Cara Memilih Cloud ERP yang Tepat untuk Perusahaan Anda
Memilih sistem cloud ERP (Enterprise Resource Planning) yang tepat merupakan proses penting yang berdampak luas pada operasi dan kesuksesan perusahaan Anda.
Sistem Cloud ERP memiliki solusi komprehensif yang mengintegrasikan berbagai fungsi dan proses bisnis, seperti keuangan, HR, manajemen inventaris, CRM, dan banyak lagi. Sistem ini menyediakan database terpusat dan platform terpadu untuk manajemen data, analisis, dan pengambilan keputusan, menjadikannya alat penting untuk bisnis modern.
Mengimplementasi sistem cloud ERP yang tepat dapat memiliki banyak manfaat. Mulai dari peningkatan efisiensi, peningkatan efisiensi, peningkatan kolaborasi, visibilitas data yang lebih baik, proses yang disederhanakan, peningkatan layanan pelanggan, hingga alokasi sumber daya yang dioptimalkan.
Namun dengan banyaknya pilihan di pasar, proses pemilihan solusi cloud ERP yang tepat bukanlah hal yang mudah. Artikel ini bertujuan untuk memberikan tips dan informasi dalam pemilihan cloud ERP yang tepat sesuai dengan tujuan dan kebutuhan khusus perusahaan Anda
Beberapa Hal yang Perlu Disiapkan Sebelum Memilih Cloud ERP
Identifikasi Masalah
Sebelum terjun ke proses seleksi, penting untuk mengidentifikasi tantangan dan kendala yang dihadapi oleh organisasi Anda.
Masalah umum yang menunjukkan perlunya solusi cloud ERP meliputi proses yang intens dan rawan terjadi kesalahan, transfer data manual antar aplikasi, kurangnya visibilitas ke dalam operasi bisnis, dan data bisnis yang tidak akurat atau pun tidak lengkap. Mengatasi tantangan ini sangat penting untuk mencapai peningkatan efisiensi dan akurasi data.
Mengevaluasi Pilihan Cloud ERP
Langkah pertama dalam memilih cloud ERP yang tepat adalah mengevaluasi kebutuhan organisasi Anda dan kebutuhan masa depan. Buat daftar modul yang memberikan manfaat langsung dan yang penting beberapa tahun ke depan. Untuk implementasi baru, solusi ERP berbasis cloud seringkali menghadirkan pilihan alami, memberikan keamanan, skalabilitas, dan efektivitas biaya.
Tentukan Strategy Anda
Pertimbangkan strategi implementasi cloud ERP Anda dengan hati-hati. Menerapkan cloud ERP secara bertahap dapat mengurangi risiko dibandingkan dengan penerapan “big bang” sekaligus. Menjalankan sistem lama secara paralel untuk periode tertentu mungkin juga berguna untuk transisi yang lebih mulus. Tetapkan strategi Anda berdasarkan keadaan dan tujuan unik organisasi Anda.
9 Pertanyaan yang Harus Ditanyakan pada Vendor Cloud ERP
Saat mengevaluasi vendor cloud ERP, Anda dapat mempertimbangkan pertanyaan penting berikut ini:
Biaya Sistem
Bagaimana vendor menyusun harga mereka untuk produk saat ini dan kemampuan masa depan yang mungkin kita perlukan? Bagaimana proses penanganan pemutakhiran, rilis baru, dan perbaikan bug?
Biaya Implementasi
Berapa perkiraan biaya implementasi sistem cloud ERP? Bagaimana kita dapat mencegah potensi kenaikan biaya selama proyek berlangsung, dan bagaimana kita mengelola scope creep?
Konfigurasi
Apakah vendor memahami kebutuhan dan proses khusus kami? Apakah sistem ERP cukup fleksibel untuk mengakomodasi penyesuaian, dan bagaimana ini ditangani oleh tim implementasi vendor?
User Friendly
Apakah vendor memahami kebutuhan dan proses khusus kami? Apakah sistem ERP cukup fleksibel untuk mengakomodasi penyesuaian, dan bagaimana ini ditangani oleh tim implementasi vendor?
Timeline
Berapa durasi yang diharapkan dari implementasi cloud ERP, dan apakah akan mengganggu operasi kami saat ini? Bagaimana proses implementasi untuk pelanggan serupa, dan sumber daya apa yang perlu disediakan perusahaan kita selama implementasi?
Manajemen Proyek
Apakah vendor akan berkolaborasi dengan kami untuk membuat pencapaian yang relevan untuk sukses? Bagaimana tonggak akan disesuaikan dengan kebutuhan bisnis kita untuk memastikan semua orang melihat kemajuan selama implementasi?
Update
Bagaimana vendor mengirimkan update ke sistem cloud ERP? Apakah fitur baru disediakan dengan biaya tambahan, dan apakah pembaruan memerlukan bantuan ahli untuk penginstalan?
Migrasi Data
Bagaimana vendor menangani migrasi data dari sistem bisnis lama kita ke cloud ERP yang baru? Apakah vendor memiliki pengalaman dengan migrasi data dari sistem yang serupa dengan kami?
Add Ons
Apakah ada berbagai modul yang disediakan oleh vendor yang dapat kita tambahkan sesuai kebutuhan kita? Apakah vendor memiliki jaringan mitra yang luas yang menawarkan integrasi siap pakai dan fitur khusus? Seberapa mudah proses penambahan pengguna atau fungsionalitas baru ke sistem cloud ERP
Kemampuan Esensial Cloud ERP
Pertimbangkan kapabilitas cloud ERP populer berikut untuk memenuhi kebutuhan organisasi Anda:
Akuntansi
Mengotomatiskan proses AP dan AR, memperbarui buku besar dan sub-buku besar secara real-time.
Perencanaan dan Analisis Keuangan
Perkirakan penjualan, pengeluaran, dan hasil proyek di masa mendatang.
Manajemen Persediaan
Lacak pergerakan produk di seluruh rantai pasokan dan pantau tingkat inventaris.
Manajemen Pesanan
Rutekan pesanan secara efisien dan lacak kemajuannya dari penerimaan hingga pengiriman.
Otomasi Layanan Profesional
Pantau kemajuan proyek dan kelola tagihan dan pengeluaran.
Manufaktur
Buat jadwal produksi dan koordinasikan sumber daya untuk memenuhi rencana produksi.
CRM
Rekam komunikasi pelanggan, kelola prospek penjualan, dan kampanye pemasaran dasar.
Ringkasan Akhir
Memilih sistem cloud ERP yang tepat merupakan langkah penting dalam mendorong efisiensi operasional dan mencapai kesuksesan bisnis. Dengan mengidentifikasi titik kesulitan, mengevaluasi opsi cloud ERP, mengonfirmasi strategi Anda, dan mengajukan pertanyaan yang tepat, Anda dapat merampingkan proses pemilihan dan memastikan sistem cloud ERP selaras dengan kebutuhan dan tujuan unik organisasi Anda. Dengan cloud ERP yang tepat, organisasi Anda dapat berkembang dalam lanskap bisnis yang terus berkembang.
