การจัดการทางการเงินอย่างใกล์ชิดเป็นกระบวนการที่มีความซับซ้อนอย่างมากซึ่งอาจมีความท้าทายเมื่อต้องจัดการกับกระบวนการเหล่านี้ด้วยตนเอง นี้เป็นกระบวนการที่จำเป็นจะต้องมีหลายส่วนเข้ามาเกี่ยวข้อง หลายแผนก ทีมงาน และ ผู้เกี่ยวข้องทางธุรกิจ ทำให้มีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดที่อาจทำให้เกิดค่าใช้จ่ายที่สูงขึ้น
ด้วยตัวแปรที่มีมากมายและที่เกิดขึ้น กระบวนการปิดบัญชีทางการเงินอาจนำไปสู่ปัญหาคอขวดในกระบวนการทางธุรกิจและทำให้การดำเนินการขององค์กรนั้นเป็นไปได้ช้าลงในการตัดสินใจสิ่งที่สำคัญในเรื่องธุรกิจ ในบทความนี้เราจะพูดถึงความท้าทายบางประการที่ธุรกิจจะต้องเผชิญเมื่อต้องจัดการกับเรื่องการเงินของธุรกิจอย่างใกล้ชิด
ความท้าทายในการจัดการการปิดบัญชีทางการเงิน: เหตุการณ์ที่พบเจอได้ทั่วไป
กระบวนการทำงานที่ต้องทำด้วยตนเอง
แผนกบัญชีนั้นจะต้องเผชิญกับความท้าทายจากวิธีจัดการกับบัญชีด้วยตนเอง การยึดติดกับแนวทางปฏิบัติเหล่านีเพียงเพราะความคุ้นชินกับวิธีการเหล่านี้ทำให้เป็นอุปสรรคสำคัญสำหรับทีมทางการเงิน การเปลี่ยนแปลงทางการเงินและระบบอัตโนมัติมาใช้ในการทำงานนั้นเป้นปัจจัยสำคัญในเรื่องความสำเร็จขององค์กรชั้นนำและทำให้พวกเขาแตกต่างจากคู่แข่งในตลาด
จากการวิจัยของ McKinsey องค์กรส่วนใหญ่นั้นไม่พร้อมที่จะเปิดใจให้กับระบบ ‘Industry 4.0’ ซึ่งทำให้มีความเสี่ยงที่ธุรกิจจะล้าหลังในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่มีการแข่งขันที่สูงขึ้นตลอดเวลา องค์กรที่ตัดสินในเริ่มเปลี่ยนโครงสร้างธุรกิจสู่ระบบดิจิทัลแล้วนั้นจะสามารถเติบโตได้มากกว่าและมีความโดดเด่นยิ่งขึ้น ในขณะที่บริษัทอื่นๆ อาจประสบปัญหาในการปรับตัวเข้ากับแนวทางการทำธุรกิจแบบใหม่
ระบบจัดการเอกสารที่ไม่มีระเบียบ
กระบวนการปิดบัญชีทางการเงินที่มีประสิทธิภาพนั้นต้องมีองค์ประกอบในเรื่องการจัดการกับระบบการจัดการงานและเอกสารที่ทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางการเก็บข้อมูล อย่างไรก็ตาม มีองค์กรหลายแห่งที่ยังใช้การตรวจสอบการทำงานจากโปรแกรม Spreadsheet และระบบเก็บเอกสารออนไลน์ซึ่งอาจจะทำให้เกิดความไม่เป็นระเบียบของการจัดการเอกสารและส่งผลกระทบกับผู้เกี่ยวข้องหลายฝ่าย
เจ้าหน้าที่บัญชีนั้นมักจะพยายามกำหนดและเรียงลำดับความสำคัญของงาน ผู้นำด้านการเงินนั้นขาดความชัดเจนในกระบวนการปิดบัญชี และผู้ตรวจบัญชีสอบเผชิญความท้าทายในการตรวจสอบตัวเลขทางการเงินเนื่องจากขาดเอกสารที่รองรับกับระบบเหล่านี้
การขาดกระบวนการปิดบัญชีทางการเงินที่เป็นมาตรฐาน
การไม่มีกระบวนการที่เป็นมาตรฐานนั้นอาจส่งผลเสียเป็นวงกว้างต่อทีมทางการเงินและบัญชี (F&A) และทั้งองค์กร หากไม่มีระบบที่มีความมั่นคงและสม่ำเสมอในการทำงาน ทีมอาจจะใช้เวลามากเกินไปกับงานที่ต้องทำด้วยตนเองและจำเป็นต้องทำซ้ำอยู่ตลอดเวลา
การขาดมาตรฐานในระบบนี้อาจนำไปสู่การพลาดกำหนดส่ง ทำให้มีการทำงานล่วงเวลา และคุณภาพของข้อมูลที่ไม่มีความแน่นอนซึ่งส่งผลให้เกิดความไม่ถูกต้องในการรายงาน การระบุสาเหตุของความซับซ้อนเหล่านี้เป็นสิ่งสำคัญสำหรับความสำเร็จในระยะยาวของธุรกิจอีกด้วย ด้วยการจัดการกับความท้ทายเหล่านี้และการสร้างรากฐานที่แข็งแกร่งขององค์กร องค์กรสามารถรับประกันความสามารถในการขยายขนาดธุรกิจและสามารถใช้ประโยชร์จากระบบธุรกิจที่มีความอัจฉริยะได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ขอนำเสนอ BlackLine!
ระบบที่องค์กรใช้อยู่เดิมนั้นอาจจะไม่เพียงพอสำหรับการทำธุรกิจอีกต่อไปในยุคดิจิทัล ซึ่งธุรกิจจำเป็นต้องปรับตัวให้เข้ากับความต้องการของลูกค้าที่มรการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลาและเป็นผู้นำในตลาด ด้วยเหตุนี้ ธุรกิจต่างๆ จึงจำเป็นอย่างมากที่จะต้องเริ่มใช้ระบบโซลูชั่นสมัยใหม่ที่สามารถช่วยปรับปรุงกระบวนการปิดบัญชีทางการเงินและรับรองความถูกต้องอย่างมีประสิทธิภาพ
นี่คือที่มาของระบบ BlackLine ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์บัญชีบนระบบคลาวด์ชั้นนำที่มอบอำนาจให้แก่องค์กร เพื่อทำให้การทบยอดบัญชีทางการเงินเป็นไปได้โดยอัตโนมัติและกระบวนการปิดบัญชีทางการเงินที่เป็นไปได้อย่างง่ายดาย การนำ BlackLine มาใช้นั้นบริษัทต่างๆ จะสามารถเห็นได้ถึงประสิทธิภาพของเวิร์กโฟลว์ที่ดีขึ้นอย่างเห็นได้ชัด ความถูกต้องของข้อมูล ประสิทธิภาำของการทำงานของพนักงาน และความสามารถในการตรวจสอบข้อมูลต่างๆ
ประโยชน์ของระบบ BlackLine: การจัดการกระบวนการปิดบัญชีทางการเงินทำได้อย่างง่ายดายและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
การรายงานความถูกต้องและเพิ่มประสิทธิภาพให้กับองค์กร
ระบบของ BlackLine ช่วยให้องค์กรดำเนินการกระบวนการต่างๆที่น่าเบื่อและมีความซ้ำซากโดยเปลี่ยนระบบเหล่านี้ให้กลายเป็นการทำงานโดยอัตโนมัติ ช่วยให้ทีมวางแผนการทางการเงินและการบัญชีสามารถมุ่งเน้นการทำงานของพวกเขาไปทางงานด้านการวางแผนเชิงกลยุทธ์ ด้วยระบบอัตโนมัติของกระบวกการต่างๆ เช่น รายการบันทึกประจำวัน การทบยอดทางการเงิน และการควบคุมระบบต่างๆ ช่วยให้ธุรกิจสามารถประหยัดเวลาในการทำงานและหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น สิ่งเหล่านี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่า การทำงานงานทั้งหมดจะตรงตามมาตรฐานการรายงานที่ตรงเวลา มีความถูกต้อง และครบถ้วนทุกข้อมูล
เพิ่มความคล่องตัวและรองรับการเติบโตของธุรกิจในอนาคต
รักษาความปลอดภัยข้อมูล นโยบาย และขั้นตอนที่สำคัญทั้งหมดไว้บนระบบคลาวด์ และรวมเข้ากับหน่วยงานทางธุรกิจทั้งหมดได้อย่างง่ายดาย โดยที่ BlackLine ยังอนุญาตให้ข้อมูลทั้งหมดสามารถเชื่อมกับระบบ ERP และแหล่งข้อมูลอื่นๆ ได้โดยจัดเตรียมตัวเชื่อมต่อระบบที่ปลอดภัยและ API ที่มีความซับซ้อนและขอบเขตที่จำกัดได้
กระบวนการตรวจสอบที่เหมาะสมและช่วยเหลือในการทำกระบวนการ ESG ของธุรกิจ
ปรับปรุงการตรวจสอบโดยการจัดการคำขอและส่งมอบจากแหล่งข้อมูลที่เป็นส่วนกลาง ปรับปรุงความโปร่งใสและลดความล่าช้า สามารถแบ่งปันข้อมูลผ่านบทบาทผู้ตรวจสอบที่ไม่เหมือนใครเพื่อลดการใช้กระดาษ การจัดเก็บ การเดินทาง และค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นอื่นๆ
ขจัดอุปสรรคและให้ข้อมูลทันท่วงที
การเป็นศูนย์รวม การติดตามงาน และประสานงานกิจกรรมอย่างราบรื่นผ่านเวิร์กโฟลว์ที่เป็นอัจฉริยะ และการมอบข้อมูลที่มีการจัดการกระจายข้อมูลเชิงลึกที่มีความสำคัญ ใช้ประโยชน์จากการรายงานตามบทบาทของพนักงาน แดชบอร์ดที่สามารถใช้ในเชิงโต้ตอบได้ ตัวบงชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) และการแจ้งเตือนแบบเชิงรุกเพื่อเสริมอำนาจในการตัดสินใจอย่างรอบรู้และผลักดันความสำเร็จของธุรกิจ
ข้อคิดสุดท้าย
ในโลกที่ความต้องการของลูกค้าและธุรกิจที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วอยู่ตลอดเวลา ทุกองค์กรจำเป็นต้องตามให้ทันเพื่อสามารถก้าวนำคู่แข่งของพวกเขาในตลาดได้ BlackLine ช่วยให้ธุรกิจสามารถมุ่งเน้นไปในสิ่งที่สำคัญในการบวนการทำธุรกิจของพวกเขา โดยที่ปรับปรุงกระบวนการบัญชีและการเงินที่มีความซับซ้อนสำหรับองค์กร
BlackLine ช่วยปรับปรุงความแม่นยำของการวิเคราะห์ข้อมูลทางธุรกิจ เพิ่มประสิทธิภาพการจัดการทางการเงินอย่างใกล้ชิด และสนับสนุนการเติบโตในอนาคตสำหรับธุรกิจ นอกจากนี้ยังช่วยให้กระบวนการตรวจสอบดีขึ้นด้วยแหล่งข้อมูลที่เป็นศูนย์รวม ในขณเดียวกัน ยังสามารถสนับสนุนความพยายามด้านการสนับสนุน ESG ด้วยสิ่งเหล่านี้ BlackLine จะช่วยให้ธุรกิจเติบโตอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นและก้าวนำหน้าคู่แข่งในอนาคต
