Mengapa Otomatisasi Account Receivable itu Penting?
Menerima pembayaran tepat waktu sangatlah penting untuk kesehatan keuangan perusahaan Anda. Disinilah otomatisasi account receivable memainkan peran penting dalam memastikan kesuksesan Anda.
Otomatisasi account receivable adalah alat yang dapat membantu tim piutang bekerja secara efisien dengan mengotomatiskan tugas berulang. Hal ini termasuk:
- Mengingatkan pelanggan pada faktur yang belum dibayar secara manual.
- Mencetak ribuan transaksi dalam hard copy.
- Menghubungi pelanggan secara langsung, saat mencapai tanggal jatuh tempo pembayaran.
Dengan menangani beberapa masalah ini, otomatisasi account receivable dapat mempercepat proses akuntansi dan keuangan yang sebelumnya manual. Solusi ini dapat membantu menghindari kesalahan faktur dalam operasi account receivable yang rumit.
Apa itu Otomatisasi Account Receivable?
Menjual produk serta layanan, dan mendapatkan pembayaran tepat pada waktunya adalah dua aspek penting dalam menjalankan bisnis. Untuk memfasilitasi penjualan, perusahaan dapat memberikan kredit kepada pelanggan yang nantinya akan ditagih sesuai dengan waktu yang ditetapkan. Dengan tidak adanya pembayaran produk atau jasa tersebut dalam jangka waktu yang ditentukan, perusahaan akan kehilangan sejumlah uang tunai yang seharusnya bisa digunakan untuk biaya operasional perusahaan.
Pada dasarnya, otomatisasi account receivable adalah cara untuk mengotomatiskan tugas berulang untuk membantu bisnis mendapatkan modal yang harus dibayar oleh pelanggan. Otomatisasi account receivable membuat pemrosesan faktur pelanggan dalam jumlah yang besar menjadi lebih mudah. Selain itu, perusahaan dapat menghemat banyak waktu saat mengumpulkan pembayaran.
Software otomatisasi account receivable juga dapat membantu bisnis dalam meningkatkan proses billing dan collection. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa pelanggan membayar layanan atau produk yang mereka gunakan sesuai dengan ketentuan waktu yang ditetapkan.
Studi menunjukkan bahwa perusahaan yang beralih dari manual ke otomatisasi mengalami peningkatan dalam Days Sales Outstanding (DSO)– yaitu rata-rata dari jumlah hari yang perusahaan butuhkan untuk menerima pembayaran setelah penjualan. Hal ini dapat memiliki efek menguntungkan pada pendapatan dan profitabilitas perusahaan.
Pendapatan bersih dan arus kas perusahaan pun dapat memperoleh manfaat dari prosedur penagihan dan pembayaran yang lebih tepat. Sementara itu dari segi kepatuhan, otomatisasi account receivable menyediakan data berharga saat menyiapkan pelaporan keuangan sesuai peraturan.
Sistem Akuntansi dan Keuangan Modern
Otomatisasi account receivable lebih dari sekadar software.
Software ini dapat melacak berbagai pembayaran, mencocokkan faktur dengan pesanan penjualan, dan memantau kartu kredit yang kadaluarsa. Bisnis dapat menetapkan insentif dan biaya untuk pembayaran lebih awal guna mencegah biaya keterlambatan. Basis data dari account receivable-lah yang memungkinkan bisnis mengetahui bagaimana faktur dan pembayaran berkembang dan mengirimkan pesan otomatis ke pelanggan.
Setelah proses disederhanakan, Anda pun akan menerima pembayaran segera dan mempertahankan arus kas yang solid.
Bagaimana Otomatisasi Account Receivable Bekerja?
Cara bisnis bekerja mungkin berbeda antara satu dan yang lainnya. Namun, otomatisasi membuat tiga bagian utama piutang tetap sama: mengirimkan faktur, menagihkan pembayaran, dan pencocokan transaksi.
Manajemen Koleksi
Ketika sebuah perusahaan gagal menagih hutang dari debiturnya dalam jangka waktu tertentu, hal tersebut dapat dikatakan sebagai hutang yang buruk. Padahal setiap hutang yang Anda kumpulkan akan direklasifikasi sebagai piutang untuk memastikan arus kas yang berkelanjutan. Namun saat menerima pembayaran lebih lama, arus kas Anda menjadi kurang stabil. Dengan kata lain, ada gangguan modal.
Jika Anda ingin mendapatkan pembayaran dari pelanggan secara rutin, maka tim penagihan Anda harus memperlakukan hal tersebut secara konsisten. Oleh karena itu, sangat penting bagi Anda untuk beradaptasi dengan sistem yang dapat memberikan nilai. Hal ini akan sangat berguna bagi perusahaan Anda, karena nantinya arus kas perusahaan Anda dapat berputar secara sehat.
E-Invoicing
Hal yang paling penting dari proses piutang adalah mengumpulkan uang pelanggan yang terutang ke bisnis. Langkah pertama adalah mengirim faktur ke pelanggan. Faktur ini dibuat secara otomatis dengan otomatisasi account receivable, dan dikirim secara digital dalam hitungan detik. Jika PPN atau pajak penjualan berlaku, sistem otomatis ini akan menghitung tarif pajak untuk setiap transaksi agar dapat mengumpulkan jumlah pajak yang tepat.
Aplikasi Tunai
Mengotomatiskan proses A/R berguna untuk mengurangi jumlah entri data manual yang diperlukan. Hal ini dapat membantu bisnis Anda menghasilkan lebih banyak pendapatan. Fungsionalitas ini mengurangi waktu yang diperlukan dalam penggunaan uang tunai untuk membuka faktur. Siklus order-to-cash perusahaan Anda pun akan mendapatkan manfaat dari peningkatan ini.
Manfaat dari Otomatisasi Account Receivable
Sederhanakan Alur Kerja Anda
Otomatisasi account receivable dapat mengurangi waktu yang dihabiskan oleh karyawan untuk setiap faktur dan pengoptimalan alur kerja. Tim account receivable Anda pun bisa lebih fokus untuk menangani pembayaran yang terlambat dan memperkirakan arus kas. Dengan kata lain, menghilangkan tugas manual dan berulang ini memungkinkan karyawan untuk lebih berkonsentrasi pada pekerjaan penting lainnya yang dapat memastikan kesuksesan bisnis.
Kepatuhan
Melayani klien global dapat menjadi hal yang menakutkan, karena banyaknya undang-undang lokal yang harus dipatuhi. Dalam situasi ini, solusi otomatisasi A/R dapat membantu Anda untuk menyesuaikan aturan tersebut. Solusi ini memberikan Single Point of Contact (SPoC) yang nantinya akan memberikan informasi valid untuk penagihan global, dan memungkinkan Anda membayar di pasar yang berbeda.
Meningkatkan Pelayanan kepada Pelanggan
Jika Anda secara konsisten mengirimkan faktur yang akurat, klien Anda akan lebih percaya pada bisnis Anda. Sebaliknya, perusahaan yang sering mengirimkan dokumen yang salah, terkesan tidak profesional sekaligus menciptakan pekerjaan tambahan untuk semua orang. Terlepas dari media digital pilihan pelanggan, membantu pelanggan Anda secara efektif akan sangat mudah dilakukan dengan bantuan otomatisasi account receivable.
Memfasilitasi Arus Kas
Saat Anda menghemat waktu dalam alur kerja, Anda dapat mengirim faktur lebih cepat. Survei tahun 2021 menunjukkan bahwa 62% bisnis yang mengotomatiskan account receivable mereka mengalami penurunan DSO. Ini menghasilkan pembayaran yang lebih cepat dan perputaran arus kas yang sehat. Pendapatan arus masuk dan keluar yang lebih baik ini memungkinkan perusahaan untuk meminimalkan Days-Sales-Outstanding (DSO).
Meningkatkan Pelaporan
Otomatisasi account receivable melaporkan status pembayaran pelanggan secara real-time dan membantu melacak account receivable aging. Account receivable aging ini merupakan metode untuk mengkategorikan piutang pelanggan yang belum dibayar berdasarkan waktu tunggakannya. Dengan otomatisasi account receivable, Anda dapat memantau hal tersebut secara akurat.
