Optimalkan Jurnal Penutup Perusahaan Anda dengan Otomatisasi
Apa itu Jurnal Penutup?
Jurnal penutup adalah sebuah pelaporan keuangan yang menutup aktivitas keuangan perusahaan di akhir periode pembukuan. Dalam aktivitas pelaporan ini, semua transaksi keuangan untuk periode tertentu akan ditinjau, dicatat, dan di rekonsiliasi secara akurat.
Apabila perhitungan keuangan tidak dilakukan secara akurat, maka akan mengakibatkan penundaan penutupan keuangan dan kesalahan pelaporan yang nantinya dapat merugikan perusahaan.
Maka dari itu, memastikan penutupan keuangan yang efektif dan efisien, serta selesai tepat pada waktunya adalah hal yang penting bagi perusahaan. Hal ini dapat perusahaan wujudkan dengan cara memiliki proses keuangan yang sederhana di seluruh entitas perusahaan, serta mengalihkan proses akuntansi manual ke otomatisasi. Kedua hal ini dapat menghindari perusahaan dari kesalahan pelaporan oleh karyawan, dan mempermudah proses penutupan keuangan.
Bagaimana Proses Penutupan Jurnal?
Pada periode penutupan di akhir bulan, entri jurnal harus dibuat untuk transaksi bulanan berulang. Transaksi ini terdiri dari akumulasi biaya, amortisasi, depresiasi, dan bunga pinjaman.
Departemen akuntansi dan keuangan kemudian akan melakukan rekonsiliasi neraca dan akun kas yang diperlukan, seperti memeriksa akun pendapatan dan juga pengeluaran. Laporan dari rekening bank pun kemudian akan direkonsiliasi. Setelah periode akuntansi berakhir dan semua akun telah direkonsiliasi dan ditinjau, tidak akan ada transaksi lebih lanjut yang dapat dicatat untuk bulan tersebut.
Jurnal Penutup: Otomatisasi Vs Spreadsheet Manual
Pengelolaan Jurnal Penutup Secara Manual
Mayoritas tim keuangan dan akuntansi memang mengandalkan spreadsheet, dokumen pengolah kata, dan alat manajemen proyek lainnya untuk mengelola jurnal penutup perusahaan.
Namun, jika penutupan pembukuan ini ditangani secara manual, akan ada beberapa potensi gangguan yang tidak dapat dihindari. Kita tidak dapat mengabaikan fakta bahwa spreadsheet pertama kali digunakan sebagai alat untuk menyeimbangkan anggaran, yang digunakan oleh organisasi kecil. Hal ini tentu berbeda dengan kebutuhan bisnis yang sedang berkembang pesat.
Spreadsheet tidak dilengkapi dengan skalabilitas yang diperlukan untuk menangani keuangan yang rumit, dengan volume transaksi yang tinggi. Sekitar 90% spreadsheet memiliki potensi untuk melakukan kesalahan, jika digunakan untuk menangani perhitungan keuangan yang rumit.
Maka dari itu, keputusan untuk beralih dari pengelolaan jurnal penutup secara manual ke otomatisasi adalah salah satu keputusan yang patut dipertimbangkan oleh bisnis yang sedang berkembang pesat.
Otomatisasi Jurnal Penutup
Mengotomatiskan proses keuangan utama yang berulang seperti pencocokan transaksi dan rekonsiliasi bank akan menghasilkan tingkat efisiensi operasional yang luar biasa.
Selain mengotomatiskan proses akuntansi dan keuangan Anda, solusi cloud seperti BlackLine juga akan memastikan pengguna memiliki akses ke dokumen dan tugas yang terkait dengan siklus pelaporan. Karyawan Anda pun tidak perlu menggunakan spreadsheet secara manual untuk mengerjakan tugasnya. Selain itu, karyawan Anda dapat dengan mudah berkolaborasi dengan departemen lain dalam proyek yang dikerjakan.
Pertanyaan selanjutnya, bagaimana Anda dapat mengoptimalkan proses penutupan jurnal guna mencapai hasil dan akurasi terbaik?
Bagaimana Integrasi dengan ERP Mulai Dilibatkan
Sistem Cloud ERP sangat bagus untuk mengkoordinasikan berbagai tugas, karena cloud ERP sangat memungkinkan pengguna mendapatkan data real-time. Ditambah cloud ERP memiliki integrasi API, yang kuat dengan program eksternalnya. Namun, sistem ERP tersebut belum tentu cocok untuk semua orang.
Meskipun terdapat berbagai jenis solusi ERP yang telah ada sejak lama, tidak ada yang dapat sepenuhnya mengotomatiskan proses penutupan jurnal seperti yang dilakukan oleh Blackline.
Software akuntansi cloud mutakhir seperti BlackLine dirancang untuk melengkapi dan memperluas proses keuangan inti dari sistem ERP Anda. Baik ketika Anda hanya memiliki satu sistem berbasis cloud ataupun beberapa sistem lokal, mengintegrasikan ERP Anda dengan BlackLine dapat membantu mengatasi potensi kerugian yang mungkin terjadi akibat proses keuangan dan akuntansi yang rumit.
Mengapa Integrasi dengan Sistem ERP Menjadi Pilihan Optimal untuk Proses Jurnal Penutup Anda?
Cloud ERP memang menyediakan kemampuan manajemen keuangan yang diperlukan untuk memperluas perusahaan. Solusi seperti sistem cloud ERP Oracle NetSuite, dilengkapi dengan kemampuan akuntansi dan manajemen keuangan yang tangguh.
Namun, dengan lebih banyak kekuatan otomatisasi, solusi akuntansi cloud seperti BlackLine secara signifikan melengkapi sistem cloud ERP. Dengan menggunakan BlackLine, Anda dapat memastikan orkestrasi yang sempurna dari proses penutupan jurnal perusahaan Anda secara efektif dan efisien.
Kemampuan Otomatisasi Penuh
Oracle NetSuite mencakup kemampuan mendasar untuk proses keuangan yang dekat. Namun, solusi ini tidak menyediakan alur kerja yang dapat menghubungkan tugas ke aktivitas akuntansi yang sebenarnya, seperti meninjau akun yang direkonsiliasi atau membuat entri jurnal.
Agar alur kerja perusahaan Anda lebih mudah, Anda dapat menggunakan BlackLine yang telah terintegrasi dengan Oracle NetSuite. Solusi ini dapat mengotomatiskan seluruh proses penutupan, dan membantu meringankan alur kerja Anda.
Sebagai contoh, dengan menggunakan BlackLine, pengguna dapat membuat entri jurnal langsung dari rekonsiliasi apabila terdapat ketidaksesuaian saat merekonsiliasi akun tertentu. Ketika akun telah siap, pengguna dapat mengirim persetujuan ke pemberi persetujuan berikutnya di dalam alur kerja secara otomatis. Hal ini sangat membantu Anda dalam hal efisiensi waktu.
Visibilitas Real-Time dan Pandangan 360º
Mengingat keunggulan arsitektur cloud yang menjadi dasar Oracle NetSuite dan BlackLine, bisnis akan mendapatkan tampilan proses penutupan keuangan yang komprehensif dan real-time.
Anda dapat memantau kemajuan tim selama periode penutupan, karena solusi ini akan menunjukkan secara detail berapa banyak rekonsiliasi yang telah diselesaikan, ditinjau dan disetujui, serta berapa banyak yang belum dimulai.
Rekonsiliasi Akun
BlackLine menstandardisasi dan mengotomatiskan rekonsiliasi sehingga tim akuntansi dan keuangan Anda dapat memeriksa neraca lebih cepat.
Sembilan templat rekonsiliasi dasar BlackLine dan aturan rekonsiliasi otomatis yang dapat dikonfigurasi, dapat membantu bisnis menutup pembukuan perusahaan lebih cepat dan akurat.
Manajemen Tugas
Fitur Manajemen Tugas dari BlackLine dapat bekerja dengan baik dalam proses akuntansi dan keuangan lainnya. Dengan fitur ini, Anda dapat merencanakan dan menetapkan tugas secara otomatis, serta melacak kemajuan proses pengerjaan tugas dan tenggat waktu.
Pencocokan Transaksi
BlackLine mengotomatiskan proses pencocokan transaksi untuk memberikan rekonsiliasi terperinci bagi bisnis. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk secara konsisten mencocokkan dan merekonsiliasi jutaan transaksi, sehingga meningkatkan efisiensi untuk penelitian dan pelaporan perbedaan margin.
Dengan begitu, Anda dapat mengarahkan tim akuntansi Anda untuk fokus pada hasil penelitian strategis dalam pertumbuhan, untuk membantu tujuan operasional perusahaan agar sesuai dengan pasar yang terus berkembang.
Studi Kasus: Integrasi BlackLine dan NetSuite (ERP)
PluralSight, BlackLine, dan Oracle NetSuite
Pluralsight, sebuah perusahaan pembelajaran online global yang berspesialisasi dalam pelatihan teknis profesional untuk individu dan bisnis, membutuhkan akomodasi pertumbuhan dan pengoptimalan operasi perusahaan. Langkah pertama yang harus mereka lakukan adalah mengotomatiskan prosedur keuangan perusahaan.
Dengan bantuan Blackline dan Oracle NetSuite, Pluralsight mampu mengurangi jumlah hari yang diperlukan untuk menutup keuangan, dari yang seharusnya 15 hari dalam sebulan, menjadi 10 hari. Dengan begitu, Pluralsight dapat meningkatkan pengawasan kepatuhan dan proses rekonsiliasi.
Otomatisasi dan orkestrasi penutupan keuangan ini memfasilitasi pengelolaan dan pelaksanaan proses penutupan keuangan yang penting, karena menggabungkan kontrol dan proses standarisasi. Selain itu, BlackLine bersama dengan Oracle NetSuite berkolaborasi untuk menangani fungsi akuntansi dan keuangan, serta memberikan visibilitas yang diperlukan untuk mengelola proses penutupan keuangan.
Kesimpulan Akhir
Cloud ERP seperti Oracle NetSuite adalah sistem manajemen keuangan berbasis cloud yang kuat dan dapat diskalakan. Namun, untuk bisnis dengan lintasan pertumbuhan tinggi, proses berulang seperti pencocokan transaksi dan rekonsiliasi keuangan ini perlu di otomatisasi sepenuhnya.
BlackLine dapat mengotomatiskan seluruh proses record-to-report, mengisi celah yang ditinggalkan oleh Oracle NetSuite, untuk membantu organisasi Anda mengikuti arus perubahan dan perkembangan yang cepat.
BlackLine melengkapi Oracle NetSuite untuk memberikan manajemen proses akuntansi dan keuangan yang paling efektif, meningkatkan produktivitas, menawarkan visibilitas ke operasi keuangan utama, dan mengurangi risiko.
