เหตุใดระบบอัตโนมัติของบัญชีลูกหนี้จึงมีความสำคัญมากกว่าที่เคยเป็นมา
การได้รับเงินตรงต่อเวลามีความสำคัญต่อการเงินของบริษัทคุณ และระบบอัตโนมัติของบัญชีเงินค้างของบริษัทมีบทบาทสำคัญในการรับรองความสำเร็จของคุณ
กระบวนการเรียกเก็บเงินที่ช้าและน่าเบื่ออาจจะส่งผลโดยตรงต่อกระแสเงินสดของบริษัทคุณได้
และนี้คือที่มาของระบบอัตโนมัติของบัญชีลูกหนี้ของบริษัท (A\R)
AR Automation เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้ทีมที่รับผิดชอบในการจัดการหนี้ของบริษัทได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยที่ให้การทำงานที่ซ้ำซากเป็นไปโดยอัตโนมัติ ไม่ว่าจะเป็นเรื่อง:
- ติดตามลูกค้าที่ยังคงค้างชำระได้ด้วยตนเอง
- การทำธุรกรรมหลายพันรายการในรูปแบบเอกสาร
- ติดต่อลูกค้าเมื่อถึงกำหนดที่ต้องชำระเงิน
ด้วยการตอบสนองต่อปัญหาเหล่านี้ – เช่นเดียวกับซอฟต์แวร์ที่รวม AI เข้าไว้ในที่เดียว – ระบบอัตโนมัติ A\R จะช่วยเร้วให้กระบวนการบัญชีและการเงินที่จำเป็นต้องทำด้วยตัวเอง และช่วยหลีกเลี่ยงการเกิดข้อผิดพลาดต่างๆในข้อมูลใบแจ้งหนี้ ซึ้งเป็นข้องผิดพลาดที่สามารถเกิดขึ้นได้จากการดำเนินการ A\R ที่มีความซับซ้อนสูง ซึ่งข้อเสียเหล่านี้เป็นข้อเสียเพิ่มเติมของการทำ A\R ด้วยตัวเองและเป็นความล้มเหลวในการคาดการณ์การเรียกเก็บเงินของลูกค้า
ระบบ A\R อัตโนมัติ: คืออะไร และ เป็นอย่างไร
ลองนึกภาพตาม: เพื่ออำนวยความสะดวกในการขายของบริษัทของคุณและการให้เครดิตแก่ลูกค้า เมื่อถึงเวลาที่จะจ่ายค่าใช้จ่ายที่ค้างชำระ การขายสินค้าและบริการและการรับเงินเป็นสองส่วนในการดำเนินธุรกิจ หากลูกค้าไม่สามารถชำระเงินที่ค้างไว้ได้ตามกำหนด บริษัทจะพลาดเงินสดที่จำเป็นมากเพื่อช่วยในการดำเนินงานและขับเคลื่อนธุรกิจ
โดยพื้นฐานแล้ว ระบบอัตโนมัติของบัญชีลูกหนี้เป็นเพียงสิ่งที่ดูเหมือน: วิธีการทำงานซ้ำๆโดยอัตโนมัติซึ่งช่วยให้ธุรกิจได้รับเงินทุนจากลูกค้าที่ค้างชำระกับทางธุรกิจอยูา ระบบอัตโนมัติ A/R ทำให้การประมวลผลใบแจ้งหนี้ของลูกค้าที่มีจำนวนเยอะเป็นไปได้ง่ายขึ้น และนอกจากนี้ยังช่วยประหยัดเวลาได้มากขึ้นเมื่อถึงเวลาเรียกเก็บเงิน
มีวิธีใหม่ในการทำกระบวนการเหล่านี้หรือไม่?
ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติของบัญชีลูกหนี้ (AR) ช่วยธุรกิจในการอัปเกรดกระบวนการเรียกเก็บเงินและเรียกเก็บเงิน จุดประสงค์ของการทำเช่นนี้คือเพื่อให้มั่นใจว่าลูกค้าจะชำระค่าบริการหรือผลิตภัณฑ์ที่ค้างไว้ เพื่อให้การทำธุรกรรมทางการเงินเป็นไปได้ง่ายขึ้น
จากการศึกษาแสดงให้เห็นว่าบริษัทที่เปลี่ยนมาใช้ระบบอัตโนมัติยังเห็นการปรับปรุงยอดขายที่โดดเด่นมากขึ้น (DSO) ในแต่ละวันทำงานของพวกเขา ซึ่งเฉลี่ยเป็นจำนวนวันและเวลาที่บริษัทที่ต้องใช้ในการเรียกเก็บเงินจากลูกค้า และนี้เป็นอีกหนึ่งสิ่งที่จะช่วยให้ส่งผลดีต่อรายได้และการทำกำไรของบริษัทได้เช่นกัน
ผลกำไรและกระแสเงินสดของบริษัทจะได้รับประโยช์นจากการเรียกเก็บเงินและชำระเงินที่แม่นยำมากยิ่งขึ้น โดยที่ระบบอัตโนมัติ A/R ที่เป็นไปตามข้อกำหนดจะให้ข้อมูลที่มีประโยช์นเมื่อทางบริษัทจะต้องเตรียมรายงานทางการเงินตามข้อกำหนดและกฏระเบียบ
ระบบการทำบัญชีและการเงินที่ทันสมัย
ระบบ A/R แบบอัตโนมัตินั้นเป็นมากกว่าซอฟต์แวร์ประเภทหนึ่ง
ระบบนี้ช่วยติดตามค่าใช้จ่ายต่างๆ จับคู่ธุรกรรมกับออร์เดอร์การขาย และคอยติดตามข้อมูลบัตรเครดิตในระบบที่หมดอายุแล้ว ธุรกิจยังสามารถสร้างสิ่งจูงใจและค่าธรรมเนียมสำหรับการชำระเงินก่อนกำหนดเพื่อป้องกันค่าธรรมเนียมล่าช้า ฐานข้อมูล A/R ช่วยให้ธุรกิจทราบว่าใบแจ้งหนี้และการชำระเงินมีความคืบหน้าอย่างไร และส่งข้อความอัตโนมัติไปยังลูกค้า
เมื่อกระบวนการต่างๆ มีความคล่องตัว คุณจะได้รับการชำระเงินอย่างรวดเร็วและรักษากระแสเงินสดที่มั่นคงในธุรกิจของคุณ
ระบบอัตโนมัติ: จะดำเนินการอย่างไร
วิธีการทำงานของธุรกิจอาจแตกต่างไปจากที่หนึ่งไปอีกที่หนึ่ง อย่างไรก็ตาม ระบบอัตโนมัติยังคงรักษาสามส่วนหลักของบัญชีลูกหนี้ไว้เหมือนเดิม: การส่งใบแจ้งหนี้ การเก็บเงิน และการจับคู่ธุรกรรมการส่งใบแจ้งหนี้ การเก็บเงิน และการจับคู่ธุรกรรม
การจัดการคอลเลกชัน
เมื่อบริษัทไม่สามารถเรียกเก็บหนี้จากลูกหนี้ได้ภายในระยะเวลาที่กำหนด บริษัทจึงเกิดหนี้เสียขึ้น ดังนั้น เพื่อให้ได้รับการชำระเงินจากลูกค้า ทีมเรียกเก็บเงินของคุณจะต้องปฏิบัติต่อพวกเขาอย่างสม่ำเสมอ เมื่อใช้เวลานานขึ้นในการรับชำระเงิน กระแสเงินสดของคุณจะมีเสถียรภาพน้อยลง กล่าวอีกนัยหนึ่งคือมีการหยุดชะงักของเงินทุน ดังนั้น การปรับให้เข้ากับระบบที่ให้คุณค่าจึงเป็นสิ่งสำคัญ
หนี้ใดๆ ที่คุณเก็บได้จะถูกจัดประเภทใหม่เป็นบัญชีลูกหนี้เพื่อให้แน่ใจว่ากระแสเงินสดจะไหลเข้าอย่างต่อเนื่อง
ใบแจ้งหนี้ E-Invoice
วัตถุประสงค์หลักของกระบวนการบัญชีลูกหนี้ที่ประสบความสำเร็จคือการเก็บเงินที่เป็นหนี้ให้กับธุรกิจ ขั้นตอนแรกคือการส่งใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้า ใบแจ้งหนี้เหล่านี้ถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติด้วยระบบอัตโนมัติของ AR และส่งแบบดิจิทัลภายในไม่กี่วินาที หากมีการใช้ภาษีมูลค่าเพิ่มหรือภาษีขาย ระบบอัตโนมัติจะคำนวณอัตราภาษีสำหรับแต่ละธุรกรรมเพื่อรวบรวมจำนวนภาษีที่ถูกต้อง
แอปพลิเคชันเงินสด
การทำให้กระบวนการ A/R เป็นอัตโนมัติจะช่วยลดจำนวนการป้อนข้อมูลด้วยตนเองที่จำเป็น และช่วยให้ธุรกิจของคุณสร้างรายได้เพิ่มขึ้น ฟังก์ชันนี้ช่วยลดเวลาที่ต้องใช้เงินสดในการเปิดใบแจ้งหนี้ วงจรการสั่งซื้อเป็นเงินสดของบริษัทของคุณจะได้รับประโยชน์จากการปรับปรุงนี้
ประโยชน์ที่แท้จริงจากการผสานรวมระบบอัตโนมัติ AR เข้ากับการดำเนินธุรกิจของคุณ
ปรับปรุงขั้นตอนการทำงานของคุณ
ด้วยการลดเวลาที่ใช้ในใบแจ้งหนี้แต่ละใบและเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์ ทีม AR ของคุณจะสามารถมุ่งเน้นไปที่การจัดการกับการชำระเงินล่าช้าและการคาดการณ์กระแสเงินสด กล่าวอีกนัยหนึ่ง การกำจัดงานที่น่าเบื่อที่สุดช่วยให้พนักงานมีสมาธิกับความสำเร็จของธุรกิจ
การปฏิบัติตาม
การให้บริการลูกค้าทั่วโลกอาจเป็นเรื่องที่น่าหวาดหวั่น เนื่องจากกฎหมายท้องถิ่นหลายฉบับที่ต้องปฏิบัติตาม โซลูชันระบบอัตโนมัติ AR สามารถช่วยให้คุณปฏิบัติตามกฎหมายท้องถิ่นได้ในสถานการณ์เหล่านี้ เป็นจุดติดต่อเดียวสำหรับการเรียกเก็บเงินทั่วโลกและช่วยให้คุณได้รับการชำระเงินในตลาดต่างๆ
ปรับปรุงความถูกต้องและการให้บริการแก่ลูกค้า
หากคุณส่งใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องอย่างสม่ำเสมอ ลูกค้าของคุณจะเชื่อมั่นในธุรกิจของคุณมากขึ้น ในทางกลับกัน บริษัทที่ส่งเอกสารไม่ถูกต้องบ่อยๆ จะดูไม่เป็นมืออาชีพในขณะที่สร้างงานเพิ่มเติมสำหรับทุกคน ไม่ว่าลูกค้าต้องการสื่อดิจิทัลหรือความเชี่ยวชาญระดับใด การช่วยเหลือลูกค้าของคุณอย่างมีประสิทธิภาพนั้นเป็นเรื่องง่ายด้วยความช่วยเหลือของระบบอัตโนมัติ A/R
อำนวยความสะดวกในเรื่องการจัดการกระแสเงินสด
เมื่อคุณประหยัดเวลาในขั้นตอนการทำงานของคุณ คุณสามารถส่งใบแจ้งหนี้ได้รวดเร็วยิ่งขึ้น การสำรวจในปี 2021 ระบุว่า 62% ของธุรกิจที่ใช้ AR เป็นอัตโนมัติมี DSO ลดลง ส่งผลให้การชำระเงินเร็วขึ้นและกระแสเงินสดดีขึ้น การไหลเข้าและออกของรายได้ที่ได้รับการปรับปรุงทำให้บริษัทสามารถลดจำนวนวันที่มียอดขายค้างชำระ (DSO) ได้
เพิ่มประสิทธิภาพในการรายงาน
AR อัตโนมัติรายงานสถานะการชำระเงินของลูกค้าตามเวลาจริงและช่วยในการติดตามอายุ AR ซึ่งเป็นวิธีการจัดประเภทลูกหนี้ลูกค้าที่ยังไม่ได้ชำระเงินตามเวลาที่เลยกำหนดชำระ ด้วยระบบอัตโนมัติ คุณสามารถตรวจสอบสถานะของลูกหนี้คงค้างได้อย่างแม่นยำ และดำเนินการอย่างรวดเร็วเพื่อเพิ่มโอกาสในการได้รับเงิน
