ทำให้กระบวนการทางการเงินและบัญชีเป็นไปโดยอัตโนมัติด้วย BlackLine – จากมุมมองของลูกค้าผู้ใช้งานจริง

สำหรับธุรกิจส่วนใหญ่ การคิดค้นริเริ่มขั้นตอนการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลนั้น มักจะมุ่งเน้นไปที่การทำให้กระบวนการทางการเงินและการทำบัญชีเป็นไปโดยอัตโนมัติ เมื่อการทำงานแบบอัตโนมัติเข้ามามีบทบาทมากขึ้นและเริ่มที่จะขบวนการการทำงานที่น่าเบื่อหน่ายที่ต้องทำด้วยตนเองออกไป ทำให้ผู้เชี่ยวชาญด้านการเงินและการบัญชี (F&A) จะได้รับประโยชน์จากเวลาอันมีค่าที่สามารถใช้เพื่อมุ่งเน้นไปที่การวางแผนเชิงกลยุทธ์และส่วนที่น่าสนใจอื่นๆ ของงาน

ท่ามกลางซอฟต์แวร์การทำบัญชีที่มีอยู่ในตลาดมากมายในยุคของการใช้ซอฟต์แวร์เป็นโซลูชั่น หรือ SaaS บางครั้งจึงอาจจะเป็นเรื่องยากในการตัดสินใจที่จะเลือกใช้โซลูชั่นการบัญชีที่ตรงกับความต้องการขององค์กรที่มีการเติบโตอย่างรวดเร็วขององค์กรคุณ ทำให้โซลูชั่นการทำบัญชีบนคลาวด์ของ BlackLine นั้นโดดเด่นเหนือโซลูชั่นอื่นในตลาด

BlackLine เป็นหนึ่งในโซลูชั่นการทำบัญชีบนคลาวด์ไม่โซลูชั่นที่สามารถให้บริการผ่านระบบการทำงานแบบอัตโนมัติที่ครบวงจร พร้อมสำหรับกระบวนการปิดบัญชีทางการเงินของบริษัท ทำให้งานต่างๆ เป็นไปโดยอัตโนมัติ เช่นการทบยอดบัญชี รายการบันทึกประจำวัน และการวิเคราะห์ผลต่าง ช่วยให้ผู้ใช้ประหยัดเวลาและมุ่งเน้นไปที่งานที่มีมูลค่าเพิ่มมากขึ้น

ความสามารถของ BlackLine ในการผสานรวมระบบที่มีความแข็งแกร่งนั้นกลายเป็นอีกจุดแข็งเหนือคู่แข่ง เนื่องจากความสามารถในการผสานรวมระบบกับระบบ ERP และระบบการเงินอื่นๆอีกมากมาย ที่รวมถึง SAP, Oracle NetSuite และ Microsoft Dynamics ซึ่งหมายความว่าผู้ใช้สามารถนำเข้าข้อมูลจากระบบเหล่านี้ไปยัง BlackLine ได้โดยง่าย โดยไม่จำเป็นต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง

ด้วยสถาปัตยกรรมคลาวด์ของ BlackLine สามารถช่วยให้ผู้ใช้เข้าถึงระบบได้จากทั่วทุกมุมโลก ทุกที่ ทุกเวลา และบนทุกอุปกรณ์ โดยอาศัยเพียงแค่การเชื่อมต่อเข้ากับอินเตอร์เน็ต ช่วยให้สามารถจัดการกับธุรกรรมและผู้ใช้ในปริมาณมาก ทำให้เหมาะสำหรับบริษัทที่เติบโตอย่างรวดเร็วหรือผู้ที่ต้องการบัญชีที่ซับซ้อน สถาปัตยกรรมระบบคลาวด์ยังช่วยให้ธุรกิจสามารถปรับขนาดได้ ซึ่งหมายความว่าสามารถรองรับธุรกิจได้ทุกขนาด

นอกจากนี้แล้ว BlackLine ยังมีชื่อเสียงในด้านการสนับสนุนลูกค้าที่ยอดเยี่ยมด้วยทีมผู้เชี่ยวชาญที่พร้อมให้ความช่วยเหลือลูกค้าเกี่ยวกับปัญหาหรือคำถามที่อาจมี

ในบทความนี้ เราจะดูบริษัท 4 แห่งที่แบ่งปันเรื่องราวความสำเร็จกับ BlackLine หลังจากนำชุดบัญชีคลาวด์และผลิตภัณฑ์ทางการเงินอัตโนมัติไปใช้ในองค์กรเดิม

CSL – บริษัทเทคโนโลยีชีวภาพชั้นนำระดับโลก

การขาดกระบวนการที่คล่องตัวเนื่องจากต้องจัดการการเงินผ่านระบบ ERP ที่แยกจากกัน ถือเป็นปัญหาสำคัญสำหรับ CSL เมื่อการทบยอดบัญชีต่างๆเป็นองค์ประกอบที่จะได้รับประโยชน์จากการปรับปรุงในรูปแบบของมาตรฐานและการปฏิบัติตามข้อกำหนด ผู้เชี่ยวชาญของ CSL ได้ทำการวิจัยและพบว่า BlackLine เป็นเครื่องมือชั้นนำที่พวกเขาควรมี

CSL แยกโมเดล SaaS ของ BlackLine และความสามารถในการผสานรวมที่ง่ายดายกับ ERP ที่แตกต่างกัน เป็นหนึ่งในองค์ประกอบสำคัญในการตัดสินใจเมื่อเลือก BlackLine

“เราดีใจที่ BlackLine เป็นโซลูชั่น Software-as-a-Service (SaaS) เพราะนั่นหมายความว่าสามารถเชื่อมต่อกับระบบ ERP ต่างๆ ได้ ด้วยสำนักงานและองค์กรต่างๆ ทั่วโลกและแต่ละแห่งต่างทำสิ่งต่างๆ ในแบบของตัวเอง สิ่งสำคัญคือต้องนำมาตรฐานมาใช้ทั่วทั้งกระดาน” Mangesh Panshikar ผู้อำนวยการฝ่ายนวัตกรรมการเงินของ CSL กล่าวถึง BlackLine

ด้วยผลิตภัณฑ์การจัดการทางการเงินระหว่างบริษัทของ BlackLine ที่นำเสนอคุณสมบัติมากมายในเรื่องการอำนวยความสะดวกในการจัดการงานที่มีจำนวนมาก โดยเน้นการสอดคล้องกับข้อกำหนดด้านกฎระเบียบในประเทศต่างๆที่องค์กรจำเป็นต้องทำตาม หลังจากที่ BlackLine ได้เข้ามาช่วยเสริมรูปแบบบริการที่ใช้ร่วมกันของ CSL และช่วยเสริมสร้างความสมบูรณ์และการปฏิบัติตามข้อกำหนดของธุรกิจ ช่วยให้เห็นได้ว่า CSL ได้รับการทบยอดและรับรองบัญชีระหว่างบริษัท

“เป้าหมายหลักคือการเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการกับกระบวนการทางการเงินในช่วงสิ้นเดือนผ่านระบบอัตโนมัติ  ซึ่งช่วยลดเวลาที่จำเป็นสำหรับการกระทบยอดและช่วยให้พนักงานมุ่งเน้นไปที่การวิเคราะห์ ด้วยระบบอัตโนมัติและประสิทธิภาพมาพร้อมกับการปฏิบัติตามข้อกำหนด แต่ที่สำคัญพอๆ กับความพึงพอใจของพนักงาน การให้พนักงานไม่ต้องเสียเวลากับเรื่องธรรมดา กิจกรรมที่ต้องทำด้วยตนเองถือเป็นการเพิ่มมูลค่าครั้งใหญ่ ซึ่ง CSL กระตือรือร้นที่จะทำ และ BlackLine เป็นตัวขับเคลื่อนหลักในเรื่องนี้” Mangesh Panshikar กล่าวเสริม

Pepper Global—บริษัทบริการทางการเงิน

สำหรับบริษัทอย่าง Pepper Global นั้นมีความต้องการโซลูชั่นที่สามารถทำงานได้อย่างว่องไว และช่วยให้สามารถเคลื่อยย้ายบัญชีไปยังผู้ใช้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องที่มีความเฉพาะเจาะจงมากขึ้นและราบรื่นกว่าเดิม เครื่องมือที่มีความสามารถในการเพิ่มประสิทธิภาพในการทบยอดนั้นช่วยให้เพิ่มข้อมูลที่สำคัญแก่นักบัญชีการเงินซึ่งถือว่าเป็นเรื่องที่สำคัญ ตำแหน่งส่วนกลางที่ผู้ใช้สามารถดูว่าแต่ละคนกำลังทำงานอะไรอยู่ก็เป็นสิ่งที่ Pepper Global ต้องการเช่นกัน

“เดิมที เราได้มีการกำหนดมาตรฐานภายในระบบ BlackLine โดยที่พิจารณาจากวิธีการทบยอดบัญชี ณ จุดนั้น การจัดกลุ่มผังบัญชีใหม่อีกครั้งและจัดกระบวนการให้สอดคล้องกับการจัดกลุ่มเหล่านั้น เราสามารถใช้ประโยชน์จากระบบอัตโนมัติเกี่ยวกับการรับรองและกฎภายใน BlackLine เพื่อทริกเกอร์ตามเกณฑ์ภายในแพลตฟอร์มการบัญชี เราสามารถทำให้กระบวนการนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติได้อย่างมากโดยแทบไม่ต้องมีการจัดการบัญชี นั่นทำให้นักบัญชีมีเวลามากขึ้น” Paul Minogue ผู้จัดการระบบการเงินของ Pepper Global กล่าวกับ BlackLine

นับตั้งแต่ใช้ BlackLine ความซับซ้อนในการจัดการบริษัทในเครือก็ลดลงบ้าง เนื่องจาก Pepper Global สามารถดำเนินการทบยอดในหลายสกุลเงินได้ในขณะที่ได้รับสิทธิพิเศษในการตั้งค่าสกุลเงินสำหรับกลุ่มตามตรรกะที่กำหนดไว้ล่วงหน้า นี่คือสิ่งที่ Pepper Global ต้องการจริงๆ เนื่องจาก “เห็นความสัมพันธ์ของบัญชีใหม่ 60 ถึง 70 รายต่อเดือนเนื่องจากความสัมพันธ์ที่ไม่เหมือนใครกับบริษัทในเครือ”

ActewAGL—บริษัทสาธารณูปโภคของออสเตรเลีย

ด้วยความมุ่งมั่นที่จะเพิ่มขีดความสามารถของทีมให้ไปไกลกว่างานตามหน้าที่และยกระดับความรับผิดชอบในการจัดการงานเชิงกลยุทธ์ทำให้ ActewAGL มองหาระบบที่จะมอบความโปร่งใสและการมองเห็นได้มากกว่าระดับการจัดการ แต่ยังรวมถึงบทบาทที่แตกต่างกันด้วย

“สำหรับฉัน การผ่านตำแหน่งในฐานะนักบัญชี ฉันไม่ต้องการจมอยู่กับกระบวนการทางประวัติศาสตร์และใช้เวลาไปกับสเปรดชีต ไม่มีใครทำ เราได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหารที่แข็งแกร่งสำหรับ BlackLine โดยแสดงให้เห็นว่าจะช่วยปรับปรุงการควบคุมและความโปร่งใสของเราเกี่ยวกับตัวเลขได้อย่างไร และยังช่วยให้พนักงานมีส่วนร่วมมากขึ้นโดยหลีกเลี่ยงการใช้สเปรดชีตมากเกินไปและกระบวนการที่ช้า” Veronica Shehata ผู้จัดการฝ่ายรายงานทางการเงินและการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่ ActewAGL กล่าวเกี่ยวกับ BlackLine

ด้วยทีมการเงินสองสามทีมที่ทำงานทั่วทั้งองค์กรของ ActewAGL พวกเขาจึงต้องการโซลูชั่นที่จะทำหน้าที่เป็นแหล่งรวมข้อมูลให้เป็นหนึ่งเดียว ทำให้ผู้ใช้สามารถดูสถานะของการกระทบยอดที่กำลังเกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว BlackLine ยังช่วย ActewAGL ในการปรับปรุงกระบวนการตรวจสอบและช่วยในการคาดการณ์เงินสด

การคาดการณ์เงินสดที่ทำผ่านเครื่องมือจับคู่ธุรกรรมของ BlackLine เป็นพื้นที่สำคัญสำหรับธุรกิจอย่าง ActewAGL เนื่องจากช่วยให้พวกเขาจัดการกระแสเงินสดผ่านงบประมาณและกระบวนการวางแผนที่ชาญฉลาด

Treasury Wine Estates—บริษัทไวน์ระดับพรีเมียม

สำหรับ Treasury Wines Estates ภารกิจที่จะให้เวลาอันมีค่าของผู้เชี่ยวชาญด้าน F&A นำไปสู่เส้นทางสู่การนำ Blackline ไปใช้ เมื่อเริ่มใช้โมดูลการทบยอดบัญชีทางการเงินของ BlackLine ในช่วงแรก Treasury Wine รู้สึกประทับใจกับผลิตภัณฑ์ของ BlackLine มากจนเพิ่มโมดูลรายการบันทึกประจำวันอย่างรวดเร็วและเก็บเกี่ยวผลประโยชน์

“ขั้นตอนการลงบันทึกประจำวันของเราค่อนข้างเทอะทะและต้องใช้แรงงานคนอยากมาก มีเครื่องมือเดียวที่จะช่วยได้ นั่นคือ BlackLine Journals เราดำเนินการตามขั้นตอนอัตโนมัติให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ซึ่งได้คืนเวลาให้กับทีมการเงินเพื่อมุ่งเน้นไปที่กิจกรรมที่เพิ่มมูลค่า” Amber Lydiate ผู้อำนวยการฝ่ายไอทีระดับโลกด้านการตลาดการขายและองค์กรของ Treasury Wine Estates กล่าว

ความกังวลของพนักงานของ Treasury Wines เกี่ยวกับการใช้ BlackLine คือความสามารถที่ระบบจะสามารถทำงานได้อย่างราบรื่นกับระบบ ERP ของ JD Edwards ที่พวกเขาใช้อยู่ หรือ ไม่ได้รับการผสานงานที่ราบรื่นอย่างรวดเร็ว สิ่งนี้ทำหน้าที่เป็นการรับรองความสามารถของ Application Programming Interface (API) ที่แข็งแกร่งของ BlackLine “เราไม่มีปัญหาเกี่ยวกับ ERP กับ BlackLine เลย ประสบการณ์ของเราแสดงให้เห็นว่า ERP นั้นไม่เชื่อเรื่องพระเจ้าอย่างแน่นอน” Lydiate กล่าวเสริม
**เรื่องราวความสำเร็จข้างต้นอ้างอิงจากบทสัมภาษณ์ของลูกค้าที่ BlackLine กล่าวถึงประสบการณ์ของพวกเขาในการใช้โซลูชั่นการบัญชีของลูกค้า เราได้ทำการเเขียนใหม่และแก้ไขเพื่อความกระชับในขณะที่ยังคงรักษาบทสัมภาษณ์เดิมของลูกค้าของ BlackLine คุณสามารถค้นหาแหล่งข้อมูลต้นฉบับได้ที่นี่