6 Tahapan Implementasi ERP yang Sukses untuk Bisnis Anda

Dalam era transformasi digital, perusahaan yang ingin meningkatkan efisiensi operasionalnya mulai beralih ke solusi ERP (Enterprise Resource Planning). Namun, implementasi ERP bukanlah proses yang sederhana.

Proses implementasi ERP adalah langkah strategis yang melibatkan banyak aspek dalam proses bisnis perusahaan, mulai dari sumber daya manusia hingga sistem perangkat lunak. Oleh karena itu, mengikuti tahapan implementasi ERP yang terstruktur menjadi kunci keberhasilan.

Artikel ini akan membahas tahap implementasi ERP yang diharapkan dapat berguna sebagai pertimbangan Anda sebelum memulai menerapkan software ERP pada Bisnis Anda. 

Apa Itu Implementasi ERP?

Implementasi ERP adalah proses kompleks yang mencakup perencanaan, konfigurasi, pengembangan, pengujian, hingga peluncuran dan dukungan pasca-implementasi. ERP mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis seperti akuntansi, manajemen inventaris, SDM, hingga CRM dalam satu sistem terintegrasi.

Tujuannya adalah untuk meningkatkan efisiensi, menyederhanakan proses, mengotomatisasi proses bisnis, dan menyediakan data real-time yang mendukung pengambilan keputusan strategis.

Baca Juga: 15 Software ERP Terbaik di Indonesia (Update)

Mengapa Tahapan Implementasi ERP Penting?

Banyak perusahaan gagal dalam mengimplementasikan sistem ERP karena tidak memiliki rencana implementasi yang matang. Proses implementasi ERP melibatkan berbagai pemangku kepentingan, termasuk tim proyek, tim IT, vendor, dan pengguna akhir. Tanpa struktur yang jelas, proses yang rumit ini dapat mengganggu proses operasional dan justru menimbulkan kerugian.

Oleh karena itu, strategi penerapan sistem ERP perlu didasarkan pada tahapan yang terstruktur, disesuaikan dengan kebutuhan spesifik dan alur proses kerja masing-masing perusahaan.

Apa saja 6 Tahapan Implementasi ERP?

Mengimplementasikan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) itu seperti membangun rumah baru untuk bisnis Anda. Ada beberapa tahapan, dan setiap tahap punya peran penting agar hasilnya optimal.

Meskipun setiap perusahaan memiliki keunikan tersendiri, ada 6 fase umum yang diperlukan dalam mengimplementasikan ERP yang sukses. Mari kita telaah setiap tahapannya.

1. Discovery & Perencanaan

Fase pertama dalam implementasi ERP mencakup proses awal untuk memahami kebutuhan perusahaan, memilih solusi yang tepat, serta membentuk struktur proyek yang efektif. Ini adalah tahap di mana perusahaan menetapkan arah strategis dari proyek ERP secara keseluruhan.

Aktivitas penting dalam tahap ini, diantaranya:

• Melakukan riset untuk mengevaluasi kebutuhan bisnis dan memilih sistem ERP yang sesuai. Pada tahap ini, tim implementasi akan menganalisis proses bisnis perusahaan yang ada, mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan, dan merumuskan tujuan yang jelas untuk software ERP yang akan digunakan. Tahap ini memastikan sistem ERP yang dipilih nantinya akan sesuai dengan kebutuhan perusahaan
• Membentuk tim proyek yang terdiri dari sponsor eksekutif, manajer proyek, perwakilan dari berbagai departemen pengguna, spesialis IT, serta pihak eksternal seperti konsultan ERP jika diperlukan. Pemilihan tim yang tepat sangat menentukan keberhasilan penerapan ERP.
• Menyusun rencana proyek termasuk ruang lingkup, jadwal pelaksanaan, target deliverable, dan alokasi sumber daya.
• Menentukan apakah akan menggunakan sistem ERP berbasis cloud (yang lebih cepat dan fleksibel) atau on-premise (yang memberi kontrol penuh namun memerlukan infrastruktur tambahan).
• Mengembangkan pemahaman mendalam terhadap proses yang berjalan, hambatan yang dihadapi, serta mendokumentasikan workflow yang akan menjadi dasar desain sistem.

Salah satu fokus penting pada fase ini adalah memastikan dukungan manajemen tingkat atas agar proyek mendapat prioritas, dukungan anggaran, dan kejelasan dalam pengambilan keputusan.

2. Design (Desain)

Tahap ini menerjemahkan kebutuhan yang telah dihimpun di tahap sebelumnya menjadi rancangan teknis dan fungsional. Fokusnya pada perancangan sistem agar sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan.

Aktivitas penting pada tahap ini:

• Melakukan gap analysis: membandingkan kondisi saat ini dengan best practice dalam sistem ERP.
• Menyusun proses bisnis yang dioptimalkan dan alur kerja baru. 
• Menentukan kebutuhan kustomisasi perangkat lunak.
• Menentukan jenis pelaporan atau dashboard yang dibutuhkan oleh manajemen (misalnya: laporan keuangan real-time).

Tujuan utamanya adalah merancang sistem ERP yang efektif, efisien, dan mudah diadopsi oleh pengguna akhir.

3. Development (Pengembangan)

Setelah tahap Design selesai, tahap pengembangan (Development) akan dimulai. Tahapan ini fokus pada konfigurasi sistem ERP, pengembangan integrasi, dan persiapan sumber daya pelengkap seperti pelatihan dan dokumentasi. Jika diperlukan, akan dilakukan  kustomisasi perangkat lunak ERP agar selaras dengan desain yang telah disetujui.

Aktivitas penting dalam fase development:

• Mengatur parameter dalam sistem agar sesuai dengan desain proses. 
• Mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis seperti keuangan, logistik, SDM, CRM dalam satu sistem ERP.
• Mengembangkan koneksi dengan sistem lain (misalnya software akuntansi lama atau sistem payroll).
• Paralel dengan proses pengembangan sistem, tim implementasi akan mulai merencanakan migrasi data lama ke sistem baru dan menyiapkan materi pelatihan pengguna yang komprehensif. Penting untuk memilih data yang relevan agar transisi ke sistem baru berjalan mulus.

Migrasi data dimulai dari mapping data, pembersihan (cleansing), hingga transfer dari sistem lama. Proses ini tidak boleh dilakukan sembarangan karena data yang buruk akan menghambat efisiensi sistem baru.

4. Testing (Pengujian) 

Testing atau pengujian adalah bagian krusial dari strategi implementasi ERP. Pengujian adalah tahap vital untuk memastikan bahwa sistem ERP yang dikembangkan berfungsi dengan sempurna dan sesuai harapan.

Aktivitas penting dalam fase testing:

• Unit testing: memastikan setiap modul berjalan sesuai fungsi dasarnya.
• Integration testing: uji apakah data dan proses mengalir antar modul dengan baik (misal: dari penjualan ke pengiriman hingga penagihan).
• User Acceptance Testing (UAT): pengguna mencoba sistem dalam simulasi aktivitas harian mereka.
• Validasi hasil migrasi data dan identifikasi inkonsistensi.
• Evaluasi respon sistem terhadap skenario edge-case.

Tujuan dari tahap testing ini adalah menjamin bahwa sistem sudah stabil, logis, dan siap digunakan tanpa mengganggu proses operasional.

5. Deployment (Implementasi)

Tahap Ini adalah puncak dari proses implementasi sistem ERP: hari di mana penerapan sistem secara resmi dimulai atau “go live”.

Meskipun persiapan telah dilakukan dengan matang, tetap ada potensi kendala karena banyaknya elemen yang berubah secara simultan dan kemungkinan adanya kebingungan dari pengguna.

Hal-hal penting yang perlu diperhatikan:

• Tim implementasi harus siaga di hari peluncuran (go-live) untuk menangani pertanyaan, memberikan panduan kepada pengguna, dan menyelesaikan kendala teknis yang muncul secara langsung.
• Vendor ERP atau mitra implementasi harus mendampingi selama proses go-live untuk memastikan troubleshooting berjalan cepat dan tepat sasaran.
• Adaptasi pengguna terhadap sistem baru mungkin memerlukan waktu. Maka dari itu, pendampingan intensif di awal penggunaan sangat penting untuk mencapai produktivitas yang diharapkan.

Keberhasilan pada tahap ini sangat ditentukan oleh koordinasi tim, kesiapan pengguna, serta kecepatan respons terhadap masalah yang muncul.

Transisi ke sistem ERP harus dikelola dengan hati-hati agar operasional perusahaan tidak terganggu secara signifikan dan pengguna dapat segera merasakan manfaat ERP secara optimal.

Untuk itu, memilih vendor ERP atau partner implementasi yang berpengalaman dan responsif menjadi langkah penting bagi perusahaan yang tidak boleh diabaikan

6. Dukungan & Evaluasi

Setelah sistem ERP resmi digunakan, fokus implementasi berpindah dari peluncuran teknis ke pemeliharaan berkelanjutan dan optimalisasi sistem. Tahap ini sangat penting untuk memastikan bahwa manfaat ERP benar-benar dapat dirasakan oleh perusahaan dan seluruh pengguna.

Fokus utama dalam fase ini meliputi:

• Menampung feedback dari users untuk mengevaluasi apakah sistem berjalan sesuai harapan dan apakah ada kebutuhan untuk penyesuaian proses.
• Melakukan penyesuaian tambahan, baik dalam bentuk konfigurasi ulang, penambahan fitur, maupun perbaikan minor agar sistem tetap relevan dengan kebutuhan yang berkembang.
• Menyelenggarakan pelatihan lanjutan bagi pengguna baru atau tim yang membutuhkan pembaruan pengetahuan terkait sistem.
• Menyusun rencana pengembangan sistem jangka panjang, termasuk potensi ekspansi modul atau proses integrasi baru.

Terkait aspek teknis, perusahaan perlu memerhatikan hal berikut:

• Untuk sistem ERP on-premise, perusahaan perlu menjadwalkan update perangkat lunak secara berkala, termasuk kemungkinan peningkatan perangkat keras.
• Sementara itu, sistem ERP berbasis cloud umumnya mendapatkan pembaruan otomatis dari vendor, yang membuat pemeliharaan lebih ringan dari sisi tim internal.

Fase ini bukanlah akhir dari proyek ERP, melainkan awal dari proses pengembangan berkelanjutan yang akan menjaga sistem tetap selaras dengan kebutuhan bisnis dan perubahan dalam proses operasional perusahaan.

Selain itu, pastikan untuk melakukan evaluasi pasca-implementasi:

• Apakah ERP membantu perusahaan dalam meningkatkan efisiensi operasional?
• Apakah data tersedia secara real-time untuk mendukung keputusan?
• Adakah proses yang masih bisa disederhanakan?

Tahapan ini adalah kunci untuk memastikan manfaat optimal dari ERP dalam jangka panjang dan mengikuti perkembangan proses bisnis yang terus berubah.

Best Practices dalam Implementasi ERP

Menghadapi tantangan implementasi ERP membutuhkan pendekatan yang tidak hanya teknis, tetapi juga strategis. Agar implementasi ERP yang sukses dapat tercapai, berikut adalah beberapa best practices yang direkomendasikan:

1. Jangan terburu-buru dalam perencanaan. Perencanaan yang matang adalah pondasi seluruh proses.
2. Pilih vendor ERP yang benar-benar memahami kebutuhan bisnis Anda dan mampu mendampingi dari awal hingga pasca go-live.
3. Lakukan komunikasi terbuka antar seluruh tim untuk menyelaraskan ekspektasi dan menghindari miskomunikasi teknis maupun fungsional.
4. Migrasi data harus selektif dan relevan – hanya data yang bersih dan berguna yang sebaiknya dibawa ke sistem baru.
5. Alokasikan sumber daya untuk dukungan pasca implementasi, karena fase ini sangat menentukan keberlanjutan manfaat sistem.

Memilih mitra implementasi yang tepat merupakan langkah krusial untuk memastikan keberhasilan implementasi ERP Anda.

PointStar Consulting, Partner Implementasi ERP Terpercaya di Asia Tenggara

PointStar Consulting adalah mitra resmi Oracle NetSuite di Asia Tenggara yang telah berpengalaman 17 tahun dalam mendampingi berbagai perusahaan dalam menerapkan sistem ERP berbasis cloud secara terstruktur dan berorientasi pada hasil.

Dengan pengalaman lintas industri dan pendekatan yang fleksibel, tim PointStar siap mendampingi mulai dari perencanaan hingga evaluasi.

Baik sedang mencari sistem ERP pertama, atau ingin mengganti sistem lama yang tidak lagi mendukung pertumbuhan bisnis Anda, PointStar Consulting siap menjadi mitra dalam perjalanan menuju implementasi ERP yang sukses dan berkelanjutan.

Hubungi tim kami untuk menjadwalkan sesi konsultasi ERP yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.

Kesimpulan

Mengimplementasikan ERP adalah keputusan strategis yang membutuhkan perencanaan matang, eksekusi yang disiplin, dan dukungan berkelanjutan.

Dengan mengikuti tahapan implementasi ERP yang tepat (mulai dari perencanaan hingga evaluasi), perusahaan dapat mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis, meningkatkan efisiensi operasional, dan mempercepat transformasi digital perusahaan.

Dalam lingkungan bisnis yang semakin dinamis dan terdigitalisasi, solusi ERP bukan lagi pilihan opsional, melainkan kebutuhan fundamental untuk memastikan daya saing jangka panjang.

Siap memulai perjalanan ERP Anda? Hubungi PointStar Consulting, mitra resmi Oracle NetSuite, dan dapatkan solusi ERP yang tepat, terukur, dan disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda.