การรวมระบบเข้าด้วยกันและทำให้ระบบเป็นอัตโนมัติ: เชื่อมช่องว่างระหว่างระบบที่สร้างขึ้นโดยอิสระ

คำว่า “Automation” หรือ “ระบบอัตโนมัติ” ได้กลายเป็นคำพูดติดหูในอุตสาหกรรมเทคโนโลยีและในภาคอุสาหกรรมอื่นๆอีกด้วย ซึ่งเมื่อองค์กรมีการเริ่มเปลี่ยนแปลงระบบให้กลายเป็นอัตโนมัติ การที่มีหนึ่งบริษัทเริ่มใช้ระบบการทำงานแบบอัตโนมัติแล้ว บริษัทอื่นๆก็จะเริ่มเปลี่ยนแปลงตามเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ

การรวมระบบที่แตกต่างกันภายในองค์กรอาจเป็นการเริ่มต้นสู่การเปลี่ยนแปลงดิจิทัลครั้งแรกของบางธุรกิจ โดยบางครั้งการอัตโนมัติอาจเป็นส่วนหนึ่งของกิจกรรมการเปลี่ยนแปลงดิจิทัลของธุรกิจ

ดังนั้นคำถามตอนนี้คือ การรวมระบบและการอัตโนมัติเป็นสองสิ่งที่แตกต่างกันหรือไม่?

ในบทความนี้เราจะอธิบายว่าการรวมระบบและการอัตโนมัติคืออะไร และเรื่องที่สำคัญคือว่าทั้งสองสามารถช่วยปรับปรุงธุรกิจของคุณได้อย่างไร

ระบบอัตโนมัติ: คืออะไรและระบบอัตโนมัติสามารถเปลี่ยนวิธีการทำงานของคุณได้อย่างไร

ตามคำนิยามของ Merriam-Webster นั้น คำว่า “Automation” หรือ “ระบบอัตโนมัติ” นั้นถูกนิยามไว้ว่าเป็น “เทคนิคในการทำให้เครื่องมือ กระบวนการ หรือระบบทำงานโดยอัตโนมัติ”

เมื่อคำจำกัดความของ “ระบบอัตโนมัติ” ได้ถูกกล่าวออกมาแล้ว เราสามารถกล่าวได้ว่าแอปพลิเคชั่นที่หลายองค์กรใช้นั้นสามารถถือได้ว่าเป็นเรื่องมือที่ “ทำงานได้โดยอัตโนมัติ” ยกตัวอย่างเช่น แอปพลิเคชั่นด้านดารเงินที่มีการรวบรวมความสามารถที่เกี่ยวข้องกับการทำงานอัตโนมัติเอาไว้และสามารถจัดการกับกระบวนการธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับแผนการเงินได้ เช่น งานที่เกี่ยวข้องกับบัญชีทั่วไป ลูกหนี้การค้า ลูกหนี้ตามใบแจ้งหนี้ และการปิดบัญชีการเงิน

นอกจากนี้แล้ว ระบบอัตโนมัตินั้น ยังสามารถเสนอได้ว่าองค์กรได้ดำเนินการทำงานแบบอัตโนมัติเป็นเวลานาน เนื่องจากหลายองค์กรได้นำเอาระบบ Software-as-a-Service (SaaS) เข้ามาใช้เพื่อให้เหมาะสมกับความต้องการของธุรกิจ

อย่างไรก็ตาม ระบบอัตโนมัติแบบดั้งเดิมเหล่านี้มักจะถูกจำกัดไว้ใช้แค่เฉพาะแผนก เช่น การเงิน ทรัพยากร บุคคล การขาย การจัดซื้อ ซัพพลายเชน และการผลิต ซึ่งนั้นหมายความว่าแผนกยังดำเนินการในรูปแบบแยกกันและใช้ข้อมูลจากแหล่งที่มีความหลากหลาย

เป็นระยะเวลานานแล้ว บริษัทใช้เทคนิคเช่น ระบบข้อบังคับข้อมูลกลาง (Enterprise Service Bus: ESB) หรือกระบวนการแปลงข้อมูล (Extract, Transform, and Load: ETL) เพื่อประสานข้อมูลที่เก็บรวบรวมมาจากแอปพลิเคชันต่างๆ ที่ใช้งานอยู่ วิธีการนี้เป็นรูปแบบที่เริ่มแรกของการอัตโนมัติกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับแผนกหลายแผนก

ถึงแม้ว่าผู้ผลิตซอฟตฺแวร์จะพยายามแก้ไขปัญหาดังกล่าวโดยการพยายามทำชุดซอฟต์แวร์ที่ครอบคลุมทั้งระบบการวางแผนทรัพยากรขององค์กรบนคลาวด์ (Cloud Enterprise Resource Planning: ERP) หรือระบบการบริหารความสัมพันธ์กับลูกค้า (Customer Relationship Management: CRM) การที่จำนำซอฟแวร์มาใช้ตามลักษณะที่คุณต้องการนั้นทำให้กลายเป็นเรื่องที่ทำได้ยากและกลับกลายเป็นว่ามีค่าใช้จ่ายสูงขึ้นและใช้เวลาในการปรับเปลี่ยนนาน

แอปพลิเคชั่นแบบ SaaS เองก็มีข้อจำกัดในการทำงานเมื่อพูดถึงเรื่องการอัพเดตระบบ เนื่องจากระบบ SaaS นั้นมีค่าใช้จ่ายในการอัพเดตระบบและมีกระบวนการที่ซับซ้อน ทำให้รูปแบบธุรกิจ SaaS นั้นเป็นลักษณะที่คล้ายกับระบบที่มีขนาดเดียวแต่มีพื้นที่พอสำหรับทุกคน

ชุดซอฟต์แวร์แต่ละชุดสามารถตอบสนองความต้องการขององค์กรแค่เพียงบางส่วนเท่านั้น องค์กรทั่วไปจึงเก็บพื้นที่สำหรับการจัดเก็บข้อมูล หรือสำหรับพัฒนาแอปพลิเคชั่นที่เรียกกันว่าแอปพลิเคชั่น “ดาวเทียม” เพื่อเติมเต็มช่องว่างที่ชุดซอฟต์แวร์ไม่สามารถทำงานได้ สิ่งเหล่านี้และความยืดหยุ่นที่จำกัดของชุดซอฟต์แวร์ขนาดใหญ่ ทำให้เกิดการพัฒนาซอฟแวร์ที่มีระบบดูแลกระบวนการที่ครบครัน

นี้ทำให้เกิดระบบอัตโนมัติที่ครอบคลุมตั้งแต่ต้นจนจบกระบวนการ (end-to-end automation model) ที่ให้ความสำคัญเกี่ยวกับกระบวนการทำงานที่เป็นอัตโนมัติภายใต้ระบบที่มีความซับซ้อนที่มีความเกี่ยวโยงกับหลายแผนกและฟังก์ชั่น โดยการสร้างฟังก์ชั่นการทำงานของระบบที่สามารถเพิ่มการทำงานร่วมกันของหลายๆระบบเข้าด้วยกันได้ องค์กรเองยังคงต้องให้ความสำคัญกับความสามารถในการปรับเปลี่ยนและปรับปรุงกระบวนการเหล่านี้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพในการตอบสนองต่อความต้องการที่เกิดขึ้น เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่รวดเร็วและมีความคล่องตัวทางธุรกิจ สิ่งนี้ได้เกิดจากการใช้เครื่องมือการทำงานที่มีความยืดหยุ่นและการจัดการกับระบบที่ใช้โค้ดน้อย (low-code orchestration tools) ซึ่งถือว่าเป็นสิ่งสำคัญ 

“การรวมระบบ” คืออะไร และเกี่ยวข้องกับ “ระบบอัตโนมัติ” อย่างไร

กระบวนการทำงานแบบอัตโนมัติตั้งแต่ต้นจนจบ (End-to-End automation) นั้นเกี่ยวข้องกับการทำงานร่วมกันกับระบบอื่นๆภายในองค์กร เช่น แอปพลิเคชั่นซอฟต์แวร์และระบบของเครื่องจักร เพื่อช่วยให้กระบวนการทั้งหมดเป็นไปโดยอัตโนมัติ นอกจากนี้แล้ว ยังช่วยลดหย่อนการทำงานที่ต้องทำเองด้วยมือ ลดการกรอกข้อมูลด้วยตนเองและข้อผิดพลาดจากงานดังกล่าว

เทคโนโลยีการผสานรวม (Integration technology) ช่วยให้ระบบที่ออกแบบด้วยตนเองแยกออกมาและสามารถทำงานร่วมกับระบบอื่นๆด้ โดยทำหน้าที่เป็นสะพานในเรื่องการสื่อสารระหว่างกระบวนการต่างๆได้ ซึ่งมีการตรวจสอบ แมพ และแปลงรูปข้อมูลขณะที่เคลื่อนย้ายระหว่างระบบ นอกจากนี้ เทคโนโลยีการผสานรวมยังมีความสามารถในการเปลี่ยนเส้นทางของข้อความและข้อมูลไปยังเป้าหมายที่ตั้งไว้

เช่น ในกรณีที่คำสั่งซื้อมูลค่าต่ำกว่า 100,000 ดอลลาร์จะถูกส่งไปยังระบบการปฏิบัติการคำสั่งซื้อ ในขณะที่คำสั่งซื้อที่มีมูลค่าเกินขีดจำกัดจะถูกส่งไปยังแอปพลิเคชันที่ผู้อนุมัติที่ได้รับมอบหมายสามารถตรวจสอบและตัดสินใจเกี่ยวกับคำสั่งซื้อเหล่านั้น

สิ่งสำคัญที่ธุรกิจจะสามารถเรียนรู้ได้คือฟังก์ชั่นการผสานรวม เช่น การเชื่อมระหว่างโปรโตคอล การเปลี่ยนเส้นทาง การตรวจสอบข้อมูล การแมพปิ้ง ที่มีความสำคัญเมื่อต้องการทำให้กระบวนการที่เกี่ยวข้องกับระบบที่ออกแบบเองแยกต่างหากเป็นอัตโนมัติ

ยุทธศาสตร์การอัตโนมัติองค์กรมีศักยภาพในการลดต้นทุน เพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผล และเพิ่มความคล่องตัวของธุรกิจ อย่างไรก็ตาม ยุทธศาสตร์การอัตโนมัติองค์กรยังมีประโยชน์อื่น ๆ ที่สำคัญต่อองค์กรได้แก่

ชุดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน

การมีกลยุทธ์ในการทำงานที่แตกต่างกันอาจทำให้วัตถุประสงค์ของแต่ละงานต่างกันออกไป เช่น การลดต้นทุนด้วยการทำระบบให้เป็นอัตโนมัติและความคล่องตัวในการผสานรวมระบบของธุรกิจ ซึ่งอาจทำให้เกิดความขัดแย้งและข้อขัดแย้งในแง่ของทรัพทยากร แต่ในทางตรงกันข้าม ยุทธศาสตร์ที่รวมกันจะถูกนำไปโดยชุดเป้าหมายที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน เช่น การเพิ่มประสิทธิภาพและส่งเสริมความคล่องตัวของธุรกิจ

ความสอดคล้องกัน

องค์กรสามารถใช้เทคโนโลยีการผสานรวมและทักษะที่ได้รับมาเพื่อสนับสนุนระบบการอัตโนมัติ ซึ่งช่วยให้องค์กรประหยัดเงินและเวลา

การปรับปรุงเชิงเสถียรภาพ

เมื่อองค์กรพยายามจัดการกับความท้าทายใหม่ พวกเขาสามารถใช้เทคโนโลยีและทักษะที่เหมาะสมที่มาพร้อมกับกลยุทธ์การใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อเผชิญหน้ากับความท้าทายใหม่เหล่านั้น

การจัดการสถานการณ์ที่ซับซ้อน

ในกรณีเช่นนี้ อาจจำเป็นต้องใช้การรวมกันของเทคโนโลยีอัตโนมัติและการรวมระบบ (เช่น RPA, iPaaS และ MFT) ที่ได้รับการสนับสนุนจากกลยุทธ์การอัตโนมัติขององค์กรของคุณ อย่างไรก็ตาม การจัดการเรื่องนี้กลายเป็นสิ่งที่ท้าทายมากขึ้นหากมีความรับผิดชอบที่แยกกันสำหรับสองวิชาชีพเหล่านี้

มุมมองเกี่ยวกับปัญหาทางธุรกิจและเทคโนโลยีที่เป็นไปได้

การมีกลยุทธ์การทำงานบนระบบอัตโนมัติขององค์กรพร้อมกับทีมงานที่รับผิดชอบในการดำเนินการ ช่วยให้องค์กรของคุณมีความเข้าใจที่ครอบคลุมเกี่ยวกับความท้าทายที่เกิดขึ้นและการแก้ไขปัญหาที่เกี่ยวข้อง อย่างตรงข้าม การมีกลยุทธ์และทีมงานสนับสนุนที่แยกต่างหากจะทำให้มุมมองเป็นแบบกระจายและไม่สมบูรณ์ ทำให้การวางแผน การจัดการ การตรวจสอบ และการบริหารจัดการกิจกรรมการรวมระบบและการอัตโนมัติยิ่งทำได้ยากขึ้นอย่างมาก

ข้อคิดสุดท้าย

การจัดทำกลยุทธ์การรวมระบบและกลยุทธ์การใช้ระบบอัตโนมัตินั้นอาจจะเป็นเรื่องที่มีความท้าทายสูง โดยเฉพาะในองค์กรที่หน่วยงานต่าง ๆ ได้นำเสนอวิธีการที่แตกต่างกัน ตามปกติ ความรับผิดชอบในกลยุทธ์การรวมระบบอยู่ในโดเมนของภาคเทคโนโลยีสารสนเทศ ในขณะที่กลยุทธ์การอัตโนมัติอาจถูกจัดการโดยทีมธุรกิจ เช่น ทีมการเงิน

ด้วยเหตุนี้ ทีมสนับสนุนที่แยกต่างหาก ซึ่งเรียกว่า “ศูนย์เอกชน” (Centers of Excellence) มักจัดตั้งขึ้น สำหรับการพัฒนากลยุทธ์การอัตโนมัติ แนะนำให้คุณทำการรวมทีมศูนย์เอกชนทางการรวมระบบและการอัตโนมัติเป็นทีมการอัตโนมัติขององค์กร โดยให้เกิดการประสานงานและการดำเนินการโครงการอัตโนมัติที่ดีขึ้นที่ระดับองค์กรโดยรวม

เกี่ยวกับ Workato

ฟิลด์การรวมระบบเป็นแพลตฟอร์มเดียว หรือ iPaaS นั้นเป็นฟิลด์ที่มีผู้ให้บริการหลากหลาย ไม่ขาดผู้ให้บริการ iPaaS ที่มอบความสามารถในการรวมระบบอย่างง่ายดายให้กับธุรกิจ แต่มีน้อยเพียงรายเดียวที่สามารถเริ่มต้นการรวมระบบได้ พร้อมทั้งเปิดโอกาสให้มีการอัตโนมัติได้ทั่วทั้งองค์กร

Workato ถือว่าเป็นหนึ่งในผู้ให้บริการการรวมสแต็คการทำงานแบบที่ใช้โค้ดน้อย หรือ ไม่จำเป็นจะต้องใช้โค้ดเลย (LCNC) และสามารถทำเวิร์กโฟลว์ในการทำงานให้กลายเป็นอัตโนมัติที่เป็นระดับแนวหน้าของตลาดในอุสาหกรรมนี้ นอกจากนี้แล้ว ความเป็นผู้นำของ Workato ยังถูกย้ำด้วยการได้รับการยอมรับในฐานะผู้นำใน Magic Quadrant ของ Gartner สำหรับผู้ให้บริการ iPaaS เป็นเวลาห้าปีติดต่อกัน