ในขั้นตอนการดำเนินงานธุรกิจนั้น การจัดซื้อสินค้าที่มีประสิทธิภาพและกระบวนการชำระเงินที่ราบรื่นนั้นจะส่งผลถึงความสำเร็จในด้าน Procure-to-Pay (P2P) ซึ่งเป็นเวิร์กโฟลว์ทางธุรกิจที่ครอบคลุมกระบวนการจัดซื้อทั้งหมด ตั้งแต่ขั้นตอนการขอใบสั่งซื้อและการจัดหา ไปจนถึงขั้นตอนการชำระเงิน

กระบวนการ P2P ที่มีประสิทธิภาพช่วยให้มั่นใจได้ว่าจะได้รับสินค้าและบริการที่ถูกต้องและทันท่วงที ในขณะเดียวกันทางธุรกิจสามารถควบคุมค่าใช้จ่ายให้คงอยู่ตามงบประมาณที่ต้องการ ในบทความนี้ เราจะพูดถึงและสำรวจแนวความคิดของ P2P และวิธีที่ Workato ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มการทำงานที่เป็นอัตโนมัติที่ทรงพลังสูงสามารถช่วยธุรกิจปฏิวัติกระบวนการ P2P ซึ่งทำให้ธุรกิจเติบโตในตลาดที่พัฒนาตลอดเวลา

Procure-to-Pay คืออะไร

Procure-to-Pay เป็นกระบวนการจัดการแบบครบวงจรที่เริ่มต้นด้วยการระบุความต้องการของธุรกิจและสรุปด้วยการชำระเงินให้กับผู้ขายหรือซัพพลายเออร์  ซึ่งเกี่ยวข้องกับชุดการทำงานที่สามารถเชื่อมต่อกันไ้ด รวมถึงใบสั่งซื้อ การเลือกซัพพลายเออร์ การสร้างใบสั่งซื้อ การรับสินค้าหรือบริการ การออกใบแจ้งหนี้ และการชำระเงินในขั้นตอนสุดท้าย

ด้วยกระบวนการทำงานของ P2P นั้นจะช่วยปรับปรุงและทำให้ขั้นตอนที่มีความหลากหลายเหล่านี้เป็นไปโดยอัตโนมัติ ช่วยลดการทำงานด้วยตนเอง และเพิ่มการมองเห็นกระบวนการทางธุรกิจและประสิทธิภายในการควบคุมต้นทุนการซื้อสินค้าอีกด้วย

ความท้าทยจากการใช้ระบบ Procure-to-Pay แบบดั้งเดิม

กระบวนการ P2P แบบดั้งเดิมนั้นมักประสบปัญหาในเรื่องการขาดการเชื่อมต่อและการเพิ่มเติมข้อมูลด้วยตนเอง ซึ่งทำให้มีความไร้ประสิทธิภาพ มีข้อมูลในระบบที่ไม่ตรงกัน และทำให้ขั้นตอนการชำระเงินล่าช้า

ความท้าทายเหล่านี้สามารถทำให้ชะลอหรือขัดขวางการเติบโตและความสามารถในการทำกำไรเพิ่มขึ้นของธุรกิจได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการทำงานในโลกธุรกิจปัจจุบันที่มีการขับเคลื่อนระบบด้วยการทำงานแบบดิจิทัลที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว

จากรายงานของ Paystream 2022 Procurement Insights ได้ระบุว่า กว่า “80% ขององค์กรยังคงใช้เครื่องมือแบบแมนนวลหรือกึ่งดิจิทัลในการจัดการวงจร P2P”

Workato แก้ปัญหาระบบ Procure-to-Pay ของคุณได้อย่างไร

Workato เป็นแพลตฟอร์มระบบอัตโนมัติอัจฉริยะที่นำเสนอโซลูชั่นที่กลายมาเป็นตัวเปลี่ยนแปลงเกมสำหรับธุรกิจที่ต้องการเปลี่ยนกระบวนการ P2P ของพวกเขาโดยการที่ให้ระบบสามารถเชื่อมต่อกับแอปพลิเคชั่นอื่นๆได้ ทำให้เวิร์กโฟลว์ทั้งหมดกลายเป็นอัตโนมัติ และจัดการกับงานที่มีความซับซ้อนได้มากยิ่งขึ้น นอกจากนี้แล้ว Workato ยังสามารถช่วยให้การส่งต่อข้อมูลต่างๆในธุรกิจเป็นไปอย่างราบรื่นและทำให้การทำงานร่วมกันภายในองค์กรนั้นเป็นไปแบบเรียลไทม์ สิ่งเหล่านี้จะช่วยเข้ามาแก้ไขปัญหาความท้าทายที่ P2P แบบดั้งเดมมีได้อย่างง่ายดาย

ระบบรวมเป็นหนึ่งเดียว

ด้วยความสามารถในการผสานรวมระบบที่มีประสิทธิภาพสูงของ Workato ช่วยให้การเชื่อมต่อระหว่างระบบภายในองค์กรนั้นราบรื่นยิ่งขึ้น เช่นการเชื่อมต่อระบบ ERP, CRM, แพลตฟอร์ม e-commerce และ เกตเวย์การชำระเงิน การผสานรวมระบบเหล่านี้จะช่วยขจัดไซโลข้อมูลและช่วยให้มั่นใจว่าข้อมูลจะถูกส่งต่อได้อย่างถูกต้องตลอดกระบวนการ P2P ตั้งแต่การสั่งซื้อไปจนถึงการชำระเงิน

เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ

ด้วย Workato ธุรกิจต่างๆ สามารถออกแบบและใช้เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติที่ปรับปรุงกระบวนการ P2P ตัวอย่างเช่น เมื่อมีการเพิ่มใบขอเสนอซื้อ Workato สามารถเริ่มสร้างใบสั่งซื้อโดยอัตโนมัติและแจ้งให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องทราบ เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติดังกล่าวช่วยลดข้อผิดพลาดแบบแมนนวล เร่งเวลาตอบสนอง และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

ระบบเวิร์กโฟลว์ที่เป็นอัตโนมัติ

ด้วยระบบของ Workato ที่ช่วยออกแบบให้ธุรกิจต่างๆสามารถออกแบบและช่วยให้เวิร์กโฟลว์ในการทำงานที่เป็นไปโดยอัตโนมัติและสามารถช่วยปรับปรุงกระบวนการ P2P ได้ดียิ่งขึ้น เช่น เมื่อมีการเพิ่มใบเสนอซื้อสินค้า Workato สามารถเริ่มสร้างใบสั่งซื้อได้โดยทัน

การซิงโครไนซ์ข้อมูลแบบเรียลไทม์

ความสามารถในการซิงโครไนซ์ข้อมูลแบบเรียลไทม์ผ่านระบบของ Workato ที่มอบมุมมองที่รวมระบบทั้งหมดเป็นหนึ่งเดียวของกิจกรรมในระบบ P2P ทั้งหมดเข้าไว้ด้วยกัน ความสามารถในการมองเห็นนี้สามารถช่วยให้ธุรกิจติดตามสถานะของคำสั่งซื้อต่างๆ ตรวจสอบระดับสินค้าภายในคลังและจัดการกระแสการเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยข้อมูลที่มีในปัจุบัน องค์กรสามารถตัดสินใจอย่างรอบครอบ เพอ่มความได้เปรียบทางการแข่งขันในตลาดได้

การจัดการกับระบบตัวแทนขายสินค้า

การจัดการตัวแทนขายสินค้าที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญสำหรับกระบวนการ P2P ที่ประสบความสำเร็จ Workato ช่วยให้ธุรกิจสามารถสร้างและรักษาโปรไฟล์ผู้ขาย จัดการสัญญาซื้อจาย และตรวจสอบเมตริกประสิทธิภาพ ด้วยการทำให้งานเหล่านี้กลายเป็นระบบอัตโนมัติ บริษัทต่างๆ สามารถสร้างความสัมพันธ์อันแน่นแฟ้นกับตัวแทนผู้ขาย และรับประกันการส่งมอบสินค้าและบริการได้ทันเวลา

การประมวลผลใบแจ้งหนี้

ความสามารถในระบบอัตโนมัติของ Workato นั้นขยายไปถึงการประมวลผลการจัดการใบแจ้งหนี้ ซึ่งมักจะมีความยุ่งยากในหารทำและสามารถเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย ธุรกิจสามารถเร่งรอบชำระเงินได้โดยการทำให้ระบบการตรวจสอบใบแจ้งหนี้ การอนุมัติ และการชำระเงินเป็นไปโดยอัตโนมัติ นอกจากนี้แล้วยังช่วยลดเรื่องบทลงโทษการชำระเงินล่าช้าและกระชับความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์อีกด้วย

การปฏิบัติตามข้อกำหนดและความปลอดภัย

Workato นั้นให้ความสำคัญกับเรื่องความปลอดภัยของการเข้าถึงข้อมูลและการปฏิบัติตามข้อกำหนด แพลตฟอร์มนี้ช่วยให้มั่นใจว่าข้อมูลทางการเงินที่ละเอียดอ่อนได้รับการเข้ารหัสและถ่ายโอนอย่างปลอดภัยระหว่างระบบ ลดความเสี่ยงของการละเมิดข้อมูลและการไม่ปฏิบัติตามกฎระเบียบ

บทสรุป

ในภูมิทัศน์ทางธุรกิจที่มีการพัฒนาอย่างรวดเร็ว กระบวนการ P2P ที่มีประสิทธิภาพและมีความคล่องตัวนั้นเป็นสิ่งที่สำคัญอย่างมากสำหรับการเติบโตและการได้รับผลกำไรที่มีความยั่งยืน Workato ช่วยให้ธุรกิจเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์ของกระบวนการ Procure-to-Pay ที่มีประสิทธิภาพสูง และปลดล็อกขอบเขตใหม่ของประสิทธิภาพในการทำงาน

ด้วยการทำให้งานที่เป็นอัตโนมัติ รวมข้อมูลในระบบให้เป็นหนึ่งเดียว และให้การมองเห็นกระบวนการทางธุรกิจแบบเรียลไทม์ Workato ช่วยให้องค์กรสามารถมุ่งเน้นไปที่ความคิดริเริ่มเชิงกลยุทธ์และผลักดันความสำเร็จของธุรกิจในตลาดสมัยใหม่ได้ดียิ่งขึ้น