3 Cara Mengoptimalkan Proses Order-to-Cash (O2C) Perusahaan Anda

Proses order-to-cash (O2C) dan cara penanganannya memiliki peran penting untuk menentukan kesuksesan perusahaan. Lagi pula, proses inilah yang mengubah pesanan menjadi pendapatan.

Jika dikelola secara efisien, proses O2C merupakan kesempatan Anda untuk membuat kesan pertama yang baik pada pelanggan, karena memungkinkan pelanggan menerima barang dan jasa yang mereka beli dengan mudah dan cepat.

Ketika pelanggan melakukan pemesanan, proses O2C dimulai. Setelah itu, proses akan diikuti dengan penjadwalan pengiriman pesanan, pengiriman pesanan, pembuatan faktur untuk dikirim ke pelanggan, pembayaran oleh pelanggan, dan terakhir pencatatan pembayaran yang diterima di buku besar.

Di era bisnis digital, banyak perusahaan yang masih mengelola proses O2C secara manual. Hal ini menjadi celah bagi kesalahan dan duplikasi data yang dapat menyebabkan keterlambatan pengiriman, serta komplikasi yang perlu diselesaikan sebelum perusahaan dapat menerima pembayaran.

Sebuah studi oleh American Productivity & Quality Center (APQC) menemukan bahwa perusahaan di kelompok “berkinerja baik” menghabiskan 2,5 kali lebih sedikit untuk biaya terkait O2C dibandingkan dengan “berkinerja bawah”. Sementara itu, 77% chief financial officer (CFO) menanggapi PYMNTS dan Survei Corcentric menjelaskan bahwa digitalisasi mereka “investasi yang menghasilkan peningkatan dalam pengelolaan modal kerja dan kredit”.

Jadi, bagaimana Anda dapat mengoptimalkan proses O2C Anda melalui otomatisasi? Di bawah ini, kami menguraikan 3 cara yang dapat Anda gunakan atau pelajari sebelum mengambil keputusan penting dalam otomatisasi.

1. Mengevaluasi Proses Order-to-Cash (O2C) Anda

Memahami proses O2C dalam perusahaan Anda sangatlah penting untuk memulai otomatisasi O2C. Langkah pertama yang dapat Anda lakukan adalah memperoleh informasi dari pengguna atau tim yang menjalankan tugas, untuk mengetahui pro dan kontra dari sistem yang Anda gunakan saat ini.

Kemudian, lakukanlah pemeriksaan secara menyeluruh dari berbagai platform yang mengelola proses O2C. Sebagai contoh, jika penagihan dilakukan secara manual, Anda perlu mengetahui detail area mana yang terjadi ketidakcocokan data. Melalui proses ini, Anda dapat mengidentifikasi dan memprioritaskan area mana yang memerlukan upaya otomatisasi.

2. Mempelajari Bagaimana Perusahaan Lain Menjalankan Proses Order-to-Cash (O2C)

Salah satu cara terbaik untuk mengidentifikasi posisi Anda dalam digitalisasi O2C adalah melalui survei terhadap perusahaan lain yang serupa dengan milik Anda. Penelitian dapat memberikan angka yang dibutuhkan untuk memantapkan tujuan Anda.

Misalnya, survei oleh Aberdeen Group menunjukkan bahwa “21% perusahaan terbaik dikelasnya melakukan penyesuaian terhadap kebijakan kredit untuk meminimalkan piutang usaha dan piutang tak tertagih”, dan juga “34% perusahaan terbaik dikelasnya telah berinvestasi dalam otomatisasi piutang usaha”. Studi tentang bisnis yang serupa dengan bisnis Anda akan mengungkapkan bagaimana teknologi mendukung digitalisasi O2C mereka yang didukung dengan data statistik.

3. Kembangkan Perencanaan Sesuai dengan Level Perusahaan Anda

Pada tahapan ini Anda telah dilengkapi berbagai data melalui proses-proses diatas. Anda telah mengetahui tingkat kematangan O2C di perusahaan Anda dan dapat mengembangkan perencanaan berdasarkan tingkatan ini dan solusi yang tersedia di pasar.

Seperti contoh, perusahaan di Level 0 masih mengelola semua proses mereka secara manual. Mereka yang berada di Level 1 dari tahap kematangan O2C, telah menggunakan otomatisasi yang hanya berfokus pada sinkronisasi data terjadwal untuk berbagai solusi.

Pada Level 2 perusahaan telah memiliki otomatisasi end-to-end mulai dari pemenuhan pesanan hingga data yang selaras. Dan yang terakhir berada di level 3 dimana perusahaan telah sepenuhnya mengotomatiskan proses O2C mereka dan berfokus pada pengambilan keputusan strategis berbasis data.

Bagaimana Solusi Kode-Rendah/Tanpa-Kode dari Workato dapat Membantu Otomatisasi Order-to-Cash (O2C) Anda

Bebaskan Modal untuk Mengisi Operasi Anda

Memiliki karyawan profesional pada keuangan Anda, dimana proses masih dilakukan secara manual seperti melacak data di Salesforce ataupun input data ke Oracle NetSuite memiliki resiko terjadinya kesalahan yang dapat merugikan perusahaan.

Solusi iPaaS dengan kode rendah/tanpa rendah dari Workato dapat mengintegrasi sistem seperti Salesforce dan Oracle NetSuite, maupun platform e-commerce tempat Anda beroperasi.

Anda juga dapat mengintegrasikan solusi e-invoicing seperti Freshbooks dengan Oracle NetSuite, dan mengotomatiskan proses penagihan sehingga staf Anda tidak perlu melakukannya secara manual.

Meningkatkan Efisiensi

Integrasi berbasis iPaas dari Workato memungkinkan Anda untuk menghubungkan solusi operasional back-office seperti Oracle NetSuite, dengan software manajemen inventaris lainnya ataupun e-commerce dan marketplace.

Melalui penerapan integrasi ini, waktu untuk memproses pesanan pelanggan jadi lebih singkat, akurasi stok meningkat sehingga kepuasan pelanggan pun juga akan meningkat.

Insight Penting Bagi Pertumbuhan Bisnis Anda

Ketika proses O2C manual yang membosankan yang sering kali memerlukan banyak pekerjaan kasar dihilangkan, waktu yang berharga akan dibebaskan untuk profesional akun dan keuangan Anda di organisasi Anda.

Dengan mengeleminasi proses O2C manual, karyawan Anda dapat berfokus dalam pemanfaatan data dan mempelajarinya untuk pertumbuhan bisnis. Para staf dapat memiliki data tren pelanggan dan juga insight prediktif yang penting untuk mengambil keputusan strategis.