Bagi akuntan, alat ini merupakan anugerah. Alat ini membantu mereka untuk mengumpulkan dan mengatur data. Kolom dan baris membuat informasi ditempatkan dengan rapi, dan dapat “diurutkan berdasarkan (sorted by)” fungsi memungkinkan Anda menemukan apa yang Anda cari dengan mudah. Spreadsheet membantu akuntan, dan petugas keuangan perusahaan untuk melakukan perhitungan, dan mengharuskan mereka untuk menulis rumus (formula).

Fungsionalitas ini menjadikannya andalan bagi banyak organisasi. Melihat pentingnya spreadsheet dalam bisnis telah teruji oleh waktu dan gempuran era digital untuk mempertahankan tempatnya di departemen keuangan.

Namun, seiring pertumbuhan bisnis, keterbatasan spreadsheet menjadi semakin jelas. Kelemahan menggunakan spreadsheet juga telah diekspos seiring meningkatnya disrupsi dan kompetisi dalam lingkungan bisnis.

Sebagian besar waktu dari pegawai keuangan sering dihabiskan untuk memasukan data secara manual. Dalam proses ini sering terjadi kesalahan manusia dan keterbatasan spreadsheet untuk mengolah data merupakan salah satu area kritis yang dapat menghambat pertumbuhan.

Sebuah studi oleh ilmuwan komputer Felienne Hermans tentang runtuhnya Enron pada tahun 2001 berdasarkan beberapa email dengan lampiran spreadsheet membuat beberapa penemuan mengejutkan. Dari hampir 15.000 file Excel dengan data di dalamnya, seperempatnya memiliki setidaknya satu kesalahan seperti kehilangan referensi dan kesalahan terkait keuangan lainnya. Berikut beberapa informasi yang diungkap Hermans:

• 24% dari spreadsheet Eron ditemukan setidaknya satu rumus mengandung kesalahan Excel.
• Ada sedikit perbedaan fungsi yang digunakan dalam spreadsheet: 76% spreadsheet dalam korpus yang disajikan hanya menggunakan 15 fungsi yang sama.

Pada Oktober 2020, sistem pelacakan kontak Covid-19 Inggris melaporkan bahwa 16.000 kasus positif telah hilang dari database mereka. Investigasi selanjutnya menghubungkan hal ini dengan “kesalahan Excel”. Ditemukan bahwa versi Excel tempat menyimpan dokumen hanya menampung maksimal 65.000 baris data. Hal ini berdampak parah bagi penduduk Inggris karena diperkirakan 15.841 kasus positif tidak dilaporkan, dan mengakibatkan sekitar 1.500 kematian.

Di era di mana data merupakan hal yang sangat penting dan bagaimana Anda memanfaatkannya dapat menentukan kelangsungan hidup bisnis. Untuk itu penting bagi perusahaan melakukan migrasi dari spreadsheet ke teknologi berbasis cloud yang lebih modern. Tidak hanya mengotomasi pekerjaan tetapi juga dapat menganalisa data secara mendalam agar sesuai dengan persyaratan bisnis tertentu.

Di bawah ini kami menjelaskan beberapa manfaat dari sistem manajemen proses bisnis yang modern seperti cloud ERP bagi tim akuntansi dan manajemen keuangan perusahaan.

Visualisasi gambaran besar secara real-time

Spreadsheet menawarkan visualisasi data yang cakupannya terbatas dan juga statis. Di sisi lain, di era digital ini bisnis membutuhkan visualisasi yang sepadan dengan pertumbuhan data.

Sistem Cloud ERP menawarkan visualisasi real-time dari kumpulan data yang kompleks, membantu bisnis untuk membuat keputusan strategis penting dengan cepat. Keputusan-keputusan ini dapat membantu Anda menjadi terdepan dalam lingkungan bisnis yang semakin jenuh.

Data akurat, bebas dari kesalahan manusia

Pada bisnis yang sedang berkembang untuk bersaing di ruang digital, kesalahan sepele yang disebabkan manusia karena entri data secara manual dapat memakan biaya. Di tahun 2012, JPMorgan Chase mengalami kerugian perdagangan sebesar $6,5 miliar setelah seorang karyawan secara keliru menyalin dan menempelkan informasi dari satu spreadsheet ke spreadsheet lainnya.

Seperti yang diilustrasikan di atas, keterbatasan spreadsheet pada bisnis dan organisasi modern dapat memiliki konsekuensi yang dapat mengakibatkan kerugian. Dalam kasus Enron, merupakan salah satu alasan yang menyebabkan keruntuhannya. Kesalahan seperti ini juga berarti bisnis dapat melanggar persyaratan peraturan dan membayar denda yang besar.

Penghapusan silo melalui kolaborasi yang lebih baik

Untuk perusahaan yang memiliki anak perushaaan tersebar di seluruh dunia, mengelola dan mengumpulkan data dari anak perusahaan melalui spreadsheet dapat menjadi mimpi buruk. Seringkali spreadsheet hanya mengizinkan satu orang untuk mengakses file tertentu pada satu waktu.

Dengan sistem cloud ERP, orang-orang dari berbagai anak perusahaan dapat mengerjakan berbagai proses dari data yang sama secara real-time. Hal ini memastikan bahwa tidak ada yang berakhir dengan informasi usang atau data yang dikompromikan.

Bekerja dari mana saja, kapan saja, dan di perangkat apa pun

Cloud ERP systems allow users to access work information securely from anywhere, anytime, and on any device, provided there is internet connection. This allows for the swift approvals of documents and assigning of tasks. 

Sistem Cloud ERP dapat memberikan akses informasi bagi pengguna dengan aman dari mana saja, kapan saja, dan di perangkat apa pun, asalkan ada koneksi internet. Dengan teknologi ini, persetujuan dokumen dapat dilakukan dengan cepat begitu juga dengan pemberian tugas

Skalabilitas

Dunia digital mengharuskan bisnis untuk menjalankan operasi dengan gesit agar dapat cepat tanggap terhadap perubahan kondisi pasar. Dengan pasar yang terus berubah, model bisnis pun juga terus berubah dan data merupakan kunci untuk dapat mengikuti tren ini.

Selain itu, sistem Cloud ERP membantu perusahaan global beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan dengan menawarkan data yang terkonsolidasi dalam platform terpusat yang mudah diakses oleh semua anggota tim.