Blog

Onboarding Automation: ทุกสิ่งที่คุณต้องรู้

By Livingeshan Krishnan

กระบวนการเริ่มการทำงานสำหรับพนักงานใหม่ ช่วยให้พวกเข้าคุ้นเคยกับสถานที่ทำงานใหม่ได้ดียิ่งขึ้น ก่อนการมาถึงของการทำงานในยุคดิจิทัล การเริ่มทำงานใหม่ของทั้งพนักงานและนายจ้างจำเป็นจะต้องมีการใช้แบบฟอร์มต่างๆที่สำคัญ เช่น การขออุปกรณ์ และอื่นๆอีกมากมาย

ด้วยการระบาดใหญ่ของโควิด 19 ทำให้หลายธุรกิจเห็นข้อบกพร่องของการเริ่มทำงานใหม่ด้วยการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง การล็อกดาวน์ที่เกิดขึ้นเพราะว่าการระบาดนั้นหมายความว่าการเริ่มงานใหม่ของพนักงานนั้นจำเป็นจะต้องทำขึ้นผ่านทางออนไลน์ และกระบวนการที่ทำด้วยตนเองส่วนใหญ่จึงถูกทำผ่านระบบดิจิทัลและเป็นอัตโนมัติในบางกรณี

อ้างอิงจากงานวิจัยของ Human Capital Institute แสดงให้เห็นว่า “พนักงานกว่า 69% มีแนวโน้มที่จะอยู่กับองค์กรต่อไปหากพวกเขามีประสบการณ์เริ่มต้นการทำงานที่ดี” ซึ่งเป็นเครื่องยืนยันถึงความสำคัญของทำให้กระบวนการเริ่มต้นงานใหม่ของพนักงานให้ถูกต้อง

ระบบออนบอร์ดอัตโนมัติคืออะไร

การเตรียมความพร้อมในการทำระบบเป็นอัตโนมัติหมายถึงการสร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับพนักงานใหม่ของบริษัท ช่วยให้พนังการของคุณผ่านขั้นตอนของระบบที่เป็นอัตโนมัติและช่วยกำจัดการทำงานด้วยตนเองออกจากขั้นตอนได้ เช่น:

ให้พนักงานใหม่ของคุณติดต่อกับเพื่อนร่วมงานและทีมของพวกเขาทางออนไลน์
การส่งการแจ้งเตือนรายวันที่ต้องทำงานบางอย่างให้เสร็จเพื่อจุดประสงค์ในการเริ่มต้นใช้งาน
การลงนามในสัญญาจ้างงานโดยไม่จำเป็นต้องอยู่ในที่ทำงาน

ผู้ให้บริการ Platform as a Service (PaaS) ที่ขับเคลื่อนด้วยการผสานรวม เช่น Workato สามารถปรับปรุงขั้นตอนการเริ่มงานที่ยุ่งยาก ซึ่งช่วยให้พนักงานใหม่รู้สึกเหมือนสะดวกสบายในตำแหน่งใหม่ของพวกเขา

การออนบอร์ดด้วยตนเอง vs การออนบอร์ดที่เป็นอัตโนมัติ

การจัดการกับเอกสารของพนักงานใหม่ด้วยตนเองหรือการส่งสัญญาให้พนักงานเซ็นอาจจะเป็นภาระของฝ่าย HR เมื่อระบบกลายเป็นอัตโนมัติจะทำให้กระบวนการเหล่านี้เร็วขึ้น

การจัดการกระบวนการนี้ด้วยตนเองเป็นอุปสรรคอย่างมากต่อประสิทธิภาพในการทำงานและการเติบโตของบริษัทและพนักงานใหม่อีกด้วย ต่อไปนี้คือปัญหาเพิ่มเติมบางประการที่อาจเกิดขึ้นกับการเริ่มต้นใช้งานด้วยตนเอง:

ทำให้ HR มีความเสี่ยงต่อการทำพลาด การจัดการเรื่องการเตรียมความพร้อมด้วยตนเองอาจนำไปสู่สองสิ่ง: งานที่ล่าช้า หรือ การดำเนินการที่ไม่ดีพอ
การขาดการสื่อสารในกรณีที่พนักงานจะต้องทำงานจากบ้านอย่างเต็มรูปแบบ (fully remote) ด้วยสาเหตุนี้อาจจะทำให้ประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานได้ดีเท่าที่ควรการผสานรวมโซลูชันด้านทรัพยากรบุคคลต่างๆ เข้าด้วยกันจะช่วยให้คุณได้รับข้อความต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย
การขาดระบบที่ไม่มีประสิทธิภาพที่ดีพอต่อการเข้าถึงข้อมูลและอำนวยความสะดวกเกี่ยวกับคำถามต่างๆที่พนังงานใหม่มีนั้น ทำให้พวกเขาจำเป็นต้องใช้เวลามากในการค้นหาคำตอบเหล่านั้นด้วยตัวเองและทำให้ไม่มีเวลาพอที่จะไปทำงานที่ควรทำ

นี้เป็นเพียงตัวอย่างบางส่วนของข้อเสียเกี่ยวกับการเริ่มกระบวนการการทำงานของพนักงานใหม่แบบดั้งเดิม ซึ่งทำให้เวลาในการทำงานและการเติบโตของพนักงานใหม่เป็นไปได้ช้าลง

การออนบอร์ดโดยระบบอัตโนมัติ

ระบบการเริ่มต้นงานแบบอัตโนมัติของ Workato ที่ได้ถูกกำหนดไว้ล้วนหน้าบนแพลตฟอร์ม iPaaS มีระบบที่รวมอยู่บนแพลตฟอร์มเดียว ตัวอย่างเช่น Workato สามารถซิงค์โครไนซ์ข้อมูลระบบที่หลากหลายคลาวด์ได้โดยที่ไม่จำเป็นจะต้องติดตั้งฮาร์ดแวร์หรือเขียนโค้ดขึ้นใหม่ ก่อนหน้าที่จะมีระบบของ Workato วิธีเดียวที่สามารถเชื่อมต่อสองระบบเข้าด้วยดันคือการเขียนโค้ดและรวมแอปพลิเคชันด้วยตนเอง สิ่งเหล่านี้จะถูกเขียนขึ้นใหม่สำหรับบริษัทต่างๆ ซึ่งต้องการนักพัฒนาจำนวนมาก

นอกจากนี้ Workato ยังทำงานบนคลาวด์เพื่อให้พนักงานใหม่ของคุณได้รับประสบการณ์ที่ดีในการเริ่มงานจากระยะไกล

ประโยชน์ของระบบออนบอร์ดที่เป็นอัตโนมัติ

กระบวนการที่มีประสิทธิภาพและคล่องตัวมีข้อดีหลายประการเหนือกระบวนการแบบดั้งเดิม ความสำเร็จในระยะยาวของธุรกิจขึ้นอยู่กับการรักษาพนักงานที่ดีที่สุดและลดต้นทุนที่เกี่ยวข้อง ทุกอย่างเริ่มต้นด้วยการเริ่มต้นใช้งานของพนักงาน

ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลและการจ้างงานสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่เพิ่มมูลค่า – เปลี่ยนโฟกัสไปที่งานที่มีความหมายแทนงานที่น่าเบื่อ เช่น กรอกเอกสารของพนักงานด้วยตนเอง
สร้างภาพลักษณ์ที่น่าพึงพอใจสำหรับพนักงานใหม่ – พนักงานใหม่รู้สึกได้รับอำนาจและได้รับการต้อนรับเมื่อพวกเขามีทุกสิ่งที่ต้องการ “พบว่ากระบวนการเริ่มงานมีส่วนร่วมทำให้มีแนวโน้มที่จะมีความพึงพอใจในงานสูงมากขึ้นถึง 30 เท่า”
ลดข้อผิดพลาดของมนุษย์ – ระบบออนบอร์ดอัตโนมัติช่วยเพิ่มความคล่องตัวให้กับงานต่างๆ ที่มีความเสี่ยงต่อการเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย ลดข้อผิดพลาดผ่านการเข้าถึงข้อมูลสำคัญตามสิทธิ์ของพนักงาน
ทำให้บริษัทได้เปรียบในการแข่งขัน – การเริ่มงานที่มีประสิทธิภาพจะให้ความสำคัญสูงสุดกับพนักงานใหม่ การกำจัดหรือปรับปรุงกระบวนการที่น่าเบื่อเหล่านี้อย่างมากจะทำให้องค์กรของคุณแตกต่างออกไป
จูงใจพนักงานใหม่ให้มุ่งมั่นเพื่อบริษัท – หลังเริ่มงาน พนักงาน 20% จะไม่แนะนำบริษัทของตนเนื่องจาก “การต้อนรับ” ที่ไม่มีประสิทธิภาพ

คำแนะนำระดับสูงสำหรับการเริ่มต้นใช้งานระบบอัตโนมัติ

มีหลายวิธีที่คุณสามารถเริ่มต้นใช้งานระบบอัตโนมัติ นี่คือวิธีที่คุณสามารถทำได้ด้วยระบบของ Workato:

ขั้นตอนการปรังปรุงการทำงานก่อนเริ่มต้นงานใหม่

การเริ่มต้นใช้งานอัตโนมัติช่วยให้คุณเริ่มต้นดำเนินการเอกสารสำหรับพนักงานที่เริ่มงานใหม่ได้ตั้งแต่ก่อนที่พวกเขาจะเริ่มเข้างาน สิ่งนี้ทำให้พวกเขามีเวาลามาขึ้นในการทำความรู้จักกับเพื่อนร่วมงานได้ดีขึ้น

ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถเร่งความเร็วในกระบวนการนี้ได้โดยการทำงานเอกสารผ่านระบบอัตโนมัติ รวมถึงการแลกเปลี่ยนเอกสารเพื่อทำการขออนุมัติ สัญญาจ้างพนังงาน และการเซ็นเอกสารที่เป็นความลับ คุณสามารถทำกระบวนการเหล่านี้ผ่านแอพอย่าง PandaDoc ที่รวมเข้ากับโซลูชัน HR ที่คุณสามารถใช้ได้

จัดเตรียมแอพให้พร้อมใช้งาน

ขั้นตอนที่จำเป็นอย่างยิ่งที่พนักงานใหม่ของคุณจะสามารถเข้าถึงบัญชีพนักงานของพวกเขาได้ทันทีเพื่อเป็นการเตรียมพร้อมการที่มีประสิทธิภาพในการเริ่มต้นงานใหม่ตั้งแต่วันแรก

พนักงานใหม่จะสามารถเข้าถึงแอปและทรัพย์สินของบริษัททั้งหมดได้ทันที ข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการเกี่ยวกับการจ้างงานใหม่ ซึ่งสามารถรวบรวมกระบวนการทั้งหมดนี้และข้อมูลที่สามารถช่วยเหลือพนักงานใหม่ได้ไว้ในระบบการเข้างานแบบอัตโนมัติ ที่มีการอัปเดตอัตโนมัติไปยังระบบ ERP หรือซอฟต์แวร์การบัญชีของคุณช่วยขจัดข้อผิดพลาดของบุคคล และช่วยให้คุณสร้างรายงานของพนักงานที่มีความถูกต้อง

สร้างความสัมพันธ์กับทีมและเพื่อนร่วมงาน

พนักงานทุกคนรู้สึกสบายใจเมื่อเข้าร่วมทีมใหม่ เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานใหม่จะเข้าร่วมการปฐมนิเทศในวันแรกเพื่อพบปะเพื่อนร่วมงานและแนะนำตัวเองจากทางไกล ในกรณีที่ไม่สามารถแนะนำตัวในสถานที่ไม่สามารถทำได้

Workato สามารถผสานรวมกับแอพต่างๆเช่น Workspace เพื่อกำหนดเวลาการประชุมและเข้าถึงข้อมูลต่างๆของเพื่อนร่วมงาน ด้วยวิธีนี้ พนักงานใหม่จะได้รับข้อมูลที่จำเป็นเพื่อที่จะช่วยนำทางพวกเขาในฐานะพนักงานใหม่ได้ดีขึ้น ส่งผลให้ผลิตผลเพิ่มขึ้นและการเติบโตของบริษัท

How-to: ส่งผลให้ผลิตผลเพิ่มขึ้นและการเติบโตของบริษัท

ระบุบกระบวนการที่ต้องทำด้วยตนเองที่สามารถทำให้เป็นอัตโนมัติ

เมื่อระบุกระบวนการที่สามารถทำให้เป็นอัตโนมัติได้แล้ว คุณสามารถเปรียบเทียบการทำงานของระบบอัตโนมัติและระบบที่ทำด้วยตนเองจากข้อมูลที่ได้รับ คุณจะสามารถเห็นได้ว่าขั้นตอนไหนที่ไม่มีประสิทธิภาพจากหลายขั้นตอนที่มีการใช้เวลานานในการทำให้สามารถปรับปรุงเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้น ระบบอัตโนมัติออนบอร์ดสามารถทำอะไรได้หลายอย่างในคลิกเดียวโดยยกเลิกขั้นตอนต่างๆ เช่น การประสานงานด้วยตนเองระหว่างผู้จัดการฝ่ายสรรหาและฝ่ายไอทีเพื่อจัดหาอุปกรณ์ให้กับพนักงานใหม่

กำหนดขั้นตอนการทำงานให้เป็นอัตโนมัติ

การเริ่มใช้งานระบบอัตโนมัติเริ่มต้นด้วยการวางแผนแผนกต่างๆและหน้าที่ของแต่ละคน ซึ่งรวมถึงการระบุและลงทะเบียนของทุกแผนก จุดติดต่อของพวกเขากับเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลที่จัดการเรื่องต่างๆ และวางงานเริ่มต้นใหม่ทั้งหมด สำหรับระบบอัตโนมัติที่เป็นไปได้แต่ละรายการ ให้พิจารณาว่าจะช่วยประหยัดเวลาได้มากเพียงใด ข้อผิดพลาดใดที่จะป้องกันได้ จำนวนพนักงานที่จะได้รับประโยชน์ และจำนวนพนักงานใหม่ที่จะได้รับประโยชน์

ทำงานร่วมกับผู้เชี่ยวชาญ

ผู้ที่มีความเชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีธุรกิจ (BT) สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการเปลี่ยนไปสู่ระบบอัตโนมัติในการเริ่มต้นใช้งาน กระบวนการทั้งหมดที่คุณต้องการทำให้เป็นอัตโนมัติและขั้นตอนที่เกี่ยวข้องสามารถทำได้เมื่อคุณร่วมมือกับผู้เชี่ยวชาญที่เหมาะสม สำหรับผู้เชี่ยวชาญ ระดับความเข้าใจจะลึกซึ้งมากขึ้น และอาจเสนอแนวคิดที่ดีขึ้นเกี่ยวกับชิ้นส่วนอัตโนมัติในการเริ่มต้นใช้งาน การประกาศแผนการที่ชัดเจนร่วมกันเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี