Integrasi dan Otomatisasi: Menyatukan Sistem yang Dibangun Secara Independen

Otomatisasi adalah salah satu hal yang sedang populer di era modern. Kepopulerannya bukan cuma berlaku di industri IT, tapi juga banyak digunakan di sektor lain. Meningkatnya pencarian kata ‘otomatisasi’ ini tak lepas dari banyaknya perusahaan yang memulai upaya otomatisasi, dan semakin banyak pula perusahaan yang menyediakan layanan otomatisasi. 

‘Otomatisasi’ sendiri seringkali dikaitkan dengan kata ‘integrasi’, dimana keduanya adalah bagian dari inisiatif transformasi digital bisnis. Mungkin kemudian Anda akan bertanya, apakah integrasi dan otomatisasi adalah dua disiplin ilmu yang terpisah?

Maka di dalam artikel ini kami akan membahas seputar integrasi dan otomatisasi, tentang bagaimana keduanya saling terkait, dan yang paling penting, bagaimana keduanya dapat membantu meningkatkan bisnis Anda.

Definisi Otomatisasi dan Bagaimana Hal Tersebut Mengubah Cara Anda Bekerja 

Merriam-Webster mendefinisikan otomatisasi sebagai, “teknik untuk membuat perangkat, proses, atau sistem yang beroperasi secara otomatis”.

Berdasarkan definisi diatas, jelas bahwa sebagian besar aplikasi yang digunakan perusahaan dapat dianggap sebagai “alat otomatisasi”. Sebagai contoh, aplikasi keuangan perusahaan Anda mungkin menyediakan serangkaian fungsi yang bertujuan mengotomatiskan tugas dan proses bisnis bagi departemen keuangan. Otomatisasi tersebut mencakup beberapa tugas penting seperti buku besar, hutang dan piutang, serta jurnal penutup. 

Dalam hal ini, bisa dibilang bahwa perusahaan Anda telah lama mengadopsi proses otomatisasi. Karena, perusahaan Anda mengotomatiskan tugas penting perusahaan dengan menggunakan solusi Software-as-a-Service (SaaS) untuk memenuhi kebutuhan alur kerja bisnis. 

Namun metode otomatisasi tradisional ini biasanya terbatas pada beberapa departemen tertentu, seperti keuangan, HR, sales, pengadaan, rantai pasokan, dan manufaktur. Itu artinya, departemen Anda bisa jadi masih beroperasi dalam silo data dari sumber yang berbeda.

Untuk mengatasi silo data tersebut, banyak perusahaan yang menggunakan teknologi seperti Enterprise Service Bus (ESB) dan Extract, Transform, dan Load (ETL) untuk menyatukan data di berbagai aplikasi yang berbeda. Pendekatan ini merupakan versi awal dari otomatisasi proses. Namun kekurangan dari ESB dan ETL adalah kemampuannya yang hanya bisa melibatkan beberapa departemen saja.

Untuk mengatasi masalah ini, pembuat software pun akhirnya mengembangkan rangkaian fungsi komprehensif seperti ERP dan CRM agar dapat menjangkau sistem yang lebih luas. Nemun, mengotomatiskan proses penyatuan data dengan mengadopsi rangkaian ini sangat sulit dan tidak efektif, menghabiskan banyak waktu, serta biaya yang cukup mahal. 

Oleh karena itu, terciptalah model otomatisasi end-to-end yang baru. Dimana model otomatisasi end-to-end ini berfokus pada mengotomatiskan proses kompleks secara efektif dan efisien. 

Apa itu “Integrasi” dan Apa Hubungannya dengan “Otomatisasi”?

Model otomatisasi end-to-end yang telah disinggung di atas, mengacu pada penggabungan beberapa sistem yang dirancang secara independen termasuk aplikasi software dan mesin, untuk mengotomatiskan proses kerja. Tujuan dari penggabungan ini adalah untuk meningkatkan efektivitas dengan mengurangi risiko kesalahan yang sering terjadi akibat proses secara manual.

Di sisi lain, teknologi integrasi memiliki peran penting dalam menghubungkan sistem yang dirancang secara independen, dengan berbagai protokol yang berbeda. Fungsi utama teknologi integrasi adalah memvalidasi, memetakan, mengubah format data saat data berpindah antar sistem, serta mengarahkan pesan dan data ke tujuan yang dituju.

Misalnya, jika pelanggan Anda melakukan pemesanan pembelian dengan nilai di bawah $100.000. Pesanan tersebut akan diarahkan ke sistem pemenuhan pesanan secara otomatis. Tetapi, jika nilai pesanan melebihi batas tersebut, maka informasi akan dikirim secara otomatis ke aplikasi lain untuk ditinjau oleh penanggung jawab.

Melalui penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa integrasi mengacu pada proses menggabungkan atau menyatukan berbagai sistem, sedangkan otomatisasi adalah proses mengotomatiskan tugas dengan menggunakan teknologi dan software.

Integrasi dan otomatisasi memiliki kaitan yang erat satu sama lain, dalam menjalankan inisiatif transformasi digital bisnis. 

Dibawah ini kami memaparkan beberapa manfaat dari integrasi dan otomatisasi untuk perusahaan Anda.

Menentukan Strategi dan Tujuan yang Sama

Agar mendapat manfaat yang optimal, proses integrasi dan otomatisasi perusahaan harus memiliki strategi dan tujuan yang sama. Apabila keduanya memiliki strategi dan tujuan yang berbeda, maka akan menimbulkan masalah dan konflik sumber daya. Jika keduanya memiliki strategi dan tujuan yang sama, makai akan meningkat efisiensi secara maksimal.

Sinergi

Sinergi kerja yang terjadi antara integrasi dan otomatisasi dapat memberikan manfaat yang signifikan bagi perusahaan Anda. Dengan mengintegrasikan sistem dan mengotomatiskan tugas-tugas yang ada, perusahaan Anda dapat menghilangkan pekerjaan manual. Hal ini dapat mengurangi biaya operasional dan meningkatkan efisiensi penggunaan sumber daya.

Pengoptimalan

Integrasi dan otomatisasi juga memiliki manfaat yang signifikan dalam mengoptimalkan proses alur kerja perusahaan. Dengan otomatisasi, karyawan Anda pun akan terbebas dari rutinitas manual dan bisa lebih fokus pada tugas yang bernilai tambah. Hal ini dapat meningkatkan produktivitas individu dan tim secara keseluruhan.

Mengatasi Skenario yang Kompleks

Di dalam perusahaan, Anda mungkin akan menemui beberapa pekerjaan yang membutuhkan kombinasi otomatisasi dan integrasi yang didukung oleh strategi perusahaan Anda. Beberapa diantaranya adalah, RPA, iPaaS, dan MFT. Beberapa contoh tersebut akan terasa lebih sulit diselesaikan, apabila Anda memisahkan disiplin ilmu otomatisasi dan integrasi. 

Pandangan Tentang Kemungkinan Masalah Bisnis dan Teknologi

Untuk mengoptimalkan manfaat otomatisasi dan integrasi, Anda harus memiliki strategi otomatisasi perusahaan beserta tim yang bertanggung jawab untuk mengimplementasikannya. Tim otomatisasi perusahaan yang Anda miliki dapat memberikan pemahaman yang komprehensif tentang tantangan integrasi dan otomatisasi bisnis yang akan Anda hadapi, dan akan memberikan solusi yang dapat membantu Anda mengatasi masalah. 

Ringkasan Penutup

Menyatukan strategi integrasi dan otomatisasi memang bukanlah hal yang mudah, terutama jika perusahaan Anda menggunakan unit dan pendekatan yang berbeda untuk mengelola keduanya. Sebagai contoh, integrasi sering kali menjadi tugas tim IT, sementara tim bisnis berperan dalam mengatur strategi otomatisasi.

Jika tim pengelolaan terpisah seperti contoh diatas, biasanya perusahaan akan membuat “Centres of Excellence” (CoEs) atau tim pengembangan untuk kedua hal tersebut. Jika Anda ingin mengembangkan strategi otomatisasi perusahaan, Anda dapat secara bertahap mengintegrasikan tim CoEs integrasi dan otomatisasi menjadi satu tim otomatisasi perusahaan yang terpadu. Konsolidasi ini akan memfasilitasi koordinasi dan implementasi yang jauh lebih baik.

Tentang Workato

Untuk mengatasi masalah integrasi dan otomatisasi yang sudah kita bahas diatas, Anda dapat percayakan pada Workato. Workato adalah sebuah platform integrasi dan otomatisasi alur kerja (workflow automation) yang menggunakan pendekatan low-code/no-code. Platform ini memungkinkan Anda mengintegrasikan berbagai sistem dan aplikasi yang ada dalam perusahaan Anda, serta mengotomatiskan alur kerja bisnis secara efisien, tanpa memerlukan pemrograman yang rumit. 

Kemampuan Workato telah diakui, terbukti dengan kemenangannya dalam Gartner’s Magic Quadrant untuk penyedia iPaaS selama lima tahun berturut-turut. Peran Workato ini dapat membantu perusahaan Anda merasakan manfaat integrasi dan otomatisasi secara maksimal, untuk meningkatkan operasional bisnis, mempercepat transformasi digital, dan mencapai keunggulan kompetitif.