Sistem ERP Bertingkat Dan Bagaimana Mereka Berevolusi

Sistem enterprise resource planning (ERP) bertingkat dapat menjadi salah satu solusi yang dapat diterapkan perusahaan ketika mereka melakukan transformasi digital. Untuk memahami apa itu ERP bertingkat, akan membantu jika kita dapat memahami solusi ERP sebelum munculnya cloud computing.

Sistem ERP saat ini merupakan sebuah perjalanan dari sistem material requirements planning (MRP) yang muncul selama revolusi industri ketiga di akhir 1960-an dan awal 1970-an hingga akhir 1990-an.

MRP banyak digunakan bisnis di bidang manufaktur dan industri terkait. Tujuan utamanya adalah untuk membantu perusahaan mengelola inventori, penjadwalan, shop floor control, pengiriman ke pelanggan, dan berbagai macam kegiatan lain yang penting bagi industri manufaktur.

Di sisi lain, sistem ERP merupakan solusi proses bisnis yang mencakup semua yang melayani organisasi dari berbagai industri, bukan hanya industri manufaktur. Sistem ERP memberikan solusi untuk mengelola keuangan, CRM, manajemen proyek, dan fungsi lain yang penting untuk operasi bisnis.

Kemampuannya untuk mengkonsolidasikan semua proses bisnis dan memberikan pemilik perusahaan pandangan terpadu merupakan daya pikat utama dari sistem ERP. Ketika data dari sumber yang berbeda diintegrasikan dan disajikan dalam satu platform, pemilik bisnis memiliki kesempatan untuk membuat keputusan berdasarkan pandangan 360 derajat dari proses bisnis mereka.

Dalam pengertian tradisional, sistem bertingkat membagi ERP menjadi tiga kategori berdasarkan ukuran organisasi, kompleksitas transaksi, pendapatan tahunan, dan kelengkapan solusi ERP yang diperlukan untuk bisnis.

Sistem ERP legacy Tier 1 secara tradisional ditujukan untuk perusahaan besar dan perusahaan dengan anak perusahaan di berbagai belahan dunia. Umumnya, sistem ini dibangun untuk memproses transaksi kompleks dalam perusahaan besar yang memerlukan sistem ERP dengan fungsionalitas kuat, terutama yang dapat membantu mereka dalam konsolidasi perusahan multinasional.

Sebelum kedatangan cloud computing dan model Software-as-a-Service (SaaS), legacy ERP Tier 1 secara ketat dipertahankan oleh perusahaan besar dengan anak perusahaan atau bisnis yang pendapatannya jutaan. Karena ditujukan untuk menangani proses bisnis pada perusahaan besar, sistem ERP legacy Tier 1 memakan banyak biaya. Analisis kebutuhan yang lengkap diperlukan untuk menyesuaikan atau mengkonfigurasi sistem ERP agar sesuai dengan kebutuhan setiap bisnis.

Sebelum munculnya cloud computing, sistem ERP Tier 2 melayani bisnis menengah. Fungsi yang disediakan oleh vendor ERP legacy Tier 2 lebih fokus pada kebutuhan bisnis inti seperti keuangan, penjualan dan pemasaran, HR dan supply chain management.

Sistem ERP Tier 2 didasarkan pada arsitektur yang tidak terlalu kompleks, sehingga memungkinkan bisnis untuk meminta penyesuaian sesuai dengan kebutuhan bisnis mereka. Misalnya, perusahaan manufaktur menengah dapat memilih sistem ERP Tier 2 yang disesuaikan untuk memastikan bahwa fungsionalitas seperti shop floor control, perencanaan dan penjadwalan, dan pengadaan dimasukkan sebagai bagian dari implementasi.

Sistem ERP Tier 3 melayani bisnis kecil yang hanya membutuhkan solusi paling mendasar. ERP di tingkat ini juga memungkinkan banyak ruang untuk penyesuaian, karena sistemnya lebih kecil dan tidak terlalu rumit. Sistem ERP Tier 3 menguntungkan bisnis di pasar tertentu yang menemukan bahwa sebagian besar sistem arus utama tidak memenuhi kebutuhan spesifik mereka.

Kedatangan teknologi cloud mengubah cara bisnis beroperasi dan membawa lingkungan bisnis yang sangat disruptif dan kompetitif. Sebagian besar alasan di balik ini terletak pada kelincahan dan skalabilitas operasi di cloud.

Hal ini memungkinkan bisnis untuk merespon dengan cepat terhadap perubahan kebutuhan konsumen dan tren pasar, karena arsitektur cloud yang fleksibel, dapat disesuaikan dan dapat dikonfigurasi untuk kebutuhan setiap perusahaan. Skalabilitas sistem cloud juga memastikan bisnis menghemat biaya karena tidak memiliki in-house tim IT untuk mengelola server dan melakukan pembaruan yang mahal untuk memenuhi kebutuhan bisnis mereka yang terus berubah.

Cloud computing juga menandai munculnya model bisnis SaaS di mana perusahaan membayar biaya berlangganan untuk solusi yang mereka butuhkan tanpa harus khawatir tentang biaya pemeliharaan yang datang dengan memiliki in-house server.

Sementara definisi ERP bertingkat tetap sama, namun penerapannya di era cloud ERP berbeda. Misal sebuah perusahaan dengan kehadiran di berbagai belahan dunia mungkin memiliki sistem ERP Legacy Tier 1 yang digunakan di tingkat kantor pusat untuk konsolidasi perusahaan multinasional.

Perusahaan dapat memilih untuk menerapkan modul cloud ERP yang spesifik yang sesuai dengan kebutuhan anak perusahaannya. Modul cloud ERP Tier 2 ini dapat menangani berbagai fungsi yang sangat penting bagi anak perusahaan perusahaan, seperti CRM atau Penjualan dan Pemasaran, dan fungsi lainnya.

Kedua tingkatan ini – legacy Tier 1 dan cloud Tier 2 – dapat diintegrasikan sehingga aliran informasi dapat diotomatisasi tanpa perlu memasukkan data secara manual. Integrasi ini memastikan tidak ada duplikasi data, dan memungkinkan bisnis untuk beroperasi pada sistem legacy Tier 1 yang kompleks yang telah disesuaikan dan dikonfigurasi untuk memenuhi kebutuhan bisnis mereka.

Implementasi sistem ERP multi-tier seperti ini disebut juga dengan ERP hybrid. Pendekatan ERP hybrid memungkinkan bisnis dengan banyak entitas yang telah menghabiskan banyak waktu dan sumber daya untuk mengonfigurasi sistem legacy mereka untuk mengambil langkah pertama menuju transformasi digital, dengan memindahkan entitas mereka yang tidak terlalu kompleks ke sistem cloud ERP terlebih dahulu sebelum beralih ke penuh sistem cloud ERP.

Kesimpulan

Transformasi digital merupakan hal penting yang mulai dirangkul oleh semua bisnis. Enam puluh empat persen responden dalam studi Gartner tentang organisasi keuangan mengungkapkan niat mereka untuk berinvestasi dalam sistem cloud ERP dalam tiga tahun ke depan.

Munculnya model SaaS memberi perusahaan pilihan kemewahan yang mungkin belum tentu tersedia sepuluh atau bahkan lima tahun yang lalu. Saat ini, bisnis dapat memilih solusi ERP yang sesuai dengan kebutuhan bisnis mereka dan mengintegrasikannya dengan solusi yang ada. Namun, dalam jangka panjang, kita akan melihat semakin banyak bisnis yang menerapkan sistem ERP Tier 1 seiring pertumbuhan bisnis mereka di lingkungan bisnis yang semakin digital.