Perjalanan Kebangkitan dan Kemunduran Spreadsheet

Spreadsheet pertama kali ditemukan pada tahun 1978, dan mulai meraih popularitasnya berkat software Microsoft Excel. Alat ini mungkin sangat bermanfaat bagi para ahli keuangan dan akuntan dalam perusahaan Anda, karena dapat mengumpulkan serta mengelola data dengan mudah. Solusi ini dapat membantu Anda melakukan perhitungan, hanya dengan memasukkan rumus yang sesuai.

Namun, dalam beberapa tahun terakhir ini, spreadsheet mendapatkan kritik tajam karena tidak mampu mengatasi data yang semakin rumit di dunia bisnis digital. Spreadsheet juga menjadi sorotan karena kesalahan yang timbul akibat pengelolaan manualnya yang memakan banyak waktu.

MarketWatch bahkan mengaitkan spreadsheet dengan “proliferasi matematika yang buruk”, sementara seorang peneliti di Adam Smith Institute di London menjulukinya sebagai “Software paling berbahaya di planet ini”.

Di tengah semua polemik ini, spreadsheet tetap menjadi andalan bagi sebagian besar bisnis. Bahkan ketika volume transaksi meningkat setiap harinya dan spreadsheet menjadi semakin tidak menentu, loyalitas perusahaan terhadap spreadsheet tidak menunjukkan tanda-tanda berkurang.

Dalam artikel ini kami akan membahas masalah apa yang akan dihadapi bisnis Anda jika masih terus menggunakan spreadsheet. Kami juga akan membahas bagaimana solusi akuntansi cloud modern seperti BlackLine, dapat membantu bisnis Anda mengotomatiskan seluruh proses keuangan dan akuntansi.

Pro dan Kontra dalam Penggunaan Excel

Sejak tahun 1985 Microsoft excel memperkenalkan spreadsheet, popularitas solusi ini terus mengalami pertumbuhan yang tak tertandingi dari tahun ke tahun. Dengan jutaan pengguna di seluruh dunia, Anda mungkin akan berasumsi bahwa kehadiran Excel yang bertahan lama di departemen akuntansi menandakan manfaatnya yang berdampak besar. Namun asumsi ini belum tentu benar.

Tidak dapat disangkal bahwa spreadsheet seperti Excel memiliki kemampuan komputasi yang mengesankan, dan berfungsi sebagai alat yang dapat menampilkan hasil perhitungan yang kompleks dengan cepat. 

Masalah mendasarnya adalah spreadsheet pada awalnya dibuat sebagai kalkulator yang terlihat, bukan database. Namun pada kenyataannya, spreadsheet telah bertindak sebagai database ad hoc untuk penyimpanan dan pengambilan data bagi banyak organisasi di banyak industri. Hal ini bisa menimbulkan kerugian, apabila terjadi kesalahan akibat perhitungan manual dari spreadsheet.

Selain itu, kekurangan spreadsheet dapat terlihat jelas pada kesenjangan antara tampilan dan kenyataan. Keterbatasan bawaannya, rumus yang tidak jelas, dan sel yang berbeda terus-menerus membahayakan integritas data. 

Yang mengejutkan, penelitian Universitas Hawaii pada tahun 2008 menemukan bahwa 88% spreadsheet yang diteliti mengandung kesalahan, dan penelitian selanjutnya melaporkan 63% ketidakakuratan. 

Yang memperparah masalah ini adalah banyaknya pengguna berpengalaman yang memiliki keyakinan tinggi terhadap spreadsheet. Kepercayaan diri yang tinggi ini bisa mengakibatkan penggunaan spreadsheet tanpa kritis, tidak melihat atau mengidentifikasi masalah yang ada dalam spreadsheet yang terlihat baik dan sangat bermanfaat.

Berikut beberapa contoh kesalahan yang disebabkan oleh spreadsheet:

Pencurian

Seorang kasir di Clallam County mengambil uang dari kantor bendahara, menyamar dalam deretan data yang tersembunyi di balik spreadsheet-nya. Karyawan tersebut diperkirakan terlibat dalam “transaksi yang meragukan” senilai lebih dari US$793.595 selama bertahun-tahun.

Meremehkan Pajak

Penggunaan spreadsheet yang salah oleh karyawan berpengalaman mengakibatkan kegagalan Kern County dalam memperhitungkan properti kena pajak senilai US$1,26 miliar. Kepercayaan dirinya yang tinggi terhadap spreadsheet, mengakibatkan kesalahan penghitungan tagihan pajak.

Kesalahan dalam perhitungan

Pada tahun 2011, auditor Knox County Trustee Office menemukan kesalahan akuntansi sebesar US$6 Juta dolar karena akun yang tidak ditautkan dengan benar ke dalam spreadsheet Excel.

Denda

Arizona Portland Cement Corporation didenda US$350.000 oleh Badan Perlindungan Lingkungan yang diketahui tidak pernah ada pelanggaran fisik, semuanya dipicu oleh kesalahan matematika di dalam perhitungan spreadsheet.

Anggaran

Memiliki data keuangan pembayaran utang, menyebabkan anggapan kekurangan anggaran untuk kota Framingham. 

Seorang staf menghubungkan kesalahan tersebut dengan spreadsheet, karena pada saat itu ia harus menggunakan “spreadsheet dengan jumlah yang sangat besar”. Hal ini mengakibatkan mereka berpikir memiliki anggaran sebesar US$1,5 juta lebih banyak, dan pada akhirnya harus menggunakan bantuan negara sebesar US$600.000 yang tidak terduga untuk mengkompensasi kekurangan tersebut.

Mengapa Memilih BlackLine

Berdasarkan beberapa masalah yang sudah kita bahas, maka mengganti spreadsheet Excel dengan platform kontrol keuangan dan otomatisasi seperti BlackLine dapat menjadi solusi tepat untuk perusahaan Anda. Dengan mengurangi pekerjaan manual, BlackLine membantu akuntan menyelesaikan tugas yang memakan waktu berjam-jam dalam hitungan menit. Anda pun dapat  mengurangi kesalahan, meningkatkan standardisasi, meningkatkan visibilitas, menerapkan kontrol yang lebih kuat, dan juga menyederhanakan audit di dalam perusahaan Anda.

Ringkasan Akhir

Otomatisasi keuangan adalah solusi transformatif yang memberikan transparansi dan visibilitas yang penting bagi para eksekutif, untuk membuat keputusan bisnis yang terinformasi dan strategis. Dengan memastikan akurasi dan mengurangi margin kesalahan, hal ini secara efektif memitigasi risiko yang terkait dengan operasi keuangan. Teknologi ini tidak hanya mengoptimalkan proses keuangan tetapi juga membebaskan akuntan dari tugas-tugas manual yang memakan waktu, memungkinkan Anda mengarahkan perusahaan ke arah pertumbuhan yang lebih berkelanjutan.