3 Cara Efektif dalam Implementasi Otomatisasi Onboarding

Onboarding karyawan adalah proses pengenalan karyawan baru ke perusahaan tempat karyawan tersebut akan bekerja. Sebelum munculnya era digital, proses onboarding ini melibatkan karyawan dan pemberi kerja dalam hal penandatanganan berbagai formulir yang diperlukan. Proses ini biasanya dilakukan secara langsung. 

Namun semenjak kemunculan pandemi Covid-19, seluruh sistem telah berubah dan kelemahan mendasar dari metode onboarding manual ini pun mulai terlihat. Lockdown yang disebabkan oleh pandemi membuat onboarding harus dilakukan secara online. Sebagian besar proses manual pun harus di ubah ke digital, dan diotomatiskan dalam beberapa kasus.

Riset dari Human Capital Institute mengungkapkan bahwa 69% karyawan lebih cenderung bertahan dengan organisasi, jika mereka memiliki pengalaman onboarding yang baik. Hal ini menunjukkan pentingnya melakukan proses onboarding secara efektif dan efisien.

Apa itu Otomatisasi Onboarding?

Otomatisasi onboarding atau onboarding secara otomatis menandakan proses pengenalan karyawan baru kepada tempat kerja yang dilakukan secara terorganisir, dengan penghapusan proses pekerjaan manual seperti:

• Menghubungkan karyawan baru dengan rekan dan tim kerja.
• Mengirim reminder harian, yang membutuhkan penyelesaian tugas khusus untuk tujuan onboarding.
• Menandatangani kontrak kerja sebelum merekrut karyawan baru.

Penyedia Platform as a Service (PaaS) yang digerakkan oleh integrasi, seperti Workato, dapat meringankan prosedur onboarding yang dulunya terasa melelahkan. Hal ini dapat membantu karyawan baru untuk merasa betah di posisi baru mereka.

Onboarding Manual Vs Otomatis

Mencetak dokumentasi karyawan baru secara manual atau mengirimkan kontrak untuk ditandatangani, dapat memberatkan pekerjaan HR. Sementara itu, proses onboarding yang dilakukan secara otomatis dapat mempercepat prosesnya.

Manajemen manual dari proses onboarding ini secara signifikan dapat menghambat produktivitas dan pertumbuhan karyawan baru. Berikut adalah beberapa masalah tambahan yang dapat muncul ketika melakukan onboarding secara manual:

1. HR rentan melakukan kesalahan. Menangani masalah onboarding secara manual, dapat menyebabkan dua hal: tugas tertunda atau eksekusi yang buruk.
2. Kurangnya perasaan pribadi untuk karyawan baru. Menyesuaikan diri dengan lingkungan baru lebih menantang bila tidak ada keterlibatan interaktif antara kolega atau tim. Bagian ini diperlukan untuk produktivitas yang lebih baik.
3. Kurangnya sistem yang efisien dan akses ke fasilitas penting yang dapat membantu karyawan baru menjawab pertanyaan mereka dengan cepat. Hal ini akan membuat karyawan menghabiskan banyak waktu untuk mencari jawaban atas pertanyaan mereka. Menyita waktu karyawan dari melakukan tugas-tugas penting.

Ini adalah beberapa contoh kelemahan dari pendekatan onboarding tradisional, yang secara signifikan memperlambat waktu-produktivitas karyawan baru dan pertumbuhan keseluruhan.

Onboarding secara Otomatis

Otomatisasi onboarding Workato yang didasarkan pada iPaaS menampung berbagai sistem pada satu platform. Sebagai contoh, Workato menyinkronkan beragam data sistem di cloud, sehingga karyawan tidak usah memasang hardware khusus atau menulis kode baru. Sebelum menggunakan Workato, satu-satunya cara untuk menghubungkan dua sistem adalah menulis kode dan mengintegrasikan aplikasi secara manual. Metode manual seperti ini membuat perusahaan harus menulis dari awal, dan membutuhkan banyak developer.

Selain itu, Workato beroperasi di cloud sehingga karyawan baru Anda dapat memperoleh pengalaman orientasi yang baik meskipun dari jarak yang jauh.

Manfaat dari Mengotomatisasi Onboarding

Proses yang lebih singkat dan efisien tentu memiliki lebih banyak keunggulan dibandingkan proses yang manual atau tradisional. Kesuksesan jangka panjang bisnis bergantung pada bagaimana perusahaan mempertahankan karyawan terbaiknya dan mengurangi biaya terkait. Semuanya dapat dimulai dengan onboarding karyawan.

1. Meningkatkan efisiensi waktu  bagi manajer dan staf HR – Otomatiskan pekerjaan manual dan alihkan fokus tim HR Anda pada pekerjaan yang lebih penting.
2. Proses yang menyenangkan untuk karyawan baru – Karyawan baru merasa diberdayakan dan disambut ketika mereka mendapatkan apa yang dibutuhkan. Sebuah penemuan menemukan bahwa, “karyawan yang merasakan proses onboarding yang menyenangkan, 30 kali lebih mungkin untuk memiliki kepuasan kerja yang tinggi”.
3. Kurangi kesalahan manusia – Otomatisasi onboarding meringankan banyak tugas yang rawan kesalahan, sehingga mengurangi kesalahan manusia melalui akses berbasis izin ke informasi penting.
4. Berikan perusahaan keunggulan kompetitif – Onboarding yang efektif menempatkan hal yang paling penting pada karyawan baru. Menghilangkan atau secara signifikan meringankan proses yang panjang dan membosankan ini, akan membuat organisasi Anda berbeda.
5. Memberikan inspirasi kepada karyawan baru untuk mendukung perusahaan – Setelah onboarding, 20% karyawan tidak akan merekomendasikan perusahaan mereka karena “pesta penyambutan” yang tidak efektif.

Cara Efektif untuk Otomatisasi Onboarding

Ada banyak cara untuk menerapkan otomatisasi onboarding. Inilah 3 cara paling efektif untuk menerapkan otomatisasi onboarding dengan Workato:

1. Sederhanakan alur kerja pra-boarding

Onboarding secara otomatis memungkinkan Anda memulai dokumentasi untuk karyawan baru jauh sebelum hari pertama mereka. Dengan begitu, karyawan baru ini lebih memiliki banyak waktu untuk terhubung dengan kolega baru serta mengenal tim mereka dengan lebih baik.

HR dapat mempercepat bagian pekerjaannya ini dengan mengotomatiskan dokumen, termasuk bertukar dokumen untuk persetujuan, kontrak karyawan, dan tanda tangan pada dokumen rahasia. Anda dapat mengintegrasikan aplikasi seperti PandaDoc dengan solusi HR yang mungkin Anda gunakan.

2. Sediakan aplikasi secara instan

Karyawan baru Anda tentunya harus memiliki akses langsung ke akun mereka. Persiapan yang efisien adalah cara yang baik untuk memulainya di hari pertama.

Karyawan baru memiliki akses langsung ke semua aplikasi dan aset perusahaan. Semua informasi yang Anda butuhkan tentang karyawan baru dapat dikumpulkan dalam satu klik dengan bantuan sistem onboarding otomatis. Pembaruan otomatis untuk perangkat lunak ERP atau akuntansi Anda dapat menghilangkan kesalahan manusia dan memungkinkan Anda menghasilkan laporan karyawan yang akurat sesuai permintaan.

3. Bangun koneksi dengan tim dan kolega

Karyawan baru harus dibuat merasa nyaman saat bergabung dengan tim. Perusahaan harus memastikan karyawan baru ini dapat menghadiri pertemuan onboarding pada hari pertama mereka untuk bertemu dengan rekan kerja. Karyawan pun dapat memperkenalkan diri mereka dari jarak jauh, jika pengenalan fisik tidak memungkinkan.

Workato dapat berintegrasi dengan aplikasi seperti Workspace untuk menjadwalkan rapat dan mengakses informasi tentang rekan kerja. Dengan cara ini, karyawan baru akan lebih mudah untuk menerima pembaruan yang memadai dan mengarahkan mereka sebagai karyawan baru.

Hal ini dapat berguna untuk meningkatkan produktivitas karyawan dan pertumbuhan perusahaan.

Bagaimana Cara Mengimplementasi Berbagai Proses Onboarding dengan Workato

1. Identifikasi pendekatan manual yang dapat di otomatisasi

Hal pertama yang dapat dilakukan adalah mengidentifikasi pendekatan manual apa yang dapat di otomatisasi. Setelah diidentifikasi, Anda dapat menjalankan diagnostik dan membandingkan antara otomatisasi dan pendekatan manual. Berdasarkan data yang diterima, Anda akan menemukan beberapa langkah tidak efisien yang memakan waktu dan dapat disederhanakan untuk hasil yang lebih baik. Otomatisasi onboarding ini kemudian dapat melakukan banyak hal dalam satu klik untuk menghapus langkah-langkah yang manual. Sebagai contoh, koordinasi manual antara manajer perekrutan dan IT untuk menyediakan peralatan bagi karyawan baru.

2. Petakan alur kerja untuk di otomatisasi

Selain mengidentifikasi pendekatan manual, Anda juga harus memetakan alur departemen dan tugas. Hal ini termasuk mengidentifikasi dan mendaftarkan semua departemen, membagikan kontak karyawan dengan staf HR, melihat siapa sedang menangani tugas apa, dan meletakkan semua tugas proses onboarding. Untuk setiap otomatisasi potensial, Anda dapat pertimbangkan berapa banyak waktu yang akan dihemat, kesalahan apa yang akan dicegah, berapa banyak karyawan lama dan karyawan baru yang akan diuntungkan.

3. Berkolaborasi dengan para ahli

Orang-orang dengan keahlian dalam Business Technology (BT) dapat lebih meningkatkan transisi ke otomatisasi onboarding. Semua proses yang ingin Anda otomatisasi dan langkah-langkahnya, dapat dilakukan jika Anda berkolaborasi dengan pakar yang tepat. Para ahli memiliki tingkat pemahaman yang lebih mendalam, dan mereka mungkin mengusulkan gagasan yang lebih baik tentang mengotomatiskan onboarding. Menyuarakan rencana yang jelas secara bersama-sama adalah langkah yang bagus untuk memulai menerapkan otomatisasi onboarding.