ปิดบัญชีการเงิน: คุณกำลังดำเนินการในระดับที่เหมาะสมที่สุดเพื่ออยู่รอดในโลกดิจิทัลหรือไม่?

การปิดบัญชีทางการเงินคืออะไร?

การปิดบัญชีทางการเงินในช่วงสิ้นเดือนเป็นการสรุปกิจกรรมทางการเงินทั้งหมดของบริษัทสำหรับเดือนนั้นและยังรวมถึงธุรกรรมทางการเงินทั้งหมดในช่วงเวลาดังกล่าวและจำเป็นจะต้องได้รับการตรวจสอบ บันทึก และทบยอดบัญชีของธุรกิจ

การที่จำนวนเงินในบัญชีมีไม่ถูกต้องอาจจะส่งผลให้เกิดความล่าช้าในการปิดบัญชีทางการเงินของเดือนนั้น และบางครั้งอาจส่งผลให้เกิดรายงานที่ไม่ถูกต้อง ซึ่งอาจทำให้หน่อยงานที่เกี่ยวข้องไม่พอใจได้

การที่มีกระบวนการทางการเงินที่คล่องตัวทั้งทีมของคุณที่ครอบคลุมทั่วทั้งบริษัท และมีวิธีการจัดการกับการทำบัญชีด้วยตัวเองที่มีความเสี่ยงจากข้อผิดพลาด นั้นคือเป็นกุญแจสำคัญในการรับประกันการปิดบัญชีทางการเงินได้อย่างตรงเวลาและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

ขั้นตอนในการปิดบัญชีนั้นมีขั้นตอนอะไรบ้าง?

ในช่วงเวลาปิดบัญชีสิ้นเดือน ขั้นตอนที่จำเป็นต้องทำทุกเดือนที่มีการปิดบัญชีคือการสร้างสมุดรายการการรายวันสำหรับธุรกรรม ซึ่งเกี่ยวข้องกับธุรกรรมที่รวมถึงค่าใช้จ่ายสะสม ค่าตัดจำหน่าย ค่าเสื่อมราคา และดอกเบี้ยเงินกู้

ฝ่ายบัญชีและการเงินจะทำงบดุลและกระทบยอดบัญชีเงินสดที่จำเป็น เช่น ตรวจสอบบัญชีรายรับรายจ่าย รายการเดินบัญชีจากบัญชีธนาคารจะถูกทบยอด ไม่สามารถบันทึกธุรกรรมเพิ่มเติมสำหรับเดือนได้เมื่อรอบระยะเวลาบัญชีสิ้นสุดลงและบัญชีทั้งหมดได้รับการทบยอดและตรวจสอบแล้ว

การปิดบัญชีทางการเงิน: ระบบอัตโนมัติ VS การใช้ Spreadsheet ที่ทำด้วยตนเอง

การจัดการกับการปิดบัญชีทางการเงินด้วยตนเอง

ฝ่ายการเงินและบัญชีส่วนใหญ่นั้นจำเป็นต้องใช้สเปรดชีตในการทำงานเกี่ยวกับ เอกสารการประมวลผลการเงิน และเครื่องมือการจัดการโครงการลงวันที่อื่นๆ เพื่อปิดบันทึกบัญชี

การใช้ สเปรตชีท อาจจะทำให้เกิดข้อผิดพลาดและทำให้กระบวนการปิดบัญชีสะดุดเมื่อจำเป็นต้องปิดบัญชีตอนสิ้นเดือน สิ่งที่หลายคนอาจจะมองข้ามเกี่ยวกับสเปรตชีทคือความเข้าใจว่าสเปรตชีทเป็นเครื่องมือในการช่วยทำบัญชีให้กับองค์กรขนาดเล็ก แทนที่จะเป็นเครื่องมือสำหรับธุรกิจที่กำลังขยายตัว แต่สิ่งที่ทุกคนอาจจะคาดไม่ถึงคือ สเปรดชีตไม่ได้มีความสามารถเพียงพอในการทำงานเพียงพอที่จะรองรับความซับซ้อนของธุรกิจที่กำลังเติบโตและมีปริมาณธุรกรรมสูง

ประมาณ 90% ของการใช้ Spreadsheet นั้นมักจะทำให้เกิดข้อผิดพลาด การอัปเดต Spreadsheet นั้นดูเหมือนจะเป็นเรื่องง่าย แต่ด้วยข้อผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้นจากการอัปเดทข้อมูลด้วยตัวเอง เช่น ข้อผิดพลาดจากการคัดลอกข้อมูลด้วยตัวเอง นั้นเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นบ่อยมากที่สุดจากการใช้ Spreadsheet

ระบบปิดบัญชีทางการเงินของธุรกิจที่เป็นอัตโนมัติ

ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางบัญชีที่สำคัญ เช่น การจับคู่ธุรกรรมและการทบยอดธนาคารนั้นเป็นเรื่องน่าเบื่อหน่าย เมื่อเปลี่ยนมาเป็นระบบการทำงานแบบอัตโนมัติ ประสิทธิภาพของการดำเนินงานนั้นจะกลายเป็นเรื่องที่ทำได้ง่ายและมีระดับการทำงานที่น่าทึ่ง

นอกเหนือจากการทำให้กระบวนการทางบัญชีและการเงินของคุณเป็นไปโดยอัตโนมัติแล้ว โซลูชันระบบคลาวด์อย่าง BlackLine ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงเอกสารและงานที่เกี่ยวข้องกับรอบการรายงานโดยไม่ต้องใช้สเปรดชีตเพื่อติดตามรายการตรวจสอบหรือค้นหาไฟล์

สิ่งนี้ทำให้พนักงานสามารถทำงานร่วมกันในโปรเจ็ตกับผู้อื่นได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย ดังนั้นคำถามที่ยังคงมีอยู่คือ คุณจะเพิ่มประสิทธิภาพการปิดบัญชีทางการเงินเพิ่มเติมอย่างไรเพื่อให้ได้ผลลัพธ์และความแม่นยำมากที่ดีที่สุด

การผสานรวมกับ ERP เข้ามามีบทบาทอย่างไร

ระบบ Cloud ERP นั้นเป็นระบบที่ยอดเยี่ยมมากสำหรับการประสานงานที่หลากหลายในระบบ นอกจากนี้ Cloud ERP ยังช่วยให้ผู้ใช้สามารถรับข้อมูลแบบเรียลไทม์ ไม่ต้องพูดถึงการรวม API ที่แข็งแกร่งกับโปรแกรมภายนอก อย่างไรก็ตาม ไม่มีระบบ ERP ใดที่เหมาะกับทุกระบบ

แม้ว่าโซลูชัน ERP จำนวนมากมีมานานแล้ว แต่ก็แทบจะไม่มีเลยที่สามารถทำให้กระบวนการปิดทางการเงินเป็นไปโดยอัตโนมัติได้อย่างเต็มที่เหมือนกับที่ Blackline ทำ

ซอฟต์แวร์บัญชีบนคลาวด์ที่ทันสมัย เช่น BlackLine ได้รับการออกแบบมาเพื่อเสริมและขยายกระบวนการทางการเงินหลักของระบบ ERP ของคุณ ไม่ว่าคุณจะมีระบบบนคลาวด์เพียงระบบเดียวหรือหลายระบบในองค์กร การรวม ERP ของคุณเข้ากับ BlackLine จะช่วยปิดช่องว่างที่เกิดจากกระบวนการทางการเงินและบัญชีที่ซับซ้อน

เหตุใดการผสานรวมกับระบบ ERP จึงเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมที่สุดสำหรับกระบวนการปิดบัญชีทางการเงินของคุณ

Cloud ERP ให้ความสามารถในการจัดการทางการเงินที่จำเป็นสำหรับการขยายองค์กร โซลูชันต่างๆ เช่น ระบบ ERP บนคลาวด์ Oracle NetSuite มาพร้อมกับความสามารถในการจัดการบัญชีและการเงินที่แข็งแกร่ง

อย่างไรก็ตาม ด้วยพลังของระบบอัตโนมัติที่มากขึ้น โซลูชันการบัญชีบนคลาวด์อย่าง BlackLine จึงช่วยเสริมระบบ ERP บนคลาวด์ได้อย่างมาก และเปิดใช้งานการประสานที่สมบูรณ์แบบของกระบวนการปิดทางการเงินที่มีประสิทธิภาพสูงและรวดเร็ว

ความสามารถของระบบอัตโนมัติที่เต็มรูปแบบ

Oracle NetSuite มีความสามารถพื้นฐานในเรื่องการจัดการปิดกระบวนการทางการเงิน อย่างไรก็ตาม ระบบนี้ไม่ได้ให้บริการเรื่องเวิร์กโฟลว์และเชื่อมต่องานกับความเคลื่อนไหวต่างๆของบัญชี เช่นเรื่องการตรวจสอบการทบยอดบัญชีหรือการสร้างรายงานของบัญชีรายวัน

เมื่อนำระบบของ BlackLine มาทำงานร่วบกับระบบของ Oracle NetSuite และทำให้กระบวนการทั้งหมดเป็นอัตโนมัติ ผู้ใช้จะสามารถสร้างรายงานบันทึกการทบบัญชีรายวันได้โดยตรง หากมีความคลาดเคลื่อนจากการทบยอดบัญชีจากหนึ่งในบัญชี บัญชีจะถูกส่งไปยังผู้อนุมัติตามลำดับที่กำหนดไว้ในเวิร์กโฟลว์เมื่อบัญชีพร้อมแล้ว

การมองเห็นข้อมูลทางธุรกิจ 360 องศาแบบเรียลไทม์

ด้วยความดีของโครงสร้างระบบคลาวด์ที่ทั้ง Oracle NetSuite และ BlackLine ใช้ จะช่วยให้ธุรกิจต่างๆได้รับมุมมองที่ครอบคลุมของการปิดบัญชีทางการเงินของธุรกิจแบบเรียลไทม์

นอกจากนี้ระบบยังทำให้ง่ายต่อการติดตามความคืบหน้าของการทำงานในทีมของคุณตลอดระยะเวลาการปิดบัญชี สิ่งนี้ช่วยแสดงให้เห็นข้อมูลต่างๆในเชิงลึกเกี่ยวกับจำนวนเงินที่ต้องใช้เพื่อให้การทบบัญชีเสร็จสมบูรณ์ ตรวจทาน และอนุมัติเสร็จเรียบร้อยแล้ว จนกระทั้งจำนวนบัญชีที่ยังไม่ได้เริ่มกระบวนการทบบัญชี

การทบยอดบัญชีทางการเงิน

BlackLine สร้างมาตรฐานและช่วยให้การทบยอดบัญชีเป็นไปแบบอัตโนมัติ ส่งผลให้ทีมบัญชีและการเงินของคุณสามารถตรวจสอบได้เร็วยิ่งขึ้น

ด้วยเทมเพลตการทบยอดบัญชีแบบพื้นฐานทั้งเก้าแบบของ BlackLine และกฏการทบยอดบัญชีอัตโนมัติที่กำหนกค่าจะช่วยให้ธุรกิจปิดบัญชีได้เร็วและแม่นยำยิ่งขึ้น

การจัดการงาน

คุณลักษณะการจัดการงานของ BlackLine ทำงานได้ดีกับกระบวนการบัญชีและการเงินอื่นๆ ด้วยคุณสมบัตินี้ คุณสามารถวางแผนและมอบหมายงานโดยอัตโนมัติ และติดตามความคืบหน้าและกำหนดเวลาการทำงานได้ดียิ่งขึ้น

การจับคู่ธุรกรรมทางการเงิน

BlackLine ทำให้กระบวนการจับคู่ธุรกรรมเป็นไปโดยอัตโนมัติเพื่อให้การทบยอดโดยละเอียดสำหรับธุรกิจ ซึ่งช่วยให้บริษัทต่างๆ สามารถจับคู่และทบยอดธุรกรรมนับล้านรายการได้อย่างสม่ำเสมอ เพิ่มประสิทธิภาพสำหรับการวิจัยและการรายงานความคลาดเคลื่อนของมาร์จิ้น

กำกับทีมบัญชีของคุณให้มุ่งเน้นไปที่ผลการวิจัยเชิงกลยุทธ์ในการเติบโตของธุรกิจที่ได้รับการยืนยัน และช่วยให้เป้าหมายการดำเนินงานของคุณสอดคล้องกับตลาดที่กำลังพัฒนา

กรณีศึกษา: การรวมระบบ BlackLine และ NetSuite (ERP)

PluralSight, BlackLine และ Oracle NetSuite

Pluralsight เป็นองค์กรสำหรับการเรียนรู้ออนไลน์ระดับโลกที่มีความเชี่ยวชาญในด้านการฝึกอบรมทางเทคนิคสำหรับบุลคลและธุรกิจต่างๆที่มีความจำเป็นที่จะต้องรองรับการเติมโตและเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน ขั้นตอนแรกที่องค์กรจะต้องทำคือการทำให้กระบวนการทางการเงินเป็นไปโดยอัตโนมัติ

ด้วยความช่วยเหลือจากระบบของ Blackline และ Oracle NetSuite Pluralsight สามารถลดระยะเวลาการปิดบัญชีทางการเงินจาก 15 วัน เหลือเพียงแค่ 10 วัน ด้วยเหตุนี้ Pluralsight สามารถปรับปรุงการดูแลข้อกำหนดต่างๆและกระบวนการทบยอดบัญชีได้ดีขึ้น

ระบบการปิดยอดบัญชีทางการเงินที่เป็นอัตโนมัติและการประสานงานเพื่ออำนวยความสะดวกการจัดการและดำเนินการตามกระบวนการปิดการเงินที่สำคัญและเป็นมาตรฐาน นอกจากนี้แล้ว Blackline ยังสามารถทำงานได้ดีมากกับ Oracle NetSuite ในเรื่องการทำบัญชีและฟังก์ชั่นการเงินและยังสามารถให้การมองเห็นในเรื่องการปิดบัญชีในระบบได้ดีขึ้นอีกด้วย

บทสรุปสุดท้าย

Cloud ERP อย่าง Oracle NetSuite นั้นเป็นระบบการจัดการทางการเงินบนระบบคลาวด์ที่มีความแข็งแกร่งและรองรับการขยายขนาดของธุรกิจได้ อย่างไรก็ตาม สำหรับธุรกิจที่มีเส้นทางการเติบโตสูง กระทวบการที่น่าเบื่อเช่นการจับคู่ธุรกรรมและการทบยอดทางการเงินจึงมาความจำเป็นจะต้องทำให้เป็นอัตโนมัติทั้งหมด

BlackLine ทำให้กระบวนการบันทึกต่อรายงานทั้งหมดเป็นไปโดยอัตโนมัติ เติมเต็มช่องว่างที่ Oracle NetSuite ทิ้งไว้ เพื่อช่วยให้องค์กรของคุณก้าวทันการพัฒนาอย่างรวดเร็ว

BlackLine ช่วยเสริม Oracle NetSuite เพื่อมอบการจัดการกระบวนการบัญชีและการเงินที่มีประสิทธิภาพสูงสุด ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน ให้การมองเห็นในการดำเนินงานทางการเงินที่สำคัญ และลดความเสี่ยงของธุรกิจได้อีกด้วย