ความนิยมของระบบ Spreadsheets ที่เพิ่มขึ้นและลดลงอย่างรวดเร็วในยุดคสมัยที่เปลี่ยนไป

ระบบการทำงานของโปรแกรม Spreadsheets ที่เรารู้จักกันนั้นถูกประดิษฐ์ขึ้นในปี 1978 และได้ระบความนิยมอย่างมากจากซอฟต์แวร์ Excel ของ Microsoft โปรแกรม Spreadsheets ช่วยให้เหล่าผู้เชี่ยวชาญทางการเงินและบัญชีรวบรวมธุรกรรมและการจัดระเบียบข้อมูล โปรแกรมนี้ช่วยให้นักบัญชีทั้งหลายจัดการกับการคำนวณตัวเลขได้ดียิ่งขึ้น อย่างเดียวที่พวกเขาจำเป็นต้องทำคือใส่สูตรคำนวณในระบบให้ถูกต้อง

อย่างไรก็ตาม ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา โปรแกรม Spreadsheet ได้กลายเป็นประเด็นถกเถียงในเหล่าผู้เชี่ยวชาญด้านการเงินอย่างมาก เนื่องจากระบบไม่สามารถจัดการกับชุดข้อมูลที่มีความซับซ้อนที่มาพร้อมกับการทำธุรกิจในโลกดิจิทัลได้ นอกจากนี้แล้วโปรแกรม Spreadsheet ยังการเป็นจุดศูนย์รวมข้อผิดพลาดในการทำงานหลายประการ เนื่องจากระบบจะต้องใช้เวลาในการทำงานนานและจะเป็นต้องทำด้วยตนเอง

ในบทความของ MarketWatch ได้พูดถึงโปรแกรม Spreadsheet ไว้ว่าเป็น “การรวมตัวของการคำนวณที่ไม่ถูกต้อง” ในขณะที่นักวิจัยของสถาบัน Adam Smith ในกรุงลอนดอนยังกล่าวต่ออีกว่าเป็น “ซอฟแวร์ที่มีความอัตรายที่สุดในโลก”

ท่ามกลางคำวิจารณ์เหล่านี้ Spreadsheet ก็ยังคงเป็นหนึ่งในระบบที่ธุรกิจส่วนใหญ่เลือกที่จะใช้งาน แม้ว่าปริมาณการทำธุรกรรมจะเพิ่มมากขึ้นทุกวัน ทำให้ระบบ Spreadsheet นั้นมีความไม่แน่นอนมากขึ้นเรื่อยๆ แต่ความไว้วางใจที่หลายบริษัทมีต่อระบบ Spreadsheet นั้นยังไม่มีทีท่าที่จะลดลงเลย

ในบทความนี้ เราจะชี้ให้เห็นถึงปัญหาที่ธุรกิจจะต้องเผชิญเมื่อพวกเขาเลือกที่จะใช้โปรแกรม Spreadsheet ต่อไป และแนะนำถึงการนำโซลูชั่นการทำบัญชีบนระบบ Cloud ที่มีความทันสมัยอย่าง BlackLine มาช่วยเหลือธุรกิจต่างๆ ด้วยระบบการทำงานที่เป็นอัตโนมัติตั้งแต่ต้นทางของกระบวนการทางการเงินและการบัญชีจนถึงหลายทางของกระบวนการ

ปัญหาในการใช้ Excel: ข้อดีและข้อเสีย

นับตั้งแต่มีการเปิดตัวของระบบ Spreadsheet ของ Microsoft Excel ในปี 1985 นั้นได้รับความนิยมอย่างมาก จนกระทั้งความนิยมของโซลูชั่นได้มีอย่างเติบโตแบบที่ไม่มีโซลูชั่นไหนสามารถเทียบได้ ด้วยจำนวนของผู้ใช้ที่มีอยู่มากมายทั่วโลก ซึ่งสามารถสันนิษฐานได้ว่า การมีอยู่ของ Excel นั้นเป็นประโยชน์ต่อแผนกบัญชีได้ อย่างไรก็ตาม สมมติฐานนี้ไม่ได้หมายความว่าจะเป็นความจริง

จึงปฏิเสธไม่ได้ว่าโปรแกรม Excel นั้นมีความสามารถในการคำนวณที่เป็นเลิศและน่าประทับใจ ทำให้เป็นเครื่องมือในการดำเนินการและแสดงผลลัพธ์ของการคำนวณที่มีความซับซ้อนอย่างมาก ปัญหาพื้นฐานคือ โดยพื้นฐานแล้ว Spreadsheet ถูกสร้างขึ้นเพื่อทำหน้าที่คำนวณตัวเลขที่ ไม่ใช่ทำหน้าที่เป็นฐานข้อมูล อย่างไรก็ตาม Spreadsheet ยังถูกหลายๆองค์กรใช้เป็นฐานข้อมูลเฉพาะกิจสำหรับการจัดเก็บข้อมูลและค้นหาข้อมูลสำหรับหลายองค์กรในหลายอุตสาหกรรม

ด้วยข้อบกพร่องของ Spreadsheet นั้นปรากฏให้เห็นช่องว่างระหว่างรูปลักษณ์ที่ผู้ใช้เห็นและความเป็นจริงเมื่อได้ใช้แล้ว ข้อจำกัดโดยธรรมชาติของตัวระบบเอง และเซลล์ที่แตกต่างกันออกไป ที่อาจจะเป็นปัญหาต่อความสมบูรณ์ของข้อมูลและไม่มีความต่อเนื่อง ซึ่งเป็นที่น่าตกใจอย่างมากเมื่อศึกษาของมหาวัทยาลัยฮาวายในปี 2008 ได้พบว่ากว่า 88% ของ Spreadsheet ที่ได้รับการตรวจสอบอย่างละเอียดแล้ว ได้พบว่ามีข้อผิดพลาดอยู่มากมาย โดยการศึกษาในภายหลังรายงานว่ามีความไม่ถูกต้องกว่า 63% สิ่งที่ทำให้เกิดปัญหาคือความมั่นใจของผู้ที่มีประสบการณ์ในการทำงาน ซึ่งทำให้หมดความไว้วางใจในการใช้ระบบของ Spreadsheet

ต่อไปนี้คือตัวอย่างของข้อผิดพลาดบางส่วนที่เกิดจากข้อผิดพลาดในการใช้งาน Spreadsheet:

การโจรกรรม:

แคชเชียร์ที่ Clallam County หยิบเงินจากสำนักงานเหรัญญิกโดยซ่อนตัวอยู่ในแถวที่ซ่อนอยู่ในSpreadsheetของเธอ คาดว่าพนักงานรายนี้จะมีส่วนร่วมใน “ธุรกรรมที่น่าสงสัย” มากกว่า 793,595 ดอลลาร์สหรัฐฯ ในช่วงหลายปีที่ผ่านมา

การประเมินภาษีต่ำไป:

การใช้Spreadsheetที่ไม่ถูกต้องของพนักงานที่มีประสบการณ์ส่งผลให้ Kern County ไม่สามารถบัญชีทรัพย์สินที่ต้องเสียภาษีซึ่งมีมูลค่า 1.26 พันล้านดอลลาร์สหรัฐ ข้อผิดพลาดนี้นำมาซึ่งการคำนวณใบกำกับภาษีที่ผิดพลาด

ข้อผิดพลาดในการคำนวณ:

ในปี 2011 ผู้ตรวจสอบของสำนักงานผู้ดูแลผลประโยชน์เขต Knox County ค้นพบข้อผิดพลาดทางบัญชีมูลค่า 6 ล้านดอลลาร์สหรัฐฯ เนื่องจากบัญชีที่ไม่ได้เชื่อมโยงกับ Spreadsheet Excel อย่างถูกต้อง

ค่าปรับ:

Arizona Portland Cement Corporation ถูกปรับ 350,000 เหรียญสหรัฐโดยหน่วยงานคุ้มครองสิ่งแวดล้อม เพียงแต่พบว่าไม่เคยมีการละเมิดทางกายภาพเลย และเรื่องทั้งหมดเกิดจากข้อผิดพลาดทางคณิตศาสตร์

งบประมาณ:

ข้อผิดพลาดในบรรทัดรายการบริการหนี้ทำให้เกิดการขาดงบประมาณสำหรับเมืองฟรามิงแฮม เจ้าหน้าที่คนหนึ่งอ้างว่าความผิดพลาดคือต้องใช้ “Spreadsheet ขนาดใหญ่” ส่งผลให้เมืองคิดว่ามีงบประมาณเพิ่มขึ้น 1.5 ล้านดอลลาร์สหรัฐ และในที่สุดก็ต้องใช้เงิน 600,000 ดอลลาร์สหรัฐในความช่วยเหลือจากรัฐโดยไม่คาดคิดเพื่อชดเชยการขาดแคลน

เหตุใดจึงเลือก BlackLine

การแทนระบบของ Spreadsheet Excel ด้วยแพลตฟอร์มการควบคุมทางการเงินและระบบการทำงานที่เป็นอัตโนมัติเช่น BlackLine จะช่วยให้องค์กรลดการทำงานด้วยตนเอง และทำให้นักบัญชีสามารถทำงานที่เคยใช้เวลานาน สามารถทำให้เสร็จได้ภายในไม่กี่นาที การเปลี่ยนแปลงนี้ไม่เพียงช่วยให้องค์กรประหยัดเวลาในการทำงานมากยิ่งขึ้น แต่ยังช่วยลดข้อผิดพลาดในการทำงาน สามารถปรับปรุงมาตรฐาน เพิ่มการมองเห็น ช่วยให้มีการควบคุมที่แข็งแกร่งยิ่งขึ้น และนอกจากนี้ยังปรับปรุงการตรวจสอบให้มีประสิทธิภาพอีกด้วย

ข้อคิดสุดท้าย

ระบบการจัดการการเงินที่เป็นอัตโนมัตินั้นเป็นโซลูชั่นที่เข้ามาช่วยเปลี่ยนแปลงการรับข้อมูลต่างๆและได้รับความโปร่งใสและการมองเห็นที่จำเป็นสำหรับการตัดสินใจทางธุรกิจโดยใช้ข้อมูลและเชิงกลยุทธ์ ด้วยการรับรองความถูกต้องแม่นยำและลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น นอกจากนี้แล้วยังช่วยลดความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานทางการเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพ เทคโนโลยีนี้ไม่เพียงแต่เพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางการเงินเท่านั้น แต่ยังช่วยให้นักบัญชีไม่ต้องทำงานที่ต้องทำด้วยตนเองซึ่งใช้เวลานาน ช่วยให้พวกเขาทุ่มเทเวลาการทำงานของพวกเขาไปในด้านการพัฒนากลยุทธ์และการวิเคราะห์เชิงลึกได้